5. Evaluación de Resultados
Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión, FURAG, evidencias de gestión
Actualizado: 13 de abril de 2021
5. 1. Seguimiento y Evaluación
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5.1.1 Sección 1
316. Los indicadores utilizados por la entidad para hacer seguimiento y evaluación de su gestión:
Tipo de Pregunta: única respuesta
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| a. Están documentadas (ficha técnica o documento equivalen) |
X |
| b. Cuentan con un responsable (servidor o área) para su medición |
X |
| c. Son estimados con la periodicidad establecida |
X |
| d. Pueden ser consultados de manera oportuna por los servidores de la entidad |
X |
| e. Son insumos para la toma de decisiones |
X |
| f. Permiten identificar las desviaciones en las metas e implementar acciones para asegurar el logro de los resultados |
X |
| g. Son revisados y mejorados continuamente |
X |
| h. Son de fácil implementación (relación costo beneficio) |
X |
| i. Ninguna de las anteriores |
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| Respuesta |
| El Ministerio de Educación cuenta con un Sistemo Integrado de Gestión a través del cual se operan lo procesos estratégicos, misionales y de apoyo. Cada proceso tiene definido su objetivo, alcance, responsable, indicadores, riesgos, controles y recursos. Anualmente se planifica el proceso de seguieminto a través de la circular de reportes, en la que se incluye el reporte trimestral de indicadores. A través del Comité Institucional de Gestión y Desempeño se hace seguimiento trimestral al comportamiento de los indicadores para establecer desviaciones y oportunidades de mejora y se publica un informe de resultados en la intranet para consulta de todos los colaboradores.En la revisión por la dirección la alta dirección toma decisiones con base a los informes de desempeño institucional. Se aduntan cinco (5) documentos como evidencia: 1. Circular 8 de 2020 con la planeación del esquema de seguimiento al desemepeño. 2. Circular 28 de 2020 con la actualizaciónplaneación del esquema de seguimiento al desemepeño. 3. Acta de revisión por la Dirección 2020. 4. Consolidado de Informe de Indicadores 2020. 5. Manual de Indicadores del Sistema Integrado de Gestión. 6. Caracterización de Indicadores del SIG 2020 |
| Evidencia |
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1. Circular 8 de 2020 con la planeación del esquema de seguimiento al desemepeño.
2. Circular 28 de 2020 con la actualizaciónplaneación del esquema de seguimiento al desempeño.
3. Acta de revisión por la Dirección 2020.
4. Consolidado de Informe de Indicadores 2020.
5. Manual de Indicadores del Sistema Integrado de Gestión.
6. Caracterización de Indicadores del SIG 2020
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317. El área o responsable de consolidar y analizar los resultados de los indicadores de la gestión institucional de la entidad:
Tipo de Pregunta: múltiple respuesta
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| a. Presentó al equipo directivo informes periódicos |
X |
| b. Generó alertas oportunas al equipo directivo para la toma de decisiones |
X |
| c. Hizo recomendaciones al equipo directivo |
X |
| d. Presenta los resultados a la ciudadanía |
X |
| e. No se ha establecido área ni responsable para tal efecto |
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| Respuesta |
| La Subdirección de Desarrollo Organizacional le presentó al equipo directivo informes informes trimestrales sobre el desempeño institucional como consta en la actas, en especial en la Revisión por la Dirección, el cual se publica en el página web para consulta de la ciudadanía. Adicionalmente, en el portal educacionrindecuentas.mineducacion.gov.co se publica información de los avances en las metas institucionales. Se adjunta como evidencia: 1. Acta de la revisión por la dirección y 2. El consolidado de los informes trimestrales 2020 de indicadores de desempeño por dependencia que se llevan al Comité Institucional de Gestión y Desempeño. 3. Memoria de la planeación estratégica en la que se revisan rutas críticas para la mejora de los indicadores. La ciudadanía tiene acceso a esta información a través del link de transparencia en el cual se publica, además del informe de avance en el plan de acción, los informes de auditoría interna y externa. En 2020 se puso en producción el portal educacionrindecuentas.mineducacion.gov.co a través del cual se informa el avance en el cumplimiento de las metas del Plan Nacional de Desarrollo. Se adjunta también el informe de la Procuraduría sobre el cumplimiento a la normatividad sobre Transparencia y Acceso a la Información. |
| Evidencia |
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1. Memoria planeación Estratégica febrero 2020.
2. Memoria planeación Estratégica julio-agosto 2020
3. Acta de Revisión por la Dirección 2020
4. Informe Auditoría de Icontec 5. Incluir Decreto PTA
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318. A partir del análisis de los indicadores de la gestión institucional, el equipo directivo:
Tipo de Pregunta: múltiple respuesta
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| a. Identifica puntos fuertes y puntos de mejora |
X |
| b. Define acciones de intervención para asegurar los resultados |
X |
| c. Ajusta los procesos que intervienen en el logro de los resultados |
X |
| d. Reorganiza equipos de trabajo y/o recursos para asegurar los resultados |
X |
| e. No hace seguimiento a los indicadores de gestión institucional |
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| Respuesta |
| a. b. c. d. La alta dirección, a partir de los resultados del desempeño organizacional toma decisiones para asegurar los resultados, como se evidencia en la memoria de las jornadas de planeación estratégica realizadas al inicio del segundo semestre de 2020 que se aporta como evidencia, en el acta de revisión por la dirección y en el informe de la auditoría de seguimiento de ICONTEC en el que se resalta fortalezas en los mecanismos de seguimiento. |
| Evidencia |
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1. Memoria planeación Estratégica febrero 2020.
2. Memoria planeación Estratégica julio-agosto 2020
3. Acta de Revisión por la Dirección 2020
4. Informe Auditoría de Icontec 5. Incluir Decreto PTA
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319. Cuáles de las siguientes instancias de la entidad llevan a cabo actividades de gestión de riesgos de acuerdo con el ámbito de sus competencias:
Tipo de Pregunta: múltiple respuesta
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| a. La alta dirección |
X |
| b. El Comité de Coordinación de Control Interno |
X |
| c. Los líderes de procesos, programas o proyectos |
X |
d. Los cargos que lideran de manera transversal temas estratégicos de gestión tales como jefes de
planeación, financieros, contratación, TI, servicio al ciudadano, líderes de otros sistemas de gestión,
comités de riesgos, entre otros |
X |
| e. Jefes de Control Interno o quien haga sus veces |
X |
| Respuesta |
| En el Ministerio de Educación la Alta Dirección hace seguimiento a los riesgos desde los ejercicios de planeación estratégica, también desde el comité de control interno, desde el Comité Institucional de Gestión y desempeño y desde los reportes trimestrales a los que les hace seguimiento la Oficina de Control Interno. Se adjunta como evidencia de los informes de estas instancias: 1. Memoria de la planeación estratégica de julio-agosto 2020. 2. Acta de Revición por la Dirección 2020. 3. Acta del Comité de Control Interno. 4. Informe anual de Riesgos 2020.5. Guía para la Administración del Riesgo del SIG. 6. Manual del Usuario del módulo de Riesgos del SIG. 7. Resolución SIG en la que se incluye la mitigación de los riesgos como uno de los objetivos del SIG. 8. Memorias de la Capacitación a los Directivos en Pensamiento basado en riesgos |
| Evidencia |
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1. Memoria de la planeación estratégica de julio-agosto 2020.
2. Acta de Revisión por la Dirección 2020.
3. Acta del Comité de Control Interno.
4. Informe anual de Riesgos 2020.
5. Guía para la Administración del Riesgo de SIG.
6. Manual del usuario del módulo de Riesgos del SIG.
7. Resolución del SIG.
8. Memorias de la Capacitación a los Directivos en Pensamiento basado en riesgos
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320. ¿La entidad logró los resultados definidos en su planeación?
Tipo de Pregunta: única respuesta
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| a. Si, y cuenta con las evidencias: |
X |
| b. Parcialmente, y cuenta con las evidencias: |
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| c. No |
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| d. No se realizó evaluación de los resultados institucionales |
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| Respuesta |
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Se adjunta:
1. el consolidado de informes del cumplimiento de las metas del plan de acción y
2. el informe anual de gestión 2020
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| Evidencia |
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1. el consolidado de informes del cumplimiento de las metas del plan de acción y
2. el informe anual de gestión 2020
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321. Con ocasión de la situación de emergencia sanitaria por Covid 19 ¿los planes, programas y proyectos de la entidad se vieron afectados en su desarrollo?
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| Respuesta |
| Los planes, programas y proyectos de la entidad se vieron afecados en su desarrollo y se tomaron las medidas alternativas para su ejecución que se describen en los seguimientos mensuales reportados por las dependencias ejecutoras en el plan de acción insititucional. |
| Evidencia |
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1. Seguimento Plan de acción institucional cuarto trimestre 2020
2. Informe de gestión anual 2020
3. Modificaciones a la resolución 001 traslados de recursos
4. Documento estratégico de planeación
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322. El impacto en el desarrollo de los planes, programas o proyectos se dio en:
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| a. Logro de resultados o cumplimiento de metas |
X |
| b. Gestión Presupuestal |
X |
| c. Gestión Contractual |
X |
| d. Entrega de bienes y servicios a los grupos de valor |
X |
| e. Cumplimiento de las política de gestión y desempeño |
X |
| f. Planes de Mejoramiento |
X |
| g. Otro. ¿Cuál? |
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| Respuesta |
| El impacto ocasionado por la emergencia por COVID-19 se dio en el cumplimiento de las metas, en la gestión presupuestal y contractual. Como medidas de mitigación del impacto, se realizaron traslados y reasignaciones de recursos presupuestales que permitieran retomar la entrega de bienes y servicios a los grupos de valor, en este sentido se implementaron medios alternativos virtuales para la prestación del servicio educativo, con el debido acompañamiento a las secretarías de educación y actores de la comunidad educativa. Así mismo, en la implementación de las acciones asociadas las políticas de gestión y desempeño, se realizaron ajustes orientados a garantizar en las nuevas condiciones la movilización de las políticas con la incorporación e implementación de estrategias de gestión del cambio dirigidas a los servidores públicos de la entidad y del sector que permitieran dar respuesta a las necesidades impuestas en el marco de la pandemia, y de esta manera incorporar estrategias dirigidas hacia el bienestar de los servidores para garantizar el cumplimiento de los resultados sectoriales e institucionales. En consecuencia, a través del plan de acción institucional se priorizaron acciones para movilizar la implementación de políticas y la entrega de los servicios educativos; igualmente en los planes de mejoramiento del desarrollo de los procesos se identificaron oportunidades de mejora para garantizar el logro de los resultados. |
| Evidencia |
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1. Seguimiento Plan de acción institucional cuarto trimestre 2020
2. Informe de gestión anual 2020
3. Modificaciones a la resolución 001 traslados de recursos
4. Link seguimiento plan de mejoramiento: https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-institucionales/Modelo-Integrado-de-Planeacion-y-Gestion/368800:Planes-de-Mejoramiento 5. Documento estratégico de planeación
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323. ¿La entidad generó acciones en respuesta a la pandemia por Covid 19, que contribuyeron a
mejorar su gestión o el cumplimiento de los planes, programas y proyectos?
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| a. Sí, describa cuáles: |
X |
| b. No |
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| Respuesta |
| El Ministerio desarrolló acciones de respuesta ante la pandemia para la educación inicial, preescolar, basica y media y educación superior y educación para el trabajo y el desarrollo humano que se pueden detallar en la parte III el informe de gestión anual 2020. |
| Evidencia |
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1. Informe de gestión anual 2020
2. Documento estratégico de planeación
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