5. Información y Comunicación
Actualizado: 25 de julio de 2023
inicio acordeón
5.1. Gestión Documental
GDO200 |
Frente al proceso de planeación de la función archivística, la entidad: |
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GDO200A | Actualizó el Plan Institucional de Archivos - PINAR | X |
GDO200B | Incluyó actividades de gestión documental en la planeación estratégicaC | X |
GDO200C | Publicó en el sitio web el Plan Institucional de Archivos - PINAR | X |
GDO200E | No tiene actividades planeadas | |
Respuesta:A,B,C El Ministerio dentro del proceso de planeación realizó la actualización del Plan Institucional de Archivos actualizado en 2022 el fue aprobado por Comite de Gestión y Desempeño el dia 28 de enero el cual fue publciado en el LInk de transparencia dando cumplimiento a la normatividad, también inlcluyó actividades realcionadas con la gestión documental en el plan de Acción Institucional. |
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Evidencia:Se adjunta como Evidencia 1. Acta comité asincronico 2. Plan Institucional de Archivo 3. Plan de Acción Institucional |
GDO201 |
¿La entidad realizó durante la vigencia evaluada un Diagnóstico Integral de Archivo, el cual incluye, los aspectos archivísticos, de administración, conservación, infraestructura y tecnología? |
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GDO201A | Si, y cuenta con las evidencias: | X |
GDO201B | Parcialmente, y cuenta con las evidencias: | |
GDO201C | No | |
Respuesta:A. El Ministerio en la vigencia anterior implementó proyectos, resultantes del diagnóstico realizado en 2020, a través de los proyectos del PINAR 2022, el cual fue aprobado en el Comité de GestiónInstitucional de Gestión y Desempeño. Con base en los resultados en la vigencia evaluada se proyectó el PINAR del 2023, con el fin de cerrar las brechas y aumentar la madurez de la implementación de la política de Gestión Documental. |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia 1. Acta comité asincronico 2. Plan Institucional de Archivo |
GDO202 |
¿La entidad realizó seguimiento y control al Diagnóstico Integral de Archivo de acuerdo con las herramientas de medición y evaluación previstas? |
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GDO202A | Si, y cuenta con las evidencias: | X |
GDO202B | Parcialmente, y cuenta con las evidencias: | |
GDO202C | No | |
Respuesta:A El Ministerio en la vigencia anterior implementó proyectos, resultantes del diagnostico realizado en 2020, a traves de los proyectos del PINAR 2022. El 17 de noviembre de 2022, se realizó sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con el fin hacer seguimiento a los planes institucionales 2022, con corte a tercer trimestre, que permiten la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, dentre de lo cual se encontró la Política de Gestión Documental a cargo de la Unidad de Atención al Ciudadano. |
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Evidencia:Se Adjunta como evidencia 1. Plan Institucional de Archivo |
GDO203 |
Frente al Programa de Gestión Documental - PGD, ¿qué acciones ha realizado la entidad? |
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GDO203A | Lo aprobó y cuenta con las evidencias: | X |
GDO203B | Incorporó los lineamientos de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final | X |
GDO203C | Incluyó los programas específicos de acuerdo con los resultados del Diagnóstico Integral de Archivos | X |
GDO203D | Realizó monitoreo y evaluación al cumplimiento de sus acciones y cuenta con las evidencias: | X |
GDO203E | No tiene Programa de Gestión Documental | |
Respuesta:A,B,C,D El Ministerio de Educación Nacional (MEN) cuenta con el Programa de Gestión Documental - PGD, incorporando procesos archivístico en caminados hacia la planificación, identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, también incluyó todos los programas específicos realizando monitoreo a las acciones y actividades planteadas Este instrumento fue aprobado mediante Resolución 9216 de 2019 y se encuentra vigente hasta el 2024. El 17 de noviembre de 2022, se realizó sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con el fin hacer seguimiento a los planes institucionales 2022, con corte a tercer trimestre, que permiten la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, dentro de lo cual se encontró la Política de Gestión Documental a cargo de la Unidad de Atención al Ciudadano. Como evidencia se adjuntan las Actas de aprobación del comité institucional de Gestión y desempeño, Programa de Gestión Documental y Resolución 9216 de 20199 |
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Evidencia:Se adjunta como evidencia: 1. Programa de Gestión Documental 2. Resolución 9216 de 2019 3. Acta comité Institucional 17-11-2022 |
GDO204 |
Respecto de la Política de Gestión Documental la entidad: |
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GDO204A | La formuló y fue aprobada por el Comité Interno de Archivo o Comité Institucional de Gestión y Desempeño | X |
GDO204B | Se evidenció el compromiso desde la alta dirección con la política | X |
GDO204C | Realizó seguimiento y control de acuerdo con las herramientas de medición y evaluación previstas por la alta dirección | X |
GDO204D | No cuenta con Política de Gestión Documental | |
Respuesta:A,B,C El Ministerio de Educación, cuenta con Política de Gestión Documental, la cual fue aprobada Resolución No 10491 de 03 de octubre de 2019., evidenciando el compromiso de la alta dirección, para realizar el seguimiento y control cuenta con la guía de implementación de política. Asimismo, el 17 de noviembre de 2022, se realizó sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con el fin hacer seguimiento a los planes institucionales 2022, con corte a tercer trimestre, que permiten la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, dentro de lo cual se encontró la Política de Gestión Documental a cargo de la Unidad de Atención al Ciudadano. |
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Evidencia:Se Adjunta como evidencia: 1. Resolución 10491 de 2019 2. Guía de Implementación de política 3. Acta comité Institucional 17-11-2022 |
GDO205 |
Dentro de la planeación estratégica y operativa de la vigencia evaluada, ¿para cuáles de los siguientes instrumentos archivísticos la entidad incluyó recursos presupuestales para su elaboración o actualización? Especifique el monto en pesos: |
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GDO205A | Plan Institucional de Archivos | X |
GDO205B | Programa de Gestión Documental | X |
GDO205C | Manual del Sistema Integrado de Conservación | X |
GDO205D | Banco Terminológico: | X |
GDO205E | Modelo de Requisitos de Documentos Electrónicos de Archivo: | X |
GDO205F | Tablas de Retención Documental - TRD: | X |
GDO205G | Tablas de Valoración Documental - TVD: | X |
GDO205H | Inventarios Documentales: | X |
GDO205I | Ninguna de las anteriores | |
Respuesta:A y B El Ministerio de Educación para la implementación de los proyectos del Plan institucional de Archivos y el Programa de Gestión Documental incluyó dentro de su presupuesto el valor de $5.627.269.357 Respuesta C El Ministerio para la implementación del Sistema Integrado de Conservación, tiene un contrato de outsourcing con el fin de realizar todos los programas establecidos en el plan de conservación para la vigencia 2026 se presupuestaron $3.239.885.106 Respuesta D,E y F El Ministerio para la actualización del Banco terminológico, las Tablas de Retención Documental, el Modelo de requisitos electrónicos con contrato un profesional archivista por prestación de servicios, valor vigencia 2022 $46.341.346 Respuesta G El Ministerio de Educación para la implementación de las Tablas de Valoración Documental incluyó los proyectos del Plan institucional de Archivos por valor de 2.489.458.5140 Respuesta H El Ministerio para la implementación del Sistema Integrado de Conservación, tiene un contrato de outsourcing con el fin de realizar todos los programas establecidos en el plan de conservación para la vigencia 2026 se presupuestaron $3.239.885.106 |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia: 1. Plan Institucional de Archivos 2. Contrato de Outsourcing 3. Contrato Profesional OPS 4. Contrato Prestación de servicios Archivo General de la Nación 5. Contrato de Outsourcing |
GDO206 |
¿La entidad ha vinculado al personal de gestión documental conforme a las competencias específicas contempladas en la Resolución 629 de 2018 de Función Pública? |
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GDO206A | Si, y cuenta con las evidencias: | X |
GDO206B | No | |
Respuesta:A. El Ministerio de Educación, cuenta con personal con competencias específicas para los empleos con funciones de archivista; para la vigencia 2022 se conto con un equipo de 5 profesionales archivistas asi: 1 coordinador de gestión Documental de planta 2 Contratistas OPS 2 Contratistas por outsourcing |
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Evidencia:Se Ajunta como Evidencia: 1. Resolución de Nombramiento Coordinadora Grupo de Gestión Documental 2. Contratos OPS 3. Contrato outsourcing |
GDO207 |
¿La entidad tiene asignados los espacios físicos suficientes para el funcionamiento de sus archivos, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas existentes? |
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GDO207A | Si, y cuenta con las evidencias: | X |
GDO207B | No | |
Respuesta:A. El Ministerio de Educación, tiene tercerizados los servicios de custodia de archivo de gestión y central, donde las bodegas cumplen con las especificaciones técnicas existentes. |
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Evidencia:Se adjunta como Evidencia: 1. Contrato Outsourcing |
GDO208 |
La entidad incluye en su presupuesto rubros para: |
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GDO208A | Custodia y administración | X |
GDO208B | Infraestructura física | X |
GDO208C | Infraestructura tecnológica | X |
GDO208D | Talento humano destinado a la gestión documental | X |
GDO208E | Ninguna de las anteriores | |
Respuesta:Respuesta A El Ministerio de Educación incluyó en su presupuesto rubros para la custodia y administración; para lo cual tiene tercerizados los servicios de custodia de archivo de gestión y central, a través del contrato 2815422 de 2021. El total asignado para el 2022 fue $3.239.885.106 Respuesta B El Ministerio de Educación incluyó en su presupuesto rubros para la infraestructura física; para lo cual tiene tercerizados los servicios de custodia de archivo de gestión y central, a través del contrato 2815422 de 2021. El total asignado para el 2022 fue $3.239.885.106 Respuesta C El Ministerio de Educación incluyó en su presupuesto rubros para la infraestructura tecnológica; para lo cual tiene el contrato para la actualización, mejoras del SGDEA a través del contrato 3397194 de 2022. El total asignado para el 2022 fue $1.756.375.602 Respuesta D El Ministerio de Educación Nacional incluyó dentro de su presupuesto rubros para la contratación de 5 Profesionales por OPS para el Grupo de Gestión Documental. El total asignado para el 2022 fue $154.608.187 |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia: 1. Contrato Outsorcing 2. Contrato Empresa SGDEA 3. Contratos OPS |
GDO209 |
¿La entidad articuló los temas de gestión documental con el Plan Institucional de Capacitación? |
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GDO209A | Sí, y cuenta con las evidencias: | X |
GDO209B | No, el Plan de Capacitación Institucional no incluyó temas en gestión documental | |
Respuesta:A El Ministerio de Educación realizó la socialización del Plan de Capaciacitación Institucional PIC- con tematicas de la Unidad de Atencion al Ciudadano se publicó a través de comunicación interna el dia 19 de mayo Conozcan el cronograma que el Plan de 🙋Capacitación Institucional -PIC tiene para participar en las temáticas de la Unidad de Atención al Ciudadano 🙋 |
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Evidencia:Se Adunta como evidencia: 1. Plan Institucional de Capacitación 2. Pieza comunicativa socialización del Plan Institucional d 3 Capacitación |
GDO210 |
Respecto a las condiciones de trabajo del personal de archivo, la entidad: |
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GDO210A | Identificó los riesgos laborales acordes con las diferentes actividades ejecutadas en el área de archivo | X |
GDO210B | Articuló los riesgos identificados con las actividades ejecutadas en el área de archivo con el Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo | X |
GDO210C | Suministró los elementos de protección personal para las actividades ejecutadas en el área de archivo | X |
GDO210D | Contó con el mobiliario e infraestructura para el personal que ejecuta las actividades en el área de archivo y de gestión documental | X |
GDO210E | Ninguna de las anteriores | |
Respuesta:Respuesta A,B El Ministerio de Educación cuenta con Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo 2022, en dicho documento identificó y articuló las actividades ejecutadas en el área de archivo. Respuesta C El Ministerio de Educación suministró los elementos de protección personal para las actividades ejecutadas en el área de archivo. Respuesta D El Ministerio de Educación contó con el mobiliario e infraestructura para el personal que ejecuta las actividades en el área de archivo y de gestión documental, el cual se tiene contemplado en el contrato del outsourcing. |
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Evidencia:Se adjunta como Evidencia: 1. Plan de Seguridad 2. Planilla de relación de entrega de elementos de cuidado personal 3. Contrato Outsorcing |
GDO211 |
Con respecto a la Tabla de Retención Documental - TRD, la entidad: |
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GDO211A | La elaboró | X |
GDO211B | La aprobó el Comité interno de archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces | X |
GDO211C | Analizó si cuenta con series y subseries documentales de los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, para su protección | X |
GDO211D | Identificó en las TRD los documentos audiovisuales (video, audio, fotográficos) en cualquier soporte y medio (análogo, digital, electrónico) que hacen parte de las series y subseries documentales | X |
GDO211E | Tramitó el proceso de convalidación ante el órgano competente | X |
GDO211F | Obtuvo el Certificado de convalidación por el órgano competente | X |
GDO211G | La implementó para la organIzación de sus archivos de gestión y central | X |
GDO211I | La publicó en el sitio web de la entidad en la sección de transparencia | X |
GDO211J | La inscribió en el Registro Único de series documentales | X |
GDO211K | No tiene TRD | |
Respuesta:Respuesta A El Ministerio de Educación Nacional, actualizó las Tablas de Retención Documental Versión 3, las cuales reflejan la estructura orgánica vigente según el decreto 5012 de 2009 de la entidad. Respuesta B El Ministerio de Educación Nacional, actualizó las Tablas de Retención Documental versión 3. Una vez fueron avaladas por los productores documentales en cada área, se presentaron al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, instancia que las aprobó mediante acta de reunión el día 27 de febrero de 2020. Respuesta C El Ministerio de educación Nacional, cuenta con series y subseries documentales de los archivos de derechos humanos Informes de seguimiento a traslados de docentes Informes de seguimiento a los programas de atención vulnerable Planes para la atención de población vulnerable Respuesta D El Ministerio de Educación Nacional, actualizó las Tablas de Retención Documental versión 3 , las cuales reflejan la estructura orgánica vigente según el decreto 5012 de 2009 de la entidad, identificando Identificó en las TRD los documentos audiovisuales (video, audio, fotográficos) en cualquier soporte y medio (análogo, digital, electrónico) que hacen parte de las series y subseries documentales Respuesta E El Ministerio de Educación envió al Archivo General de la Nación la propuesta de Tablas de Retención actualizadas de acuerdo con la normatividad vigente, para evaluación y aprobación mediante comunicación oficial 2020-EE-063897 Respuesta F El Archivo General de la Nación aprobó y convalidó las Tablas de Retención documental actualizadas de acuerdo con la normatividad vigente, para evaluación y aprobación mediante Certificado de aprobación, convalidación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales bajo el siguiente número: TRD-301. Respuesta G El Ministerio de Educación Nacional, adopto las Tablas de Retención Documental mediante resolución 5220 de 2021, de la cual se implementó desde la vigencia 2021. Respuesta I El Ministerio de Educación Nacional, actualizó las Tablas de Retención Documental versión 3, las cuales reflejan la estructura orgánica vigente de la entidad; las cuales se encuentra publicado en la página web del Ministerio link de transparencia. Respuesta J El Archivo General de la Nación aprobó y convalidó las Tablas de retención documental actualizadas de acuerdo con la normatividad vigente, para evaluación y aprobación mediante Certificado de aprobación, convalidación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales bajo el siguiente número: TRD-301. |
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Evidencia:Documentos Relacionados |
GDO212 |
¿Durante la vigencia evaluada la entidad realizó transferencias primarias de acuerdo con la Tabla de Retención Documental? |
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GDO212A | Si, cuenta con cronograma de transferencias y tiene la evidencia: | X |
GDO212B | No ha realizado transferencias | |
Respuesta:A El Ministerio de Educación Nacional, durante la vigencia 2022 realizó 16 transferencias primarias del archivo de gestíon al central, de 2564 cajas y 24628 carpetas. |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia: 1. Actas de trasferencia 2. Inventarios |
GDO213 |
La totalidad de las dependencias de la entidad tienen inventariada la documentación de sus archivos de gestión en el Formato Único de Inventario Documental - FUID: |
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GDO213A | En menos del 30% | |
GDO213B | Entre el 30% y 59% | |
GDO2137C | Entre el 60% y 89% | |
GDO213D | El 90% o más | X |
GDO213F | No tiene inventario | |
Respuesta:D. El Ministerio de Educación Nacional, cuenta con los inventarios documentales de todos los archivos de gestión en el Formato unico de Inventario documental. |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia:1. Invetarios Documentales |
GDO214 |
La entidad tiene inventariada la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental - FUID: |
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GDO214A | En menos del 30% | |
GDO214B | Entre el 30% y 59% | |
GDO214C | Entre el 60% y 89% | |
GDO214D | El 90% o más | X |
GDO214F | No tiene inventario | |
Respuesta:D. El Ministerio de Educación Nacional, cuenta con los inventarios documentales pertenecientes al archivo central en un 100%. |
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Evidencia:Se Adjunta como evidencia:1. Inventarios Documentales |
GDO215 |
¿La entidad ha realizado transferencias documentales secundarias? |
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GDO215A | Sí, conforme al Plan de Transferencias Documentales Secundarias, y cuenta con las evidencias: | X |
GDO215B | No ha realizado transferencias documentales secundarias | |
Respuesta:A. El Ministerio de Educación realizó transferencia secundaria el dia 07 de diciembre de 2015, de 1788 cajas al archivo general de la Nación |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia: 1.Acta de trasnferencia |
GDO216 |
La transferencia documental secundaria se efectuó a: |
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GDO216A | Al Archivo General de la Nación - AGN | X |
GDO216B | Al Archivo General Departamental | |
GDO216C | Al Archivo General Distrital | |
GDO216D | Al Archivo General Municipal | |
GDO216E | A la cabeza de sector | |
Respuesta:A. El Ministerio de Educación realizó transferencia secundaria el dia 07 de diciembre de 2015, de 1788 cajas al archivo general de la Nación |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia: 1. Acta de Transferencia |
GDO217 |
Para la transferencia documental secundaria, ¿elaboró la base de datos con la descripción documental basada en la ISAD-G? |
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GDO217A | Sí, y cuenta con las evidencias: | |
GDO217B | No se efectuó ningún proceso de descripción conforme a la ISAD-G | X |
Respuesta:B. El Ministerio de Educación en la vigencia 2015, no se elaboraba el inventario bajo la descripción documental basada en la ISAD-G, se realizó transferencia secundaria el dia 07 de diciembre de 2015, de 1788 cajas al archivo general de la Nación |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia:1. Acta de Transferencia documental |
GDO218 |
¿La entidad ha realizado eliminación documental? |
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GDO218A | Sí, y cuenta con las evidencias: | X |
GDO218B | No realizó eliminación documental durante la vigencia evaluada | |
GDO218C | No aplica por el poco tiempo de creación de la entidad | |
Respuesta:A. El Ministerio de Educación realizó eliminación documental de 511 unidades de conservación, de conformidad con la aplicación de las Tablas de Retención Documental el día 13 de octubre de 2022. |
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Evidencia:Se Adjunta como evidencia: 1.Acta de Eliminación Documental 2. Acta de Invenatrios |
GDO219 |
Frente a la eliminación documental |
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GDO219A | Se efectuó aplicando TVD (Tabla de Valoración Documental) | |
GDO219B | Se efectuó aplicando TRD (Tablas de Retención Documental) | X |
GDO219C | No aplicó ningún criterio técnico | |
Respuesta:B. El Ministerio de Educación realizó eliminación documental de 511 unidades de conservación, de conformidad con la aplicación de las Tablas de Retención Documental el día 13 de octubre de 2022. |
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Evidencia:Se Adjunta como evidencia:1.Acta de Eliminación Documental 2. Acta de Invenatrios |
GDO220 |
Frente a la Descripción Documental, la entidad durante la vigencia evaluada: |
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GDO220A | Elaboró el Formato Único de Inventario Documental - FUID para la descripción de las unidades documentales en las oficinas de gestión | X |
GDO220B | Elaboró las hojas de control para las unidades documentales complejas o expedientes, en las oficinas de gestión | X |
GDO220C | Elaboró catálogos e índices para las series y subseries documentales de conservación total | X |
GDO220D | Cuenta con los inventarios de las series documentales relacionadas con derechos humanos | X |
GDO220E | No realizó procesos de descripción | |
Respuesta:A, B, C y D El Ministerio de Educación Nacional, cuenta con los inventarios documentales de todos los archivos de gestión en el Formato único de Inventario documental, asimismo realizó actualización de hojas de control para los expedientes compuestos (contratos, Historias laborales; investigaciones administrativas, Investigaciones disciplinarias), así como índices para la serie resoluciones en el SGDEA |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia: |
GDO221 |
¿Qué acciones realizó la entidad para organizar el Fondo Documental Acumulado -FDA durante la vigencia evaluada? |
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GDO221A | Elaboró el inventario del Fondo Documental Acumulado | |
GDO221B | Elaboró y aprobó las Tablas de Valoración Documental - TVD | |
GDO221C | Tramitó el proceso de convalidación de las Tablas de Valoración Documental - TVD | |
GDO221D | Obtuvo el Certificado de convalidación por el órgano competente | |
GDO221E | Implementó las Tablas de Valoración Documental - TVD | |
GDO221F | Publicó las Tablas de Valoración Documental - TVD en la página web | |
GDO221G | Ninguna de las anteriores | |
GDO221H | No tiene Fondos Documentales Acumulados -FDA | X |
Respuesta:El Ministerio de Educación Nacional, no cuenta con Fondos Acumulados, tendiendo en cuenta que el archivo central de la Entidad cuenta con los archivos dispuestos en cajas de archivo y con inventarios documentales en un 100%. |
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Evidencia:Se ajdunta como Evidencia:1. Los Invenatrios Documentales del Archivo Central 2. Resolución de adopcipin d las Tablas de Valoración Documental 3. Tablas de Valoración Documenal |
GDO222 |
Con respecto al documento Sistema Integrado de Conservación - SIC, la entidad: |
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GDO222A | Elaboró el Sistema Integrado de Conservación - SIC | X |
GDO222B | Lo aprobó el Comité Interno de Archivo, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces | X |
GDO222C | Lo implementó | X |
GDO222D | Lo publicó en su sitio web oficial en la sección de "Transparencia y acceso a información pública" | X |
GDO222F | No tiene SIC | |
Respuesta:A, B, C, D El Ministerio de Educación Nacional, actualizó para la vigencia 2022, el documento del Sistema Integrado de Conservación - SIC, conformado por los Planes de conservación documental y preservación digital a largo plazo, los cuales fueron aprobados en el Comité de Gestión y Desempeño del 28 de enero de 2022. De igual manera, implementó las actividades descritas en los Planes de conservación documental y preservación digital a largo plazo, el 17 de noviembre de 2022, se realizó sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con el fin hacer seguimiento a los planes institucionales 2022, con corte a tercer trimestre, que permiten la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, dentro de lo cual se encontró la Política de Gestión Documental a cargo de la Unidad de Atención al Ciudadano. Finalmente, lo publicó el documento del Sistema Integrado de Conservación - SIC, conformado por los Planes de conservación documental y preservación digital a largo plazo en la página web del Ministerio link de transparencia. |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia: 1. Acta de Comité Asincronico 2. Plan de Preservación Digital 3. Plan de Conservación Documental 4. Acta comité seguimento 17-11-2022 |
GDO223 |
El sistema Integrado de Conservación incluye: |
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GDO223A | Plan de conservación documental | X |
GDO223B | Plan de preservación digital a largo plazo | X |
Respuesta:A y B El Ministerio de Educación Nacional, actualizó para la vigencia 2022, el documento del Sistema Integrado de Conservación - SIC, conformado por los Planes de conservación documental y preservación digital a largo plazo |
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Evidencia:Se adjunta como evidencia: 1. Plan de Conservación Dcumental 2. Plan de Preservción digital |
GDO224 |
Frente a la conservación documental de los soportes físicos, la entidad durante la vigencia evaluada: |
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GDO224A | Realizó capacitación y sensibilización en referencia a la conservación documental (Cronograma) | X |
GDO224B | Realizó mantenimiento a los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas (reparación locativa, limpieza) | X |
GDO224C | Realizó saneamiento ambiental de áreas de archivo (fumigación, desinfección, desratización, desinsectación) | X |
GDO224D | Realizó monitoreo y control (con equipos de medición) de las condiciones ambientales | X |
GDO224E | Realizó almacenamiento y re-almacenamiento en unidades adecuadas (cajas, carpetas, estantería) | X |
GDO224F | Realizó actividades de prevención de emergencias y atención de desastres en archivos | X |
GDO224G | No realizó actividades de conservación documental de los soportes físicos | |
GDO224H | Los documentos presentan situación de riesgo ocasionada por fenómenos naturales | |
GDO224I | Los documentos presentan situación de riesgo ocasionada por otras razones. Especifique cuáles | |
Respuesta:A, B, C, D, E y F Los días 21, 25 y 28 de abril se realizaron jornadas de capacitación y sensibilización a 164 personas del grupo tercerizado de Procesos y Servicios quienes son los encargados de administrar los archivos de gestión, en los aspectos de conservación, manipulación y sistemas de almacenamiento. El Ministerio de Educación Nacional, a través del outsourcing de archivos realiza mensualmente mantenimiento a los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas (reparación locativa, limpieza) donde se conservan los archivos. El Ministerio de Educación Nacional, a través del outsourcing de archivos realiza mensualmente saneamiento ambiental de áreas de archivo (fumigación, desinfección, desratización, desinsectación). El Ministerio de Educación Nacional, a través del outsourcing de archivos realiza mensualmente monitoreo y control (con equipos de medición) de condiciones ambientales en las áreas de archivo. El Ministerio de Educación Nacional, realizó mensualmente revisiones al recambio de cajas realizado por el outsourcing de archivos, a las cajas que se encuentran deterioradas. El Ministerio de Educación cuenta con Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo 2022 |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia: 1. Registro de asistencia 2. Presentación 3. Actas de limpieza 4. Informes de Monitoreo 5. Registro fotográfico 6. Listado de Cajas 7. Plan de Seguridad |
GDO225 |
¿La entidad cuenta con documentos electrónicos? |
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GDO225A | Sí | X |
GDO225B | No | |
Respuesta:A. El Ministerio de Educación Nacional, cuenta con documentos electrónicos generados de los sistemas de Certificaciones de legalizaciones y certificados de convalidaciones, donde se realizó interoperabilidad. |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia: 1. Cerrificado de Legalización |
GDO226 |
Frente a la gestión de documentos electrónicos en los procesos, procedimientos, trámites o servicios, la entidad durante la vigencia evaluada |
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GDO226A | Identificó los documentos electrónicos que hacen parte del flujo documental en desarrollo de los procesos, procedimientos, trámites y servicios | X |
GDO226B | Definió esquemas de validación y metadatos, para los documentos electrónicos en los procesos, procedimientos, trámites o servicios automatizados | X |
GDO226C | Elaboró el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos | X |
GDO226D | Ninguna de las anteriores | |
Respuesta:A, B, C El Ministerio de Educación elaboró el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos en el cual se identificó los documentos electrónicos que hacen parte del flujo documental en desarrollo de los procesos, procedimientos, trámites y servicios y definió esquemas de validación y metadatos, para los documentos electrónicos en los procesos, procedimientos, trámites o servicios automatizados; con base en dicho documento se parametrizó, personalizó y configuró el SGDEA. Lo anterior, queda registrado en el documento "Requerimientos Funcionales - Descripción de Alto Nivel" |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia: 1. Modelo de requisitos 2. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. |
GDO227 |
Con relación al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -SGDEA, la entidad: |
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GDO227A | Cuenta con un SGDEA para la administración, trámite y preservación de sus expedientes y documentos electrónicos que responde a las necesidades de la entidad y sus instrumentos archivísticos | X |
GDO227B | Se encuentra en proceso de implementación de un SGDEA de acuerdo con el análisis organizacional, normativo, tecnológico y documental y el modelo de requisitos | |
GDO227C | Generó o tramitó documentos electrónicos, pero carece de un Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo - SGDEA | |
GDO227D | La entidad no tiene prevista la implementación de un SGDEA | |
Respuesta:A . El Ministerio de Educación definio el Modelo de Requisitos de gestión de documentos electrónicos en la vigencia 2020, con el cual se parametrizó, personalizó y configuró el SGDEA. |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia: 1. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos 1.Requerimientos Funcionales |
GDO228 |
Con relación al proceso de digitalización de documentos de archivo, la entidad: |
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GDO228A | No se efectúan procesos de digitalización | |
GDO228B | Ejecutó actividades de digitalización sin tener en cuenta lo dispuesto en los instrumentos archivísticos | |
GDO228C | Contó con procedimientos básicos como alistamiento, escaneo y control de calidad, documentados para el desarrollo de actividades de digitalización | |
GDO228D | Registró en el Programa de Reprografía del Programa de Gestión Documental, los procesos de digitalización conforme a la disposición final de los documentos | X |
Respuesta:D. El Ministerio de Educación desarrolló el Programa de Reprografía, de acuerdo con los procesos de digitalización conforme a la disposición final de los documentos |
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Evidencia:Se Adjunta como Evidencia:1. Subprograma de reprografía |
GDO229 |
Para el almacenamiento de los documentos que se gestionan a través del Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo - SGDEA, la entidad cuenta con |
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GDO229A | Sistema de Preservación Digital | X |
GDO229B | Almacenamiento en la nube | X |
GDO229C | Repositorios digitales | X |
Respuesta:A, B y C El Ministerio cuenta con el procedimiento mediante el cual se identifican amenazas, se deciden acciones o estrategias a implementar y se controla la aplicación de las diferentes estrategias de preservación Digital que incluye , controlar la ejecución periódica del procedimiento, ejecutar el procedimiento de identificación y análisis de los grupos documentales a preservar y realizar un diagnóstico de las características de los documentos electrónicos que incluye o Verificar el nivel de obsolescencia de los formatos estandarizados o Verificar estado de los medios de almacenamiento Con respecto a los sistemas de información, la situación actual refleja una administración de servicios tecnológicos centralizada por parte de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información. Esta gestión se adelanta a través de contratos de conectividad, nube privada, administración global de servicios Tecnologías de Información y Comunicación e interventoría, asegurando la administración, soporte, mantenimiento y disponibilidad de los servicios. Así mismo, la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información y su equipo de apoyo a la supervisión realiza seguimiento al cumplimiento de las acciones contractuales mediante la evaluación y seguimiento a la interventoría. |
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Evidencia:Se Adjunta como evidencia: 1. Plan estrategico de Tecnologia 2. Plan de preservacion digital. |
GDO230 |
¿La entidad ha realizado acciones para articular la gestión documental con la gestión ambiental? |
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GDO230A | Sí, y cuenta con las evidencias: | X |
GDO230B | No | |
Respuesta:A. El Ministerio de Educación, recicla los residuos resultado de los procesos de gestión documental como carpetas y cajas a traves del operador de reciclaje. Asimismo, realiza digitalización de todas las comunicaciones oficiales recibidas e implemento el envio de las comunicaciones oficiales enviadas por correo electónico certificado, lo anterior, articulado con los programas ambientales de la Entidad |
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Evidencia:Se adjunta como Evidencia: 1. Registro fotografico 2. _Matriz Programa Ambiental |
GDO231 |
Frente a la documentación de carácter histórico, la entidad: |
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GDO231A | Cuenta con documentos en la fase de archivo histórico | |
GDO231B | Generó acciones para la conformación del archivo histórico | X |
GDO231C | Generó acciones para la conservación y preservación de los documentos de carácter histórico | X |
GDO231D | Ha generado acciones para promover y divulgar la información con fines culturales, de los documentos de carácter histórico | |
GDO231E | Ninguna de las anteriores | |
GDO231F | No aplica porque no cuenta con documentación de carácter histórico | |
Respuesta:B y C De igual manera, en el marco del documento del Sistema Integrado de Conservación - SIC, conformado por los Planes de conservación documental y preservación digital a largo plazo, generó acciones para la conservación y preservación de los documentos de carácter histórico |
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Evidencia:Se adjunta como evidencia:1. Acta de transferencia secundarias |
5.2. Gestión de la información estadística
GES200 |
Para la gestión de la información estadística durante la vigencia evaluada, en la entidad: |
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GES200A | Existe en su estructura organizacional una dependencia y/o grupo interno de trabajo que coordine y centralice los indicadores o estadísticas relevantes para la toma de decisiones | X |
GES200B | Se incorporan procedimientos relacionados con la generación, procesamiento, reporte o difusión de información estadística | X |
GES200C | En los manuales de funciones se contempla uno o varios perfiles que contemple funciones relacionadas con la generación, procesamiento, reporte o difusión de información estadística | X |
GES200D | En su plan estratégico incluyó el diagnóstico y la formulación de objetivos articulados con las líneas de acción para la generación, procesamiento, reporte o difusión de información estadística | X |
GES200E | En su plan estratégico incluyó el diagnóstico y la formulación de líneas de acción, objetivos, programas o proyectos que soporten la implementación de los lineamientos definidos por el SEN para garantizar la calidad de sus estadísticas | X |
GES200F | En su plan estratégico incluyó el diagnóstico y la formulación de líneas de acción, objetivos, programas o proyectos que soporten el mejoramiento continuo de las operaciones estadísticas y el provechamiento estadístico de registros administrativos | X |
GES200G | En su plan estratégico incluyó el seguimiento a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) | X |
GES200H | Se incluyó en el Plan Institucional de Capacitaciones, espacios de aprendizaje sobre la generación, procesamiento, reporte, difusión y uso de información estadística | X |
GES200I | En la planeación institucional se incluyeron auditorías internas sobre la generación, procesamiento, reporte, difusión y uso de información estadística | X |
GES200J | Ninguna de las anteriores | |
Respuesta:En su estructura organizacional, el Ministerio contó con las siguientes dependencias, encargadas del procesamiento, reporte y/o difusión de la información estadística: Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, Subdirección de Acceso, Subdirección de Recursos Humanos del Sector Educativo y la Subdirección de Desarrollo Sectorial. Las funciones de las dependencias descritas anteriormente se determinan en el Decreto 5012 de 2009. Así mismo, la Resolución 1786 del 2019 por la cual se organizan los grupos internos de la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, se creó el Grupo de Información y Análisis Sectorial y en la Resolución 023408 de 2020, se describen los manuales de funciones de los cargos inherentes al proceso de información estadística de la entidad. En el Plan Estratégico Institucional (enlace de documento incluido en las evidencias), en el capítulo 7, se resaltó la importancia de la transformación de la cultura organizacional, para lo cual el MEN elaboró la política de gestión de la información, con base en el modelo MIPG y ajustó el procedimiento para la generación de información estadística. acorde con la norma la norma NTC PE:1000 de 2020. Así mismo, el MEN implementó los lineamientos, las normas y los estándares definidos por el DANE para el proceso estadístico; por tanto, el MEN como entidad productora de información estadística hace parte del SEN. Bajo el trabajo articulado del SEN se actualizó el Plan Estadístico Nacional 2020 - 2022. |
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Evidencia:Se adjuntan (25) evidencias: 1. Decreto 5012 de 2009 2. Resolución 01414 de 2015 GIT SRHSE 3. Resolución 1710 de 2010 4. Resolución 1786 de 2019 5. Resolución 09496 de 2016 grupos SDS 6. Resolución 12646 de 2012 GIT OTSI 7. Resolución 21327 de 2016 8. caracterización 01.MEN_E_Modelo Gobierno de Datos e Información 9. Modelo de Gobierno de Datos v2 10. Modelo de Gobierno de Datos_RACI_V1 11. Modelo de Gobierno de Datos_SIPOC_V1 12. Modelo Gobierno de Datos e Información 13. Plan de Difusión y Comunicación Estadística 2021 14. Plan de trabajo OE matricula EPBM 2022 V1 15. Plan de Trabajo OE DyDD 2022 V1 16. Plan de trabajo_E.S_2022_ 17. PL-PR-05_V5 Gestión de la Información 18. PL-PR-06_V5 PROCEDAUDITORDATOSSISTEMASMENGERENACIONINFOESTADSECTOR 19. ENLACE PORTAL DATOS ABIERTOS MEN 20. ENLACE PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 2019-2022 21. GUIA POLITICA ESTADISITCA 22. NTC-PE-1000 de 2020 23. Plan Estadístico Nacional 2020 24. Manual funciones cargos gestión estadística MEN 25. Relación contratistas proceso estadístico MEN 2022 |
GES201 |
Para la mejora continua de la gestión estadística, durante la vigencia evaluada la entidad realizó: |
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GES201A | Acciones de mejora a partir de la implementación de los procesos o procedimientos para la generación, procesamiento, reporte, difusión y uso de información estadística | X |
GES201B | Acciones de mejora a partir del seguimiento y evaluación de la planeación estadística | X |
GES201C | Acciones de mejora a partir de los resultados de las autoevaluaciones de la gestión del proceso estadístico o de las evaluaciones de la calidad estadística | X |
GES201D | No realiza acciones de mejora continua | |
Respuesta:En la implementación de los procesos para la generación, procesamiento, reporte, difusión y uso de información estadística, el Ministerio implementó mejoras en el proceso de consolidación de matrícula, en el componente que realiza traza a los posibles retiros para dejar en la base la última novedad que aparezca en el sistema, acorde con el estado (retirado o depurado). Igualmente, se realizó una mesa técnica de información solicitando una adición al SIMAT con el fin de mejorar la calidad de la captura de información, específicamente de primera infancia. De acuerdo con el seguimiento y evaluación de la planeación, En julio de 2022 se lanzó el portal del Observatorio de Trayectorias Educativas (OTE), donde se presentan 28 indicadores agrupados en cuatro categorías temáticas, los cuales, provienen de registros administrativos y de encuestas de hogares. Adicionalmente, se crearon y se publicaron en datos abiertos nuevos Dataset de acuerdo con la revisión de las peticiones recibidas por la ciudadanía en general. El informe de calidad de los registros, realizado en 2 cortes (mayo y diciembre 2022), contiene un análisis general de las inconsistencias por regla de validación y para cada una de las 96 entidades territoriales certificadas (ETC). |
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Evidencia:Se adjuntan (6) evidencias: 1. Acciones de mejora consolidación de matrícula 2. Acciones de mejora portal datos abiertos 3. Enlace boletines Observatorio de Trayectorias Educativas 4. INFORME SOBRE LA CALIDAD DE LOS REGISTROS Mayo 2022 5. INFORME SOBRE LA CALIDAD DE LOS REGISTROS Noviembre 2022 6. Mesa Extraordinaria Técnica de Información Ajuste DUE - SIMAT Primera Infancia 2-3-2022 |
GES202 |
¿La entidad participó en instancias de coordinación interna o externa en materia estadística (Comisión, Comité, mesa u otros)? |
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GES202A | Sí , y cuenta con las evidencias: | X |
GES202B | No | |
Respuesta:El MEN participó en las siguientes mesas interinstitucionales soportadas por las actas de cada mesa o los productos de estas, las cuales son: 1. Mesa Técnica códigos sedes educativas - DANE 2. Mesa Seguimiento Indicadores Goce Efectivo de Derechos - IGED 3. Subcomité Técnico Nacional de Sistemas de Información 4. Mesa de trabajo MEN - DANE Sincronización DUE y SISE 6. Mesas Técnicas y comités de información |
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Evidencia:Se adjuntan (14) evidencias: 1. 29062022 - Acta comité́ virtual de información 29-06-2022 2. Acta comité virtual de información 24-06-2022 3. Primera mesa técnica de información 8-4-2022 4. Mesa Extraordinaria Técnica de Información Ajuste DUE - SIMAT Primera Infancia 2-3-2022 5. Acta15_SegundaSesionSTNSI_220822 6. PPT 2da SESION STNSI 2022 7. Ficha indicador IGED alimentación 8. Ficha indicador IGED asistencia complementario 9. Ficha indicador IGED asistencia 10. Ficha indicador IGED Deserción 11. Ficha indicador IGED repitencia 12. Ficha indicador IGED transporte 13. ACTA_MEN_DIRECTORIO DE EDUCACIÓN_olv14. 14. Acta_reunión_nov_202216. |
GES203 |
Para la generación, procesamiento, análisis y difusión de información estadística en la entidad, se considera que: |
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GES203M01A | Es suficiente y facilita el desarrollo | |
GES203M01B | Es limitado pero no dificulta el desarrollo | X |
GES203M01C | Es limitado y causa dificultades | |
GES203M01D | Es muy limitado y no permite el desarrollo | |
GES203M02A | Es suficiente y facilita el desarrollo | X |
GES203M02B | Es limitado pero no dificulta el desarrollo | |
GES203M02C | Es limitado y causa dificultades | |
GES203M02D | Es muy limitado y no permite el desarrollo | |
GES203M03A | Es suficiente y facilita el desarrollo | X |
GES203M03B | Es limitado pero no dificulta el desarrollo | |
GES203M03C | Es limitado y causa dificultades | |
GES203M03D | Es muy limitado y no permite el desarrollo | |
Respuesta:El ministerio contó con una oficina principal para el procesamiento y gobierno de datos, en conjunto con áreas técnicas determinadas en un comité, pero adicionalmente se cuenta con equipos técnicos de apoyos desde las áreas técnicas de los dos viceministerios, así como desde la oficina asesora de tecnología. El personal de planta es complementado por el personal contratista que apoya esta temática desde las distintas oficinas. El personal encargado del proceso estadístico contó con un equipo de cómputo asignado por la entidad para el desarrollo de las funciones. Actualmente se cuenta con las licencias de SPSS y Modeler para realizar el procesamiento y minería de datos. El proceso estadístico vincula varias áreas del MEN, por tanto, el presupuesto se desprendió de varios rubros presupuestales asignados a cada área acorde con los proyectos de inversión o recursos del presupuesto de funcionamiento. |
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Evidencia:Se adjuntan diez (10) evidencias: 1. Resolución 01414 de 2015 2. Resolución 09496 de 2016 3. Resolución 12646 de 2012 4. Resolución 1710 de 2010 5. Resolución 1786 de 2019 6. Resolución 21327 de 2016 7. Manual funciones cargos gestión estadística MEN 8. Licencia Modeler 9. Licencia SPSS 10. Relación contratistas proceso estadístico MEN |
GES204 |
La entidad identificó el inventario de: |
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GES204A | Operaciones estadísticas | X |
GES204B | Registros administrativos | X |
GES204C | Indicadores de gestión | X |
GES204D | Indicadores que den cuenta de los ODS | X |
GES204E | Indicadores para el seguimiento y evaluación de las políticas públicas | X |
GES204F | Demandas de estadísticas no satisfechas | |
GES204G | Ninguna de las anteriores | |
Respuesta:El MEN contó con 3 operaciones estadísticas que tienen como base registros administrativos con aprovechamiento estadístico: i) Estadísticas de Educación Superior, ii) Matrícula de Educación Preescolar, Básica y Media, y iii) Docentes y Directivos Docentes del Sector Oficial. El proceso estadístico dio como resultados indicadores e información estadística del sector, resultados que fueron publicados en la página web del MEN y en Datos Abiertos. Con relación a los indicadores de gestión y los indicadores del Plan de Acción Institucional (PAI), que articularon los indicadores de otros planes como el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Marco de Implementación, se identificó el inventario (caracterización) y formularon todas las fichas técnicas, como se puede evidenciar en el documento adjunto de la política de Seguimiento y Evaluación. |
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Evidencia:Se adjuntan (9) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Enlace portal datos abiertos 8. Enlace página ODS 9. SDMX CONPES 3918 ODS4 datos 2021 completo |
GES205 |
¿Cuáles de las siguientes herramientas de procesamiento de datos estadísticos utilizó la entidad durante la vigencia evaluada?: |
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GES205A | Hojas de cálculo | X |
GES205B | R | X |
GES205C | SAS | |
GES205D | SPSS | X |
GES205E | Stata | X |
GES205F | Herramientas desarrolladas por la entidad | X |
GES205G | Power BI | X |
GES205H | Tableu | |
GES205I | Python | X |
GES205J | Programas de procesamiento de datos geográficos (ArcGIS, QGIS entre otros) | X |
GES205K | Otra. ¿Cuál? | |
GES205L | Ninguna de las anteriores | |
Respuesta:La Entidad dispuso de programas de Office (hojas de cálculo), R, Stata y SPSS. Las licencias de SPSS, SPSS Modeler y Python son las más utilizadas. Adicionalmente, y en el marco del procesamiento de información para producción estadística visual de análisis, el ministerio utilizó la herramienta POWER-BI a través de la cual presenta información tanto interna como externa (secretarios de educación). También se contó con las Licencias de ArcGis para la georreferenciación de la información de las operaciones estadísticas. Las herramientas desarrolladas y puestas al servicio por el MEN para la captura de información de las 3 operaciones estadísticas son SIMAT, SINEB y SNIES. |
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Evidencia:Se adjuntan siete (7) evidencias: 1. Enlace SIMAT 2. Enlace SINEB 3. Enlace SNIES 4. CaracterizacionOperacionesEstadisticas-EducacionSuperior 5. Herramientas procesamiento de datos estadísticos 6. Licencia Modeler 7. Licencia SPSS |
GES206 |
De los siguientes lineamientos, normas y estándares, ¿cuáles implementó la entidad en sus procesos de producción de información estadística?: |
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GES206A | Lineamientos para el proceso estadístico en el Sistema Estadístico Nacional, versión 2 | X |
GES206B | Norma técnica de calidad del proceso estadístico NTC PE 1000:2020 | X |
GES206C | Código nacional de buenas prácticas estadísticas | X |
GES206D | Nomenclaturas y clasificaciones. ¿Cuáles? | X |
GES206E | Conceptos estandarizados. ¿Cuáles? | X |
GES206F | Otro. ¿Cuál? | |
GES206G | Ninguna de las anteriores | |
Respuesta:El MEN, implementó los lineamientos y manuales expedidos por el DANE, particularmente la Norma Técnica PE:1000 2020, lo cual se puede evidenciar en el documento y ficha metodológica de las operaciones estadísticas. Como nomenclaturas y clasificaciones nacionales se trabajaron: DIVIPOLA: División Político-Administrativa y el Código único de establecimiento educativo, expedidos por el DANE. También se utilizaron las nomenclaturas y clasificaciones internacionales tales como: Clasificación Internacional Normalizada de la Educación CINE2011, CINE2013, Norma ISO - 3166. Clasificación internacional de países; como también los conceptos de la UNESCO y OECD en cuanto a los indicadores educativos. Así mismo, se siguieron los conceptos y directrices del Código de Buenas Prácticas para el mejoramiento continuo de la actividad estadística en el Ministerio, entre las más importantes se destacaron: i) Participar a nivel internacional en el informe de Education Education at a Glance ii) Cooperación entre entidades del SEN, con el intercambio de información iii) Disposición de los metadatos de las operaciones estadísticas /metodología y ficha metodológica de las operaciones estadísticas, y iV) garantizar la protección y la confidencialidad de la información y la identificación de las fuentes (formatos de protección y confidencialidad). El SDMX, que tiene como objetivo estandarizar los mecanismos y los procesos para el intercambio de datos estadísticos y metadatos entre las organizaciones es utilizado por este Ministerio para la transmisión de datos de los ODS a la OECD. El proceso de recolección de información estadística de matrícula en EPBM, de Docentes y Directivos Docentes y de Educación Superior se realizó a través de los sistemas SIMAT, SINEB y SNIES los cuales cuentan con sus propios lineamientos y estandarización de las variables. |
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Evidencia:Se adjuntan (17) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Enlace página ODS 8. Enlace estadísticas matrícula EPBM 9. Enlace históricos de matrícula EPBM 10. Enlace informe Education at glance 2022 11. Enlace portales SINEB 12. Enlace SNIES bases consolidadas 13. SDMX CONPES 3918 ODS4 datos 2021 completo 14. PL-FT-11 V3 compromiso confidencialidad funcionarios - contratistas 15. PL-FT-13 V3 acuerdo colaboración intercambio información 16. PL-FT-14 V3 carta compromiso confidencialidad 17. CN-FT-01_V10 Formato Estudio Previo |
GES207 |
Cuáles de los siguientes manuales, metodologías y guías, conocía y utilizó la entidad para implementar sus procesos de producción de información estadística: |
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GES207A | Metodología de Diagnóstico de los Registros Administrativos para su aprovechamiento estadístico (DANE) | X |
GES207B | Metodología para el desarrollo de Planes Estadísticos | X |
GES207C | Guía para la elaboración de la ficha metodológica de las operaciones estadísticas | X |
GES207D | Guía para la elaboración de metadatos de registros administrativos | X |
GES207E | Guía para la anonimización de bases de datos en el Sistema Estadístico Nacional (DANE) | X |
GES207F | Guía para la elaboración del documento metodológico de operaciones estadísticas | X |
GES207G | Guía para la elaboración de documentos para los diseños | X |
GES207H | Guía para la implementación de los estándares Data Documentation Initiative (DDI) y Dublin Core (DC) | X |
GES207I | Guía para la elaboración del plan general de las operaciones estadísticas | X |
GES207J | Guía para la definición y la aplicación de pruebas en las operaciones estadísticas | X |
GES207K | Guía para la elaboración del plan de difusión y comunicación | X |
GES207L | Guía para realizar intercambios de información (Protocolos de intercambio) | X |
GES207M | Otro. ¿Cuál? | X |
GES207N | Ninguno de los anteriores | |
RespuestaEl MEN por ser parte del Sistema Estadístico Nacional implementó los lineamientos y metodologías impartidos por el DANE para la producción estadística, particularmente la Norma Técnica PE:1000 2020, con base en la cual evalúan las operaciones estadísticas que, tiene como base registros administrativos, lo cual se evidencia en los documentos metodológicos (metodología y ficha metodológica), de las operaciones estadísticas.
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Evidencia:Se adjuntan (9) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Plan Estadístico Nacional 2020-2022 8. Plan de Difusión y Comunicación de Información Estadística 2021 9. Catálogo de indicadores V2 |
GES208 |
La entidad publicó en su página Web para disposición de los grupos de interés: |
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GES208A | Las bases de datos de los registros administrativos | X |
GES208B | Las bases de datos anonimizadas de las operaciones estadísticas o registros administrativos | X |
GES208C | Resultados de los indicadores ODS y de políticas públicas | X |
GES208D | Ficha técnica de indicadores | X |
GES208E | Resultados de los indicadores | X |
GES208F | Indicadores o estadísticas agregadas georreferenciadas | X |
GES208G | Resultados de indicadores con sus series históricas | X |
GES208H | Ficha metodológica de operaciones estadísticas | X |
GES208II | Documento metodológico de operaciones estadísticas | X |
GES208J | Cuadros de salida y series históricas de las operaciones estadísticas | X |
GES208K | Calendario de difusión | X |
GES208L | Indicadores o estadísticas con desagregación geográfica | X |
GES208M | Indicadores o estadísticas con desagregación temática o enfoque diferencial e interseccional | X |
GES208N | Ninguna de las anteriores | |
Respuesta:Con base en el documento del Sistema Nacional de Indicadores, donde se encuentra las fichas técnicas de los indicadores y con el Catálogo de Indicadores, en la página Web del MEN y en el portal de Datos abiertos se publicaron los resultados del proceso estadístico. Las tres operaciones estadísticas del MEN contaron con sus documentos metodológicos, como son metodología y ficha metodológica. Para el acceso a las bases de datos anonimizadas o microdatos se implementaron las estrategias de Licencias de Uso y acceso a bases anonimizadas. Publicaciones (Sistema Nacional de Indicadores), notas aclaratorias y calendario de publicación y perfiles de educación superior. A través de la página web del Ministerio de Educación Nacional, los grupos de interés pueden acceder a la documentación del Sistema Integrado de Gestión dentro de la cual se incluye la GUÍA - POLÍTICA DE TRANSFERENCIA INFORMACIÓN, Código: ST-GU-15. |
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Evidencia:Se adjuntan (14) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Enlace portal datos abiertos 8. Enlace SNIES bases consolidadas 9. Enlace datos georreferenciados 10. Catalogo de indicadores V2 11. Enlace solicitud acceso microdatos anonimizados 12. Guía de política de transferencia de transferencia de información ST-GU-15_V1 13. estrategia acceso datos anonimizados 14. Licencia de Uso MEN-UDistrital |
GES209 |
¿Qué mecanismos tecnológicos utilizó la entidad para la difusión y transmisión de estadísticas (indicadores y resultados de operaciones estadísticas)? |
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GES209A | Recursos estáticos (Los recursos presentan la información de forma fija, no permite interacción) | X |
GES209B | Servicios Web y portales especializados | X |
GES209C | Estándar SDMX (Para difusión o transmisión de datos) | X |
GES209D | No se utilizan mecanismos tecnológicos para la difusión y transmisión de estadísticas | |
Respuesta:La publicación y difusión de los indicadores e información estadística se realizó con recursos estáticos en la página Web del MEN y en el portal de Datos abiertos. Así mismo, el MEN utilizó y puso a disposición servicios Web, particularmente para el intercambio de información con entidades públicas y privadas, con base en el Marco de interoperabilidad para Gobierno Digital expedida por el MinTIC. El reporte de indicadores de ODS se realizó a través del estándar SDMX |
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Evidencia:Se adjuntan (6) evidencias 1. Enlace estadísticas matrícula EPBM 2. Enlace históricos de matrícula EPBM 3. Enlace SNIES bases consolidadas 4. Enlace información y estadísticas sectoriales 5. Enlace página ODS 6. SDMX CONPES 3918 ODS4 datos 2021 completo |
GES210 |
¿La entidad indagó si la información estadística disponible en sus plataformas o canales de difusión satisfacen las necesidades de los usuarios? |
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GES210 | Sí, y utilizó la información recolectada para la mejora continua y cuenta con las evidencias: | X |
GES210 | Sí indagó, pero no utilizó esa información recolectada | |
GES210 | No | |
Respuesta:El Ministerio, a través de su página web, dispuso de dos encuestas de satisfacción, dirigidas a los usuarios de la información estadística de EPBM y educación superior, de igual forma, el portal de datos abiertos contó con su encuesta de satisfacción. Estas encuestas contribuyeron a la mejora continua en la producción de información estadística del sector. |
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Evidencia:Se adjuntan (10) evidencias:1. Enlace encuesta datos abiertos 2. Enlace encuesta página WEB MEN 3. Enlace encuesta SNIES 4. Resultados encuesta uso datos abiertos 2022 5. Anexo 2. Plan Datos Abiertos 6. Anexo 2.1 Plan apertura datos abiertos 2021-2022 7. Anexo 2.2 Indicadores datos abiertos 8. Anexo 2.3 Encuesta uso datos abiertos y Grupo focal 9. Encuesta Datos Abiertos(1-403) 10. Plan apertura datos abiertos 2022-2023 |
GES211 |
Cuáles de las siguientes acciones realizó la entidad con sus registros administrativos: |
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GES211A | Diagnóstico de calidad del registro | X |
GES211B | Definición y ejecución de un plan de mejoramiento para mejorar el registro | X |
GES211C | Aprovechamiento estadístico del registro | X |
GES211D | Consolidación de base de datos de los registros administrativos | X |
GES211E | Otra. ¿Cuál? | |
GES211F | Ninguna de las anteriores | |
GES211G | La entidad no tiene Registros Administrativos | |
Respuesta:A los registros administrativos con aprovechamiento estadístico que tiene el MEN, se le realizó un seguimiento periódico a fin de definir la calidad y consistencia de la información y para ello se realizaron mesas técnicas de información que permitieron definir las acciones para mejorarlos. Las operaciones estadísticas fueron evaluadas y se determinaron acciones o correctivos necesarios, proceso que se describe en las metodologías de cada operación. Cada operación estadística contó con su base de datos consolidada, la cual es administrada por la dependencia responsable, en razón a que contiene información sensible. |
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Evidencia:Se adjuntan (8) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Documento Metodológico SNIES 2022 4. Mesa extraordinaria Técnica de Información Ajuste DUE - SIMAT Primera Infancia 2 - 3 - 2022.pdf 5. Primera mesa técnica de información 8-4-2022.pdf 6. Enlace SNIES base consolidadas.pdf 7. Extracto de seguimiento de SNIES.pdf 8. Informe auditoría proceso estadístico.pdf |
GES212 |
Cuáles de los siguientes gestores de bases de datos utiliza la entidad para administrar la información de los registros administrativos: |
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GES212A | Oracle | X |
GES212B | Postgre SQL | X |
GES212C | SQL Server | X |
GES212D | MySQL | X |
GES212E | Sybase | |
GES212F | Otro. ¿Cuál? | X |
GES212G | Ninguno de los anteriores | |
Respuesta:Durante la vigencia 2022 el Ministerio utilizó para administrar la información de los registros administrativos los siguientes gestores de bases de datos: A) ORACLE en varias aplicaciones, un ejemplo es el Sistema Liquidador de Impuestos Tributarios - LITCEN y el Sistema de Autenticación, Autorización y Auditoría - RIEL; B) Postgre SQL en varias aplicaciones, un ejemplo es el Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior SACES; C) SQL Server en varias aplicaciones, un ejemplo es el Sistema de Mesa de Ayuda y el Sistema de Gestión de Documental - SGDA; D) MySQL en varias aplicaciones, un ejemplo es el Sistema de Información del Programa Todos a Aprender - SIPTA; F) Otro, MariaDB el cual en términos de uso no requiere licencia y es usado en el registro del Portal Colombia Aprende. Se adjunta como evidencia las hojas de vida de la aplicaciónes mencionadas y el archivo excel de control de la Oficina de tenología donde están las APP del Ministerio y los gestores de bases de datos que se utilizan. |
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Evidencia:Se adjuntan dos (8) evidencias: 1. a_APP246_LITCEN- Liquidador Impuestos Tributarios Central de Cuentas-V6.pdf 2. a_APP227-RECAUDO ESTAMPILLA RIEL (FASE I)-V6 3. b_APP023 SACES V9.pdf 4. c_APP071-MESA AYUDA-V8.pdf 5. c_APP039 Sistema de Gestión Documental-Correspond-V9.pdf 6. d_APP029 SIPTA V7.pdf 7. f_APP252 REGISTRO PORTAL COLOMBIA APRENDE V7 8. Archivo Excel: InventarioAPPs_V144_20062022 |
GES213 |
El registro administrativo contó con la siguiente documentación: |
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GES213A | Ficha metodológica / Ficha técnica | X |
GES213B | Manuales y/o guías para la recolección de datos | X |
GES213C | Diccionario de la base datos | X |
GES213D | Reglas de validación y consistencia de las bases de datos. | X |
GES213E | Estrategia de difusión de la información del registro administrativo o documentación sobre el acceso a los microdatos (anonimizados y sin anonimizar) | X |
GES213F | Otro. ¿Cuál? | |
GES213G | No cuenta con documentación para los registros administrativos | |
Respuesta:Las tres operaciones estadísticas del MEN contaron con la metodología y la ficha metodológica que dan cuenta de las ocho (8) fases del proceso estadístico acorde con la NTC PE:100 de 2020 y contiene: objetivos, conceptos, variables, metodología para el análisis de contexto, coherencia y comparabilidad y proceso de imputación, entre otros. |
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Evidencia:Se adjuntan (7) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Catalogo de indicadores V2 |
GES214 |
Indique cuáles de los siguientes elementos, incorporó la entidad en la documentación metodológica de sus operaciones estadísticas: |
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GES214A | Objetivo general y específicos | X |
GES214B | Marco normativo | X |
GES214C | Variables | X |
GES214D | Unidades estadísticas | X |
GES214E | Método de recolección o acopio | X |
GES214F | Indicadores | X |
GES214G | Desagregaciones de los resultados | X |
GES214H | Periodo y periodicidad de recolección | X |
GES214I | Otro. ¿Cuál? | |
GES214J | Ninguno de los anteriores | |
Respuesta:Acorde con la NTC PE:1000 de 2020 y con los lineamientos expedidos por el DANE, se elaboró la metodología y la ficha metodológica de las tres operaciones estadísticas, que tienen como base registros administrativos, las cuales contienen entre otros: Diseño estadístico (universo, población objetivo, cobertura, desagregación geográfica y temática), Diseño del proceso de recolección, procesamiento, análisis y difusión de la información, así como la evaluación del proceso. También se contó con el diseño estadístico (universo, población objetivo, cobertura, desagregación geográfica y temática), Diseño del proceso de recolección, procesamiento, análisis y difusión de la información, así como la evaluación del proceso. |
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Evidencia:Se adjuntan (7) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Catalogo de indicadores V2 |
GES215 |
Indique cuáles de los siguientes elementos, incorporó la entidad en la ficha técnica de sus Registros Administrativos: |
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GES215A | Objetivo | X |
GES215B | Marco normativo | X |
GES215C | Unidad de observación | X |
GES215D | Variables | X |
GES215E | Conceptos básicos | X |
GES215F | Metodología para el acopio de los datos | X |
GES215G | Otro. ¿Cuál? | |
GES215H | Ninguno de los anteriores | |
Respuesta:Acorde con la NTC PE:1000 de 2020 y con los lineamientos expedidos por el DANE, se elaboró la metodología y la ficha metodológica de las tres operaciones estadísticas, la cuales contienen entre otros: antecedentes, objetivo general y objetivos específicos, alcance temático, conceptos básicos, indicadores, estándares empleados, fuentes de información y cobertura geográfica. |
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Evidencia:1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Catalogo de indicadores V2 |
GES216 |
¿Qué acciones desarrolló la entidad para atender las necesidades de información misional o estadística identificadas? |
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GES216A | Diseño de un nuevo registro administrativo | |
GES216B | Generación de información estadística a partir de fuentes primarias como censos o muestreos | X |
GES216C | Generación de información estadística a partir de fuentes secundarias como registros administrativos o resultados de operaciones estadísticas | X |
GES216D | Otra. ¿Cuál?: | |
GES216E | No se han desarrollado acciones para atender las necesidades de información misional o estadística | |
Respuesta:La generación de información estadística EPBM se realizó utilizando como fuente primaria el Sistema Integrado de Matrículas SIMAT y para educación superior el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior SNIES.Como fuente secundaria, El MEN contó con 3 operaciones estadísticas que tienen como base registros administrativos con aprovechamiento estadístico: i) Estadísticas de Educación Superior, ii) Matrícula de Educación Preescolar, Básica y Media, y iii) Docentes y Directivos Docentes del Sector Oficial. El proceso estadístico dio como resultados indicadores e información estadística del sector, resultados que fueron publicados en la página web del MEN y en Datos Abiertos. |
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Evidencia:Se adjuntan (11) evidencias:1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Enlace SIMAT 8. Enlace SNIES 9. Enlace estadísticas matrícula EPBM 10. Enlace históricos de matrícula EPBM 11. Enlace SNIES bases consolidadas |