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El Sistema está conformado por tres subsistemas interrelacionados entre sí:
- Subsistema de evaluación
- Subsistema de información
- Subsistema de fomento
Las instituciones de educación superior son evaluadas en dos momentos principales, uno de carácter obligatorio, el de su creación, y el otro voluntario, con la acreditación institucional o de alta calidad. Para su creación deben demostrar el cumplimiento de los requisitos contemplados en el Decreto 1478 de 1994, para las instituciones privadas, y en la Ley 30 de 1992, artículos 58 a 60, para las públicas.
En cuanto a los programas académicos, deben cumplir, desde el momento en que son creados, con las 15 condiciones de calidad que establece el Decreto 1295 de 2010, requisito indispensable para que se les otorgue el Registro Calificado por un periodo de siete años, cuya renovación está sujeta a un proceso de verificación y seguimiento similar.
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Estas condiciones, que se presentan al Ministerio a través de una solicitud en el sistema SACES y se constatan mediante una visita, recogen lo que se conocía como "estándares mínimos de calidad" y en ellas se establecen criterios y niveles específicos de calidad, de los cuales se pueden desprender juicios de valor sobre la viabilidad y pertinencia de un programa. Se refieren, fundamentalmente, a las condiciones académicas, los recursos físicos y humanos disponibles y la pertinencia social y profesional del programa que se ofrece.
Si un programa no logra obtener el Registro Calificado, debe cerrar admisiones inmediatamente y garantizar la calidad a las cohortes existentes, es decir a quienes lo están cursando en ese momento, a través de un plan de mejoramiento que presente la institución de manera inmediata al Ministerio de Educación (Fomento), el cual estará acompañado por una institución que tenga el mismo programa o uno similar con acreditación de alta calidad.
Entre tanto, y con el desarrollo del plan de mejoramiento integral que subsane las deficiencias encontradas en el proceso de verificación de las condiciones de calidad, podrá solicitarse nuevamente el Registro Calificado.
Con el fin de ir alcanzando cada vez niveles más exigentes de calidad, las instituciones pueden acudir a la acreditación, un testimonio que da el Estado sobre la alta calidad de un programa o una institución con base en un proceso previo de evaluación en el que intervienen la institución, las comunidades académicas y la Comisión Nacional de Acreditación, CNA.
Las universidades reconocen que la acreditación contribuye significativamente al mejoramiento de los programas, ya que tiene previstos planes de mejoramiento y conduce a la autoevaluación permanente; también, es un punto de partida para afianzar la autonomía universitaria.
La acreditación institucional y la acreditación de programas son complementarias. La primera se orienta hacia la institución como un todo, la segunda considera sus partes integrales o componentes fundamentales.
Por ello, la acreditación de programas debe fortalecer la institucional y ésta, a su vez, estimular la de programas. Además de los mecanismos mencionados hasta el momento, el Sistema de Aseguramiento de la Calidad se apoya en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior, Snies y recibirá retroalimentación del Observatorio del Laboral, el cual brinda información acerca del desempeño laboral de los egresados, señala necesidades del mercado y provee las bases para planeación y prospectiva del sector.
Como un todo, el Sistema pretende, además de mejorar la calidad, dejar, al terminar el presente periodo, un sistema que se autorregule, se autoevalúe y ponga en marcha permanentemente procesos de mejoramiento.
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