5. Evaluación de Resultados | Ministerio de Educación Nacional

5. Evaluación de Resultados

Actualizado: 08 de mayo de 2024

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5.1 Seguimiento y Evaluación

SYE200	¿Con cuáles de las siguientes capacidades institucionales contó la entidad para adelantar los procesos de seguimiento y evaluación?:
SYE200A	Oficina, área o grupo de trabajo responsable de liderar estos procesos	X
SYE200B	Talento humano suficiente y capacitado para llevar a cabo estos procesos	X
SYE200C	Responsabilidades asignadas a los líderes, para el ejercicio de evaluación y seguimiento de los procesos, programas o proyectos bajo su liderazgo	X
SYE200D	Flujos de trabajo documentados (procesos, procedimientos, instructivos, entre otros) para orientar el desarrollo de estos procesos	X
SYE200E	Otros. ¿Cuáles?:	X
SYE200F	La entidad no desarrolla procesos de seguimiento y evaluación
Respuesta: A,B,C,D,E. La política de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional se implementó en el Ministerio de Educación Nacional en la vigencia 2023 bajo el marco metodológico del esquema de líneas de defensa que distribuye los roles y las responsabilidades del seguimiento y la evaluación entre los diferentes actores. Partiendo de este esquema, la responsabilidad del seguimiento inició con los líderes de los procesos y gerentes de proyectos y en el marco de la estructura organizacional de las capacidades institucionales, la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas y la Subdirección de Desarrollo Organizacional lideraron el seguimiento desde su rol de segundas líneas de defensa. Esto se formaliza cada vigencia con la Circular que fija los lineamientos para el esquema de seguimiento de la correspondiente vigencia, que para el 2023 fue la Circular 005 de 2023 con los lineamientos y fechas de reportes de indicadores (Sistema Integrado de Gestión SIG y Plan de Acción Institucional PAI), así como de riesgos, planes de mejoramiento asociados al SIG y otros elementos sujetos de seguimiento. Aunque se cuenta con el talento humano suficiente, en especial en la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, persisten debilidades en la capacitación del talento humano (servidores y contratistas) para atender funciones y/o obligaciones relacionadas con planeación, seguimiento y evaluación. Por otro lado, desde el proceso de Gestión de procesos y mejora liderado por la Subdirección de Desarrollo Organizacional, se contó con documentación completa y actualizada para orientar las funciones de seguimiento de los elementos del SIG (indicadores, riesgos y planes de mejoramiento). No obstante, la documentación clave para el seguimiento a los instrumentos de planeación (Guía de seguimiento al PAI y procedimiento del ciclo de proyectos) bajo el liderazgo de la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas se encontraba desactualizada al cierre de 2023 frente a cambios normativos y de plataformas de información oficiales. Se resalta el documento con las orientaciones para un cierre exitoso en el seguimiento integral de los diferentes instrumentos de planeación y la ruta con las fechas claves para culminar con la publicación en link de transparencia. Finalmente, se destacó la estrategia de comunicación y sensibilización diseñada e implementada desde las dos dependencias lideres del seguimiento, que en particular para 2023 se focalizó en nuevos enlaces de reportes y apropiación de las nuevas plataformas oficiales para reportar información como el caso de la plataforma Sinergia 2.0 del Departamento Nacional de Planeación. E. OTROS: Estrategia de comunicaciones y sensibilización
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Circular 005 del 16 de febrero de 2023 - Esquema de seguimiento 2023 2. Orientaciones instrumentos de planeación cierre 2023 inicio 2024 3. Guía de Indicadores de gestión del Sistema Integrado de Gestión (SIG) 4. Guía de Administración del riesgo 5. Procedimiento para la Administración de riesgos 6. Procedimiento de gestión de planes de mejoramiento 7. Guía para la gestión de planes de mejoramiento 8. Estrategia de comunicación y sensibilización en Seguimiento y Evaluación 2023 9. Consolidado sesiones con enlaces de reportes 2023 10. Documento de impacto Seguimiento y Evaluación 2023

SYE201	En el proceso de planeación institucional, la entidad:
SYE201A	Definió responsables de los procesos de seguimiento y evaluación	X
SYE201B	Estableció mecanismos y tiempos para los procesos de seguimiento y evaluación	X
SYE201C	Definió indicadores (u otros mecanismos) para monitorear, medir y evaluar la gestión y desempeño institucional.	X
SYE201D	Emitió los lineamientos para el tratamiento, manejo y seguimiento a los riesgos institucionales	X
SYE201E	Ninguno de los anteriores
Respuesta: A,B,C,D. Los responsables, tiempos de reportes y lineamientos para desarrollar el seguimiento y evaluación de indicadores u otras herramientas del Ministerio de Educación Nacional en la vigencia 2023 se definieron desde el inicio de la vigencia a través de la Circular 005 de 2023. Desde esta Circular se instó a las dependencias de la Entidad, en su calidad de primera línea de defensa, a garantizar que la información reportada en esta vigencia sea oportuna, precisa, completa y verificable; precisando que, son los enlaces de seguimiento, los líderes de los procesos, los jefes de las dependencias y los líderes de los modelos referenciales, los responsables de la entrega de la información, de la generación de las alertas correspondientes y de realizar las acciones de corrección o prevención de riesgos. El Ministerio ha definido desde la política de Planeación Institucional indicadores que permiten conocer el estado de la ejecución de las actividades, el logro de metas y objetivos y sus efectos en la ciudadanía. Así, se cuenta con dos instrumentos que agrupan sus indicadores: El Plan de Acción Institucional (PAI) y el Sistema Integrado de Gestión (SIG). En el Plan de Acción Institucional (PAI), liderado por la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas se consolidan los indicadores, con alcance desde lo estratégico hasta lo operativo, asociados a instrumentos de planeación como el Plan Marco de Implementación, el Plan Nacional de Desarrollo, así mismo los indicadores que responden a compromisos con políticas transversales u otras prioridades del gobierno nacional bajo responsabilidad del Ministerio. En este punto se aclara que, solo hasta mayo de 2023 se contó con la aprobación del Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026, lo que significó desde ese entonces, una fase de elaboración de fichas de indicadores del Sector Educativo, formuladas por el Ministerio con la colaboración del Departamento Nacional de Planeación. Por otro lado, desde Subdirección de Desarrollo Organizacional, como dependencia responsable del Sistema Integrado de Gestión (SIG) se gestionó la actualización de los indicadores que miden el desempeño de los procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación en las dimensiones de eficiencia, eficacia, efectividad, estructura, proceso y resultado. Las fichas técnicas y el registro de avances de estos indicadores pueden ser consultados por cualquier usuario del SIG en el módulo de indicadores. Aunque fue una medida que se viene implementando en 2024, se resalta el lineamiento dado desde el Direccionamiento estratégico para integrar desde 2024 en una sola herramienta todos los indicadores de gestión de la Entidad, de manera que, no se dupliquen los mismos indicadores de gestión del Sistema Integrado de Gestión (SIG) en el Plan de Acción Institucional (PAI), como venía sucediendo en vigencias anteriores. De esta manera, en el Plan de Acción Institucional se concentrarán los indicadores que aporten a la implementación de las estrategias necesarias para cumplir con las apuestas estratégicas del Sector Educación. Finalmente, se destaca que el tratamiento, manejo y seguimiento a los riesgos institucionales se definieron en la Guía de Administración del Riesgo, actualizada a finales de 2023 incorporando un capítulo de riesgos fiscales y de política antisoborno.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Circular 005 del 16 de febrero de 2023 - Esquema de seguimiento 2023 3. Socialización lineamientos formulación PAI 2023 2. Guía de Administración del riesgo

SYE202	Los indicadores utilizados por la entidad para hacer seguimiento y evaluación de las políticas públicas:
SYE202A	Están documentados (ficha técnica o documento equivalente)	X
SYE202B	Cuentan con series históricas	X
SYE202C	Se revisa periódicamente su pertinencia y funcionalidad	X
SYE202D	Permiten medir el logro de objetivos institucionales, el cumplimiento de las metas o los resultados alcanzados por la entidad	X
Respuesta: A,B,C,D. En la vigencia 2023 el Ministerio de Educación Nacional construyó un nuevo marco estratégico alrededor de las apuestas del sector educativo en el Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2022-2026 "Colombia potencia mundial de la vida". Es así como desde la aprobación del Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026, se inició la elaboración de las fichas técnicas de los indicadores del Sector Educación, donde se revisó su pertinencia y funcionalidad para medir los planes, programas, proyectos y otras iniciativas educativas. Al culminar 2023 se contaba con 16 fichas aprobadas documentadas en la nueva plataforma SINERGIA 2.0 del Departamento Nacional de Planeación, en sus fichas se muestran las series históricas de los indicadores que hicieron parte de anteriores planes nacionales de desarrollo. De estos 16 indicadores sectoriales, 5 iniciaron su seguimiento en 2023; en los reportes cualitativos se evaluó su funcionalidad, en especial en los indicadores que se medían por primera vez en el PND y cuando fue necesario se tomaron las acciones necesarias. La Oficina Asesora de Planeación y Finanzas (OAPF), en su calidad cabeza del Sector Educación, como responsable directo ante Sinergia de la información, garantizó que la información en de la formulación y el seguimiento fuera concertada con las dependencias responsables y que respondiera a los atributos de coherencia y oportunidad como lo señala la normatividad en materia de PND, seguimiento y transparencia. En la formulación del Plan de Acción Institucional 2024, se incorporaron en la herramienta todas las fichas técnicas de los indicadores PND bajo responsabilidad del Ministerio, de manera que, permita que la OAPF cumpla su responsabilidad de validación de la información cargada oficialmente en la plataforma SINERGIA 2.0.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. 2023_Balance_Indicadores_PND_Sector_Educación

SYE203	Indique cuáles de los siguientes elementos de una ficha técnica incorporó la entidad en la documentación de sus indicadores:
SYE203A	Objetivo o definición	X
SYE203B	Fórmula	X
SYE203C	Variables	X
SYE203D	Desagregaciones	X
SYE203E	Periodicidad	X
SYE203F	Fuente de datos	X
SYE203G	Unidad de medida	X
SYE203H	Otro. ¿Cuál?:	X
Respuesta: A,B,C,E,F,G,H. Al igual que en años anteriores, las fichas técnicas de indicadores del Plan de Acción Institucional 2023 incluyeron los objetivos asociados, nombre, fórmula, identificación, tipo de indicador, periodicidad, tipo de acumulación, unidad de medida, días de rezago, medio de verificación, línea base y metas del cuatrienio, entre otros elementos como la dimensión MIPG, proceso del Sistema Integrado de Gestión (SIG), la asociación con otros instrumentos de planeación, dependencia responsable y focalización en políticas transversales u otros compromisos. A diferencia de años anteriores, a partir de 2023, en atención a los nuevos requerimientos de la Plataforma SINERGIA 2.0 del Departamento Nacional de Planeación, las fichas técnicas de los indicadores del Plan Nacional de Desarrollo (sectoriales y étnicos) incluyen desagregaciones a nivel territorial (departamento, municipio y urbano-rural) y poblacional (rangos de edad y sexo). Estas desagregaciones soportan los avances cuantitativos que se reportan según la periodicidad y rezago. Del lado del SIG, las fichas técnicas de los indicadores de gestión en 2023 incorporaron código, fecha de creación, usuario responsable, fecha última modificación, objetivo estratégico, tipo de proceso al que pertenece, dependencia responsable, tipo del indicador, nombre del indicador, objetivo del indicador, unidad de medida, fuente de información, si aplica línea base, descripción de fórmula y otros elementos como fechas de inicio y fin, metodología y frecuencia de medición, tipo de cálculo, series históricas y asociación subsistemas del SIG. H. OTROS Fichas técnicas indicadores PAI: dimensión MIPG, proceso del Sistema Integrado de Gestión (SIG), la asociación con otros instrumentos de planeación, dependencia responsable y focalización en políticas transversales u otros compromisos. Fichas técnicas indicadores SIG: fechas de inicio y fin, metodología, tipo de cálculo, series históricas y asociación a subsistemas del SIG.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Plan de Acción Institucional (PAI) 2023 publicado 2. Estructura fichas técnicas de indicadores Ministerio de Educación Nacional 2023

SYE204	La entidad ha diseñado indicadores de:
SYE204A	Seguimiento a la gestión	X
SYE204B	Producto	X
SYE204C	Resultados	X
SYE204D	Otros. ¿Cuáles?:	X
SYE204E	Ninguno de los anteriores
Respuesta: A,B,C,D. El Ministerio ha diseñado indicadores que permiten conocer la ejecución de actividades, el logro de metas, los objetivos o resultados y sus efectos en la ciudadanía. Así, se cuenta con dos instrumentos que agrupan indicadores: Plan de Acción Institucional (PAI) y Sistema Integrado de Gestión (SIG). El primero, bajo responsabilidad de Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, integra los indicadores de gestión, producto y resultado que miden acciones estratégicas y operativas. El PAI 2023 se diseñó en un periodo de transición frente a la adaptación a un nuevo Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 Colombia potencia mundial de la vida, en la etapa de formulación se contó con la primera versión de las Bases del Plan a partir de las cuales se priorizaron unas líneas estratégicas para orientar la formulación. Para la vigencia 2023 se destaca hacia el último trimestre la formulación de las fichas técnicas de indicadores del Sector Educativo en el nuevo Plan Nacional de Desarrollo, estos indicadores fueron de producto y de resultado, algunos ya medidos en anteriores planes y otros propios al nuevo Plan y a las apuestas estratégicas del actual gobierno en materia educativa. Por su parte, los indicadores del Sistema Integrado de Gestión (SIG), bajo responsabilidad de la Subdirección de Desarrollo Organizacional continuaron midiendo el desempeño de los procesos estratégicos, de apoyo y evaluación en las dimensiones de eficiencia, eficacia, efectividad, estructura, proceso y resultado. Su seguimiento se realizó de acuerdo con la Guía de indicadores SIG. D. OTROS: eficiencia, eficacia, efectividad
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Plan de Acción Institucional (PAI) 2023 publicado 2. Tipos de indicadores MEN 2023

SYE205	Frente a los indicadores de seguimiento a la gestión, la entidad:
SYE205A	Midió los insumos, entendidos como los recursos necesarios, bienes y/o servicios para la ejecución de las actividades del proceso (indicadores de eficiencia)	X
SYE205B	Midió el avance del proceso, programa o proyecto, en relación con el objetivo o meta definidas (indicadores de eficacia)	X
SYE205C	A partir del seguimiento a los anteriores tipos de indicadores pudo evidenciar las fallas, retrasos o posibles incumplimientos que le permitieron la toma de decisiones	X
SYE205D	Ninguna de las anteriores
Respuesta: A,B,C. En la vigencia 2023 el Ministerio de Educación Nacional continuó con el seguimiento permanente a todos sus indicadores, entre ellos los indicadores de gestión. Por una parte, los indicadores del Sistema Integrado de Gestión (SIG) y por otra, los indicadores de gestión que integraron el Plan de Acción Institucional. Los indicadores del Sistema Integrado de Gestión (SIG) como se aclaró en la pregunta anterior, responden a indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad. De manera que, se midieron la relación entre los recursos necesarios, bienes y/o servicios y la ejecución de las actividades de los procesos en los que se divide en SIG y se midieron los avances frente al proceso, programa o proyecto objeto de medición. El seguimiento a los indicadores de gestión de estos dos instrumentos se desarrolló de acuerdo con las orientaciones de las guías de seguimiento al Plan de Acción Institucional y de indicadores de gestión del Sistema Integrado de Gestión, y en atención a los lineamientos de la Circular N° 005 de 2023; con relación a periodicidad, plazos, responsables de reporte y consolidación y sistemas de información o herramientas de reporte. Los resultados de estas dos mediciones de indicadores de gestión se consolidaron en reportes de seguimiento al PAI y en informes de seguimiento a indicadores SIG, cuyos resultados a nivel de dependencias fueron incluidos en los informes de desempeño institucional. En ambos se evidenciaron retrasos o posibles incumplimientos a través de semáforo con las escalas correspondientes. En los informes de seguimiento a indicadores SIG también se evidenciaron recomendaciones y alertas. Como ya se mencionó en otras de las respuestas de este formulario, desde 2024, se integró en una sola herramienta todos los indicadores de gestión de la Entidad, de manera que, no se dupliquen los mismos indicadores de gestión del Sistema Integrado de Gestión (SIG) en el Plan de Acción Institucional (PAI), como venía sucediendo en vigencias anteriores. De esta manera, en el Plan de Acción Institucional se concentrarán los indicadores de resultado y producto que aporten a la implementación de las estrategias necesarias para cumplir con las apuestas estratégicas del Sector Educativo.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Consolidado reportes de seguimiento indicadores Plan de Acción Institucional (PAI) 2023 2. Consolidado informes de seguimiento indicadores Sistema Integrado de Gestión (SIG) 2023 3. Guía de seguimiento al Plan de Acción Institucional (PAI) 4. Guía de Indicadores de gestión del Sistema Integrado de Gestión (SIG)

SYE206	Frente a los indicadores de producto, la entidad:
SYE206A	Midió los bienes y servicios que fueron generados y entregados, evaluando el cumplimiento frente a los estándares de calidad definidos	X
SYE206B	Midió la cobertura de los bienes, servicios o actividades en comparación con la demanda de estos	X
SYE206C	Midió la focalización, verificando si los usuarios reales a los que se está cubriendo coinciden con la población objetivo	X
SYE206D	Ninguna de las anteriores
Respuesta: A,B,C. En 2023 el Ministerio de Educación Nacional continuó con el seguimiento permanente a sus indicadores de tipo producto que midieron productos y servicios generados y entregados a sus grupos de valor. En el Plan de Acción Institucional (PAI) se incluyeron los indicadores bajo responsabilidad de dependencias que midieron la cobertura y calidad en materia de educación y se contó con indicadores que midieron los compromisos de la Entidad con documentos CONPES y focalizaciones como Construcción de paz, Equidad de la Mujer, Grupos Étnicos, entre otras. Los indicadores de este tipo asociados al Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026, cuyas fichas fueron formuladas en el último trimestre, fueron reportados por los gerentes de meta en la nueva plataforma Sinergia 2.0 tras etapa de sensibilización y validación de la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas. En estos, como ya se mencionó en otra respuesta de este formulario, a partir de 2023 se contó con desagregaciones poblacionales que permitieron medir la focalización de los beneficiarios por edades y sexo. Por su parte, se elabora un informe trimestral donde se consolidan y analizan los resultados del reporte de seguimiento a productos y servicios no conformes, identificando debilidades en la prestación de los servicios y productos ofrecidos por el Ministerio, esto con el propósito de promover la mejora continua y generar un efecto en el bienestar de los grupos de valor.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Consolidado reportes de seguimiento indicadores Plan de Acción Institucional (PAI) 2023 2. Consolidado informes de seguimiento indicadores Sistema Integrado de Gestión (SIG) 2023 3. Consolidado informes de Producto y Servicio no conforme 2023 4. Guía de seguimiento al Plan de Acción Institucional (PAI) 5. Guía de Indicadores de gestión del Sistema Integrado de Gestión (SIG) 6. Guía para la Gestión del Producto o Servicio No Conforme 7. Procedimiento de identificación y tratamiento del producto o servicio no conforme

SYE207	Frente a los indicadores de resultado, la entidad:
SYE207A	Midió los cambios de percepción, conocimiento, condiciones de bienestar y otros para determinar los efectos para los grupos de valor frente a la gestión de la entidad (indicadores de efectividad)	X
SYE207B	Midió la satisfacción de los grupos de valor con los productos, servicios, programas, proyectos u otras intervenciones	X
SYE207C	Midió el logro de programas, proyectos y otras intervenciones y su contribución para resolver las necesidades de los grupos valor atendidos o intervenidos	X
SYE207D	Ninguna de las anteriores
Respuesta: A,B,C. Durante la vigencia 2023 el Ministerio de Educación Nacional continuó midiendo de manera permanente el logro de programas, proyectos y otras intervenciones para el desarrollo del Sector educativo a través de los indicadores de resultado del Plan de Acción Institucional y de los indicadores de resultado asociados al nuevo Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 formulados en el último trimestre en la nueva plataforma Sinergia 2.0 tras etapa de construcción conjunta entre la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, las dependencias responsables y el Departamento Nacional de Planeación (DNP). El seguimiento a estos indicadores se adelantó siguiendo los lineamientos de la Guía de Seguimiento al Plan de Acción Institucional vigente al cierre 2023 y las orientaciones para reportes cualitativos y cuantitativos en la nueva plataforma Sinergia 2.0 brindadas por la Dirección de Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas (DSEPP) del DNP. Estas orientaciones fueron reforzadas al interior del Ministerio por la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas como se observó en el soporte de sensibilización adjunto a una de las preguntas de este formulario. Los logros en políticas, programas, proyectos y otras intervenciones en educación se reportaron de manera mensual en la plataforma Sinergia 2.0 bajo los lineamientos de esta nueva Plataforma e hicieron parte del Informe al Congreso presentado en julio 2023 con información del 7 de agosto de 2022 al 30 de junio de 2023. Así mismo, se resaltaron en el Balance de Resultados del Departamento Nacional de Planeación (DNP) sobre la vigencia 2023, documento presentado en abril 2024. Por otro lado, se midió la satisfacción de los grupos de valor en la vigencia 2023 a través de la evaluación de satisfacción, que evaluó la percepción de los grupos de valor frente a trámites, servicios y en general la misión de la Entidad en las variables de apertura, visibilidad, transparencia, confianza e interlocución.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Informe al Congreso Sector Educación 2022-2023 2. Informe de evaluación de satisfacción 2023 3. Consolidado reportes de seguimiento indicadores Plan de Acción Institucional (PAI) 2023 4. Guía de seguimiento al Plan de Acción Institucional (PAI)

SYE208	Los indicadores definidos son estimados o calculados, de acuerdo con la periodicidad y demás condiciones establecidas:
SYE208A	Sí, y cuenta con las evidencias:
SYE208B	Parcialmente, y cuenta con las evidencias:	X
SYE208C	No
Respuesta: B. El Ministerio de Educación Nacional definió sus indicadores para la vigencia 2023 desde la política de Planeación Institucional, de manera que durante el seguimiento permitan conocer el estado de la ejecución de las actividades, el logro de metas y objetivos y sus efectos en la ciudadanía. Así, se cuenta con dos instrumentos que agrupan indicadores: El Plan de Acción Institucional (PAI) y el Sistema Integrado de Gestión (SIG). En estos dos instrumentos los reportes se debieron realizarse de acuerdo con la periodicidad y demás condiciones establecidas en las fichas técnicas y según los lineamientos y las fechas establecidas en las Guías de seguimiento y reafirmadas en la Circular de reportes N°005 de 2023. No obstante, algunos indicadores del Plan de Acción Institucional (PAI) no fueron reportados por las dependencias responsables ni cualitativa ni cuantitativamente en las fechas establecidas, ni se generaron las alertas correspondientes en los reportes de seguimiento elaborados por la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas. Por el lado del seguimiento a los indicadores del Sector Educación en el Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026, se debe continuar con el acompañamiento y el fortalecimiento de los controles preventivos y detectivos implementados por la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas desde finales de 2023, para que los gerentes de meta reporten en SINERGIA 2.0 la información cuantitativa y cualitativa en los tiempos establecidos, asegurando que los controles sean apropiados y funcionen correctamente, garantizando de esta manera, que la información reportada sea coherente, se encuentre al día y permita tomar decisiones para modificar planes, programas, proyectos u otro tipo de iniciativas.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Circular 005 del 16 de febrero de 2023 - Esquema de seguimiento 2023 2. Socialización lineamientos seguimiento PAI 2023 3. Consolidado reportes de seguimiento indicadores Plan de Acción Institucional (PAI) 2023 4. Consolidado informes de seguimiento indicadores Sistema Integrado de Gestión (SIG) 2023 5. Guía de seguimiento al Plan de Acción Institucional (PAI) 6. Guía de Indicadores de gestión del Sistema Integrado de Gestión (SIG)

SYE209	A partir de los resultados de los indicadores, cuál fue el cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad para la vigencia evaluada:
SYE209A	No se dispone de esta información
SYE209B	Inferior al 60%
SYE209C	Entre 60% - 69%
SYE209D	Entre 70% - 79%
SYE209E	Entre 80% - 89%
SYE209F	Entre en 90%-100%	X
Respuesta: F. Resultado Desempeño Institucional cierre vigencia 2023: 91 % tomado de Informe consolidado del Desempeño institucional 2023.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Medición del desempeño institucional 2023

SYE211	De acuerdo con los resultados del seguimiento a la gestión del riesgo para la vigencia evaluada indique:
SYE211A	Número de riegos identificados en la entidad:	X
SYE211B	Número de riesgos materializados en la entidad:	X
SYE211C	Número de riesgos materializados que no estaban identificados:	X
Respuesta: 115
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Consolidado informes de monitoreo de riesgos 2023 2. Consolidado informes de seguimiento de riesgos 2023

SYE212	Establezca en cuáles de las siguientes categorías se ha presentado la materialización de los riesgos, indicando la cantidad en cada caso:
SYE212A	Legal:	0
SYE212B	Contable y Financiero:	0
SYE212C	Tecnológico:	0
SYE212D	Recurso Humano:	0
SYE212E	Operativo o de Infraestructura:	0
SYE212F	Información interna y externa:	0
SYE212G	Posibles situaciones de corrupción:	0
SYE212H	Otros:	0
Respuesta: 0
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Consolidado informes de monitoreo de riesgos 2023 2. Consolidado informes de seguimiento de riesgos 2023

SYE213	De los riesgos materializados indique cuántos tuvieron alcance:
SYE213A	Administrativo:	0
SYE213B	Disciplinario:	0
SYE213C	Penal:	0
SYE213D	Fiscal:	0
Respuesta: 0
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Consolidado informes de monitoreo de riesgos 2023 2. Consolidado informes de seguimiento de riesgos 2023

SYE214	¿La entidad tiene claramente identificados los datos generados como producto de la aplicación de los indicadores, o en general de los procesos de seguimiento y evaluación institucional?
SYE214A	Sí, y cuenta con las evidencias:	X
SYE214B	Parcialmente, y cuenta con las evidencias:
SYE214C	No
Respuesta: A. Durante la vigencia 2023, el Ministerio de Educación Nacional identificó claramente los datos cuantitativos y cualitativos generados como producto de la aplicación de indicadores del Plan de Acción Institucional (PAI) y del Sistema Integrado de Gestión (SIG). Así, la información cualitativa se reportó mensualmente y la información cuantitativa según la periodicidad definida en las fichas técnicas. Desde la segunda línea de defensa representada por la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas y la Subdirección de Desarrollo Organizacional se instó a las dependencias que integran la primera línea de defensa a cumplir con los lineamientos de la Circular de Reportes 005 de 2023 en plazos y herramientas para ambos instrumentos. Como ya se ha mencionado en varias de las respuestas a este formulario, a partir del último trimestre de 2023 se iniciaron los reportes de indicadores del Sector Educativo en el nuevo Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 en la nueva plataforma Sinergia 2.0 bajo los lineamientos del Departamento Nacional de Planeación (DNP). Los datos generados en el seguimiento a estos indicadores se tienen claramente identificados dado que son sometidos a la validación preliminar de la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas y final del DNP y pueden ser consultados por la ciudadanía en cualquier momento y de manera sencilla. Los datos reportados fueron consolidados en los documentos de seguimiento correspondientes siguiendo las orientaciones de las guías; los reportes PAI y los informes de indicadores SIG elaborados y publicados trimestralmente. A su vez, los consolidados de estos dos instrumentos por dependencias hicieron parte de los Informes de Desempeño Institucional que se adoptan como insumo para la toma de decisiones.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Medición del desempeño institucional 2023 2. Consolidado reportes de seguimiento indicadores Plan de Acción Institucional (PAI) 2023 3. Consolidado informes de seguimiento indicadores SIG 2023

SYE215	Los datos generados como producto de la aplicación de los indicadores, o en general por los procesos de seguimiento y evaluación, en la vigencia evaluada:
SYE215A	Fueron organizados y sistematizados en bases de datos	X
SYE215B	Fueron de fácil y oportuno acceso	X
SYE215C	Tuvieron garantía razonable de su pertinencia, precisión, integridad y validez (calidad de los datos)	X
SYE215D	Fueron administrados por un responsable	X
SYE215E	Se utilizaron como insumo para el análisis y toma de decisiones	X
SYE215G	Ninguno de los anteriores
Respuesta: A,B,C,D,E. Los datos generados en el seguimiento y evaluación en el Ministerio de Educación Nacional durante el 2023 se integraron en dos grandes instrumentos: Plan de Acción Institucional (PAI) que organizó datos a través de un formato de excel y consolidó resultados en un Power BI y el Sistema Integrado de Gestión (SIG) que sistematizó datos a través de una plataforma dispuesta en la intranet. Los datos del Plan de Acción Institucional (PAI) fueron administrados por la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas y estuvieron disponibles para el acceso oportuno y sencillo de los responsables del seguimiento y del control en un equipo de la plataforma TEAMS, distribuidos por canales privados por cada una de las dependencias. Los reportes del seguimiento se socializaron con directivos y responsables de reportes a través de correo electrónico. Por su parte, los datos provenientes del seguimiento a los indicadores del Sistema Integrado de Gestión (SIG) se encuentran disponibles para consulta permanente de cualquier usuario que tenga acceso a la intranet del Ministerio. Las dependencias líderes del seguimiento de estos dos instrumentos fueron responsables de administrar las herramientas para la recopilación y análisis de la información; estas dependencias, en su calidad de segunda línea de defensa en el seguimiento, validaron la calidad de los datos reportados bajo los criterios de oportunidad, completitud, coherencia y uso de lenguaje claro. Los resultados de estos dos instrumentos hacen parte de los informes de desempeño institucional que se elaboran y socializan trimestralmente y se utilizan como base para la toma de decisiones en las instancias correspondientes.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Medición del desempeño institucional 2023 2. Consolidado reportes de seguimiento indicadores Plan de Acción Institucional (PAI) 2023 3. Consolidado informes de seguimiento indicadores SIG 2023 4. Actas Comité Gestión y Desempeño 2023 5. Seguimiento a Proyectos de Inversión 2023 6. Instructivo para la elaboración del informe de Desempeño Institucional del Ministerio de Educación Nacional 7. Guía de seguimiento al Plan de Acción Institucional (PAI) 8. Guía de Indicadores de gestión del Sistema Integrado de Gestión (SIG)

SYE216	Respecto al análisis de los datos generados por los procesos de seguimiento y evaluación, en la vigencia evaluada:
SYE216A	La entidad contó con personal capacitado para comprender y aprovechar todo el valor que aportan los datos	X
SYE216B	La entidad dispuso de algún tipo de herramienta para el procesamiento de dichos datos	X
SYE216C	Fueron utilizados y aprovechados para definir mejoras y planes de acción para la gestión institucional	X
SYE216D	Otros. ¿Cuáles?:	X
Respuesta: A,B,C,D. Los datos generados en el seguimiento 2023 de los instrumentos que integran los indicadores del Ministerio de Educación Nacional se organizaron en dos grandes herramientas. Por un lado, el Plan de Acción Institucional (PAI) que se estructuró en un equipo de la plataforma TEAMS, distribuido por canales privados por cada una de las dependencias, a su vez los datos se procesaron a través de la herramienta Power BI. De otro lado, en uno de los módulos de la plataforma del Sistema Integrado de Gestión (SIG) se sistematizaron los datos derivados de la formulación y seguimiento de indicadores de este Sistema. Esta plataforma se encuentra disponible en la intranet del Ministerio. Como ya se respondió en otra de las preguntas de este formulario, aunque se cuenta con el talento humano suficiente en las dependencias líderes de la consolidación y análisis de los datos generados en el seguimiento - Oficina Asesora de Planeación y Finanzas y Subdirección de Desarrollo Organizacional - en especial en la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, persisten debilidades en la capacitación de ese personal (servidores y contratistas) para atender funciones y/o obligaciones relacionadas con el aprovechamiento del valor de los datos, así como con otros temas relacionados con el seguimiento y evaluación. Por otra parte, se destaca que los datos han sido utilizados y aprovechados para definir mejoras y planes de acción desde las distintas líneas de defensa del esquema de seguimiento, las dependencias como responsables directas, las dependencias líderes, la Oficina de Control Interno y la Alta Dirección. Así, a través de los reportes, los informes internos de seguimiento, los informes obligatorios como el informe de Gestión y al Congreso y los resultados de rendición de cuentas se documentaron no solo los avances y limitaciones sino las oportunidades y acciones de mejora adelantadas. Adicional, también se continuó con una estrategia de comunicación y sensibilización para fortalecer la cultura de los reportes, en 2023 especialmente enfocada a nuevos directivos y enlaces de reportes y a los desafíos frente a nuevas plataformas oficiales dispuestas por el Departamento Nacional de Planeación. D. OTROS: Estrategia de comunicaciones y sensibilización
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Medición del desempeño institucional 2023 2. Consolidado informes de seguimiento indicadores Plan de Acción Institucional (PAI) 2023 3. Consolidado informes de seguimiento indicadores Sistema Integrado de Gestión (SIG) 2023 4. Actas Comité Gestión y Desempeño 2023 5. Seguimiento a Proyectos de Inversión 2023 6. Estrategia de comunicación y sensibilización en Seguimiento y Evaluación 2023 7. Consolidado sesiones con enlaces de reportes 2023 8. Instructivo para la elaboración del informe de Desempeño Institucional del Ministerio de Educación Nacional 9. Guía de seguimiento al Plan de Acción Institucional (PAI) 10. Guía de Indicadores de gestión del Sistema Integrado de Gestión (SIG)

SYE217	La información de los resultados del seguimiento y evaluación, durante la vigencia evaluada le permitió a la entidad:
SYE217A	Identificar acciones de mejora en el diseño y ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos	X
SYE217B	Identificar acciones de mejora para la asignación, reasignación o priorización de los recursos en los procesos de planeación institucional
SYE217C	Incorporar mejoras en los mecanismos de seguimiento y evaluación (indicadores) y en los controles para mitigar los riesgos institucionales	X
SYE217D	Otros. ¿Cuáles?:	X
SYE217E	Esta información no le ha servido a la entidad para ninguna mejora
Respuesta: A,C,D. La información del seguimiento y evaluación le permitieron al Ministerio de Educación Nacional durante 2023 analizar e interpretar los resultados y así identificar no solo avances sino también desviaciones en metas, posibles limitaciones u obstáculos, generar alertas y tomar decisiones para asegurar el logro de las metas tanto de gestión como de los objetivos de los planes, programas, proyectos y otras iniciativas educativas. En este punto se destaca el nuevo esquema de seguimiento para indicadores del Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 que para 2023 incorporó adicional a los principales avances un espacio exclusivo para identificar limitaciones y/o restricciones, de manera que, fuera evidente no solo para la Entidad sino para la ciudadanía las posibles acciones de mejora para que estas limitaciones y/o restricciones no afecten las metas. Así mismo, se resalta como uno de los lineamientos en la ruta de planeación 2024 los resultados del seguimiento 2023 a los instrumentos de planeación: Plan de Acción Institucional (PAI) 2023 y proyectos de inversión y de los elementos del Sistema Integrado de Gestión (SIG). No obstante, en cuanto a la asignación y/o priorización de recursos no existe evidencia para respaldar que tuvieron en cuenta la información de los resultados del seguimiento y la evaluación. Por otra parte, se ha propiciado para que los resultados del seguimiento sean incorporados en los mecanismos de seguimiento a indicadores y en la aplicación de controles para mitigar los riesgos, esto se puede evidenciar cuando la primera línea de defensa representada por las dependencias responsables de indicadores y riesgos realizan de manera oportuna, completa y consistente la autoevaluación a través de los reportes que registran en los diferentes instrumentos: PAI y módulos de indicadores y riesgos en el SIG. Así mismo, ha sido relevante el rol oportuno y preventivo de las alertas y recomendaciones de la segunda y tercera línea de defensa a través de reportes e informes de seguimiento, informes de desempeño institucional y finalmente los informes de gestión anuales. Por último, otro elemento diferenciador ya resaltado en otros puntos de este formulario, fueron los espacios de sensibilización realizados durante el 2023, en los cuales se identificaron acciones de mejora que desde la autoevaluación pueden ser incorporadas en los procesos de diseño e implementación de las políticas, planes, programas y proyectos propios del Sector Educativo. En estos espacios también se incluyeron reconocimientos a las dependencias responsables de los reportes sobre la apropiación de las orientaciones, el cumplimiento de los plazos y la adaptación a nuevos esquemas de seguimiento, como los presentados en 2023 para el seguimiento de instrumentos de planeación en las plataformas del Departamento Nacional de Planeación. D. OTROS: Estrategia de comunicaciones y sensibilización
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Medición del desempeño institucional 2023 2. Actas Comité Gestión y Desempeño 2023 3. Acta de Revisión por la Dirección 2023 4. Informe al Congreso 2022-2023 5. Informe Plan Nacional de Educación en Derechos Humanos 2021-2023 6. Seguimiento a Proyectos de Inversión 2023 7. Sensibilización_Evaluación_PPP_Educación_2023 8. Estrategia de comunicación y sensibilización en Seguimiento y Evaluación 2023 9. Documento de impacto Seguimiento y Evaluación 2023

SYE218	La entidad utilizó la información generada en los ejercicios de rendición de cuentas y evaluación de la percepción ciudadana para:
SYE218A	Identificar acciones de mejora en la gestión institucional	X
SYE218B	Identificar las causas de satisfacción o insatisfacción de la ciudadanía	X
SYE218C	Mejorar la prestación del servicio	X
SYE218D	Otros. ¿Cuáles?:
SYE218E	La entidad no identifica acciones de mejora a partir de los ejercicios de evaluación en los que participa la ciudadanía
Respuesta: A,B,C. El Ministerio de Educación Nacional en el marco de la implementación de la estrategia de Rendición de Cuentas, de manera previa a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas publicó en la página web de la Entidad información acerca de avances, logros y resultados alcanzados y llevó a cabo una encuesta que permitió validar, en coordinación con la ciudadanía y demás grupos de valor los temas de mayor interés, sobre los cuales se brindó o amplió información durante la Audiencia. En el marco de las acciones de mejora, se actualizaron los contenidos del Menú Participa y el componente de Rendición de Cuentas de la página web del Ministerio, incluyendo el informe de la Audiencia, las preguntas y respuestas generadas antes, durante y después del evento. De igual manera, el Ministerio realizó en el marco de su Encuesta de Percepción anual, la evaluación de la experiencia de sus grupos de valor. Este instrumento permitió identificar las causas de satisfacción o insatisfacción de los grupos de valor por cada una de las variables evaluadas.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Estrategia de Rendición de Cuentas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2023 2. Plan Participación Ciudadana 2023 3. Informe Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2023 4. Informe de evaluación de satisfacción 2023

SYE219	¿La entidad implementó e hizo seguimiento a las acciones de mejora identificadas?
SYE219A	Sí, y cuenta con las evidencias:	X
SYE219B	Parcialmente, y cuenta con las evidencias:
SYE219C	No
Respuesta: A. El Ministerio de Educación Nacional llevó a cabo el monitoreo y el seguimiento a las acciones establecidas en los planes de mejoramiento de la entidad, conforme con la Circular No. 005 de 2023, donde se definen los reportes y fechas de seguimiento para el año 2023 y de acuerdo con las orientaciones del procedimiento y guía de gestión de los planes de mejoramiento. La Subdirección de Desarrollo Organizacional realizó el monitoreo permanente de los reportes de avance o finalización de acciones en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) generando alertas para el adecuado y oportuno cumplimiento. Este monitoreo consiste en desarrollar una serie de informes en los cuales se consolida el monitoreo y las alertas, el avance y cumplimiento de los planes de mejoramiento originados a partir de diferentes fuentes o situaciones de mejora. En este mismo sentido, la Oficina de Control Interno verificó los planes de mejoramiento vigentes en el 2023 e hizo seguimientos trimestrales de los avances y el cumplimiento de las acciones de mejora conforme con su periodicidad, dejando la evidencia en el módulo correspondiente del SIG y en los informes publicados. Adicionalmente, la OCI envió una comunicación interna trimestral en la cual informa a cada una de las dependencias los resultados de la verificación del estado de los planes de mejoramiento.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Informe Monitoreo Planes de Mejora 2023 2. Consolidado Seguimiento Acciones de Mejora 2023 3. Comunicados Seguimiento a Planes de Mejoramiento 2023

SYE220	Con los resultados de los indicadores la entidad logró:
SYE220A	Identificar áreas o procesos que requieran mejoras o ajustes para lograr sus resultados	X
SYE220B	Analizar desviaciones detectadas para tomar medidas correctivas oportunamente	X
SYE220C	Obtener información relevante (datos) para apoyar la toma de decisiones	X
SYE220D	Reportar los resultados de la gestión a sus equipos directivos y a sus trabajadores	X
SYE220E	Comunicar los resultados de la gestión a sus grupos de valor, partes interesadas, entes gubernamentales u organismos de control	X
SYE220F	Evaluar los resultados y las acciones implementadas, para contribuir al aprendizaje organizacional y a la mejora continua	X
SYE220G	Ninguna de las anteriores
Respuesta: A,B,C,D,E,F. Durante la vigencia 2023 con los resultados de los indicadores utilizados para el seguimiento de iniciativas educativas y las acciones propias de la gestión, el Ministerio de Educación Nacional siguió fortaleciendo la cultura de la medición bajo un enfoque de monitoreo de riesgos y mejora continua para garantizar y promover el derecho a un sistema educativo sostenible que asegure la calidad, pertinencia y permanencia en todos los niveles. A través de los resultados consolidados del Desempeño Institucional 2023 se identificaron dependencias que requieren mejoras o ajustes en algunas de las variables que comprenden esos informes. Es preciso que de manera preventiva se pueda también identificar dependencias que requieran ajustes en indicadores del Plan de Acción Institucional, de manera que se puedan tomar acciones correctivas a tiempo. Como se ha evidenciado en otras respuestas de este formulario, se han reportado de manera periódica en los dos grandes instrumentos de medición Plan de Acción Institucional y Sistema Integrado de Gestión (módulos de indicadores y riesgos) los avances y limitaciones en la gestión y se han socializado a directivos y enlaces de reportes los correspondientes informes y reportes para que estos los repliquen con sus equipos de trabajo y tomen las medidas sugeridas por la segunda línea de defensa. Igualmente, se ha comunicado de los resultados de la gestión a los grupos de valor, partes interesadas, entes gubernamentales u organismos de control a través de la información reportada directamente en la página web del Ministerio con avances trimestrales del Plan de Acción Institucional y el Informe al Congreso, así como la reportada en las plataformas oficiales de entidades como el Departamento Nacional de Planeación (Sinergia 2.0, SIIPO 2.0 , PIIP y SisCONPES) y otras entidades como la Consejería de Derechos Humanos a quien se presentó el informe sobre los avances en el Plan Nacional de Educación en Derechos Humanos entre 2021-2023. De igual manera, se ha informado a la ciudadanía en general acerca de los resultado a través de los espacios de Rendición de Cuentas. Finalmente, a través de la estrategia de comunicación y sensibilización permanente liderada por las dependencias de la segunda línea de defensa se ha contribuido al aprendizaje organizacional y a la mejora continua sobre la cultura de la medición y la importancia del seguimiento y la evaluación, no solo sobre el Modelo Integrado de Gestión (MIPG) sino el última instancia sobre la misionalidad de la Entidad. Pese a los progresos descritos anteriormente, se requiere que los resultados le permitan a la Alta Dirección y al Comité de Gestión y Desempeño Institucional analizar e interpretar los resultados y así identificar desviaciones en las metas, posibles obstáculos, generar alertas, tomar decisiones - informadas y a tiempo - e implementar acciones para asegurar el logro de los resultados, tanto de gestión como de los objetivos de los planes, programas y proyectos y las prioridades de gobierno.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Medición del desempeño institucional 2023 2. Actas Comité Gestión y Desempeño 2023 3. Acta de Revisión por la Dirección 2023 4. Informe al Congreso 2022-2023 5. Informe Plan Nacional de Educación en Derechos Humanos 2021-2023 6. Seguimiento a Proyectos de Inversión 2023 7. Informe de evaluación de satisfacción 2023 8. Estrategia de comunicación y sensibilización en Seguimiento y Evaluación 2023 9. Consolidado sesiones con enlaces de reportes 2023 10. Documento de impacto Seguimiento y Evaluación 2023

fin acordeón