5. Información y Comunicación | Ministerio de Educación Nacional

5. Información y Comunicación

Actualizado: 25 de julio de 2023

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5.1. Gestión Documental

GDO200	Frente al proceso de planeación de la función archivística, la entidad:
GDO200A	Actualizó el Plan Institucional de Archivos - PINAR	X
GDO200B	Incluyó actividades de gestión documental en la planeación estratégicaC	X
GDO200C	Publicó en el sitio web el Plan Institucional de Archivos - PINAR	X
GDO200E	No tiene actividades planeadas
Respuesta: A,B,C El Ministerio dentro del proceso de planeación realizó la actualización del Plan Institucional de Archivos actualizado en 2022 el fue aprobado por Comite de Gestión y Desempeño el dia 28 de enero el cual fue publciado en el LInk de transparencia dando cumplimiento a la normatividad, también inlcluyó actividades realcionadas con la gestión documental en el plan de Acción Institucional.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjunta como Evidencia 1. Acta comité asincronico 2. Plan Institucional de Archivo 3. Plan de Acción Institucional

GDO201	¿La entidad realizó durante la vigencia evaluada un Diagnóstico Integral de Archivo, el cual incluye, los aspectos archivísticos, de administración, conservación, infraestructura y tecnología?
GDO201A	Si, y cuenta con las evidencias:	X
GDO201B	Parcialmente, y cuenta con las evidencias:
GDO201C	No
Respuesta: A. El Ministerio en la vigencia anterior implementó proyectos, resultantes del diagnóstico realizado en 2020, a través de los proyectos del PINAR 2022, el cual fue aprobado en el Comité de GestiónInstitucional de Gestión y Desempeño. Con base en los resultados en la vigencia evaluada se proyectó el PINAR del 2023, con el fin de cerrar las brechas y aumentar la madurez de la implementación de la política de Gestión Documental.
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia 1. Acta comité asincronico 2. Plan Institucional de Archivo

GDO202	¿La entidad realizó seguimiento y control al Diagnóstico Integral de Archivo de acuerdo con las herramientas de medición y evaluación previstas?
GDO202A	Si, y cuenta con las evidencias:	X
GDO202B	Parcialmente, y cuenta con las evidencias:
GDO202C	No
Respuesta: A El Ministerio en la vigencia anterior implementó proyectos, resultantes del diagnostico realizado en 2020, a traves de los proyectos del PINAR 2022. El 17 de noviembre de 2022, se realizó sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con el fin hacer seguimiento a los planes institucionales 2022, con corte a tercer trimestre, que permiten la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, dentre de lo cual se encontró la Política de Gestión Documental a cargo de la Unidad de Atención al Ciudadano.
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como evidencia 1. Plan Institucional de Archivo

GDO203	Frente al Programa de Gestión Documental - PGD, ¿qué acciones ha realizado la entidad?
GDO203A	Lo aprobó y cuenta con las evidencias:	X
GDO203B	Incorporó los lineamientos de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final	X
GDO203C	Incluyó los programas específicos de acuerdo con los resultados del Diagnóstico Integral de Archivos	X
GDO203D	Realizó monitoreo y evaluación al cumplimiento de sus acciones y cuenta con las evidencias:	X
GDO203E	No tiene Programa de Gestión Documental
Respuesta: A,B,C,D El Ministerio de Educación Nacional (MEN) cuenta con el Programa de Gestión Documental - PGD, incorporando procesos archivístico en caminados hacia la planificación, identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, también incluyó todos los programas específicos realizando monitoreo a las acciones y actividades planteadas Este instrumento fue aprobado mediante Resolución 9216 de 2019 y se encuentra vigente hasta el 2024. El 17 de noviembre de 2022, se realizó sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con el fin hacer seguimiento a los planes institucionales 2022, con corte a tercer trimestre, que permiten la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, dentro de lo cual se encontró la Política de Gestión Documental a cargo de la Unidad de Atención al Ciudadano. Como evidencia se adjuntan las Actas de aprobación del comité institucional de Gestión y desempeño, Programa de Gestión Documental y Resolución 9216 de 20199
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjunta como evidencia: 1. Programa de Gestión Documental 2. Resolución 9216 de 2019 3. Acta comité Institucional 17-11-2022

GDO204	Respecto de la Política de Gestión Documental la entidad:
GDO204A	La formuló y fue aprobada por el Comité Interno de Archivo o Comité Institucional de Gestión y Desempeño	X
GDO204B	Se evidenció el compromiso desde la alta dirección con la política	X
GDO204C	Realizó seguimiento y control de acuerdo con las herramientas de medición y evaluación previstas por la alta dirección	X
GDO204D	No cuenta con Política de Gestión Documental
Respuesta: A,B,C El Ministerio de Educación, cuenta con Política de Gestión Documental, la cual fue aprobada Resolución No 10491 de 03 de octubre de 2019., evidenciando el compromiso de la alta dirección, para realizar el seguimiento y control cuenta con la guía de implementación de política. Asimismo, el 17 de noviembre de 2022, se realizó sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con el fin hacer seguimiento a los planes institucionales 2022, con corte a tercer trimestre, que permiten la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, dentro de lo cual se encontró la Política de Gestión Documental a cargo de la Unidad de Atención al Ciudadano.
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como evidencia: 1. Resolución 10491 de 2019 2. Guía de Implementación de política 3. Acta comité Institucional 17-11-2022

GDO205	Dentro de la planeación estratégica y operativa de la vigencia evaluada, ¿para cuáles de los siguientes instrumentos archivísticos la entidad incluyó recursos presupuestales para su elaboración o actualización? Especifique el monto en pesos:
GDO205A	Plan Institucional de Archivos	X
GDO205B	Programa de Gestión Documental	X
GDO205C	Manual del Sistema Integrado de Conservación	X
GDO205D	Banco Terminológico:	X
GDO205E	Modelo de Requisitos de Documentos Electrónicos de Archivo:	X
GDO205F	Tablas de Retención Documental - TRD:	X
GDO205G	Tablas de Valoración Documental - TVD:	X
GDO205H	Inventarios Documentales:	X
GDO205I	Ninguna de las anteriores
Respuesta: A y B El Ministerio de Educación para la implementación de los proyectos del Plan institucional de Archivos y el Programa de Gestión Documental incluyó dentro de su presupuesto el valor de $5.627.269.357 Respuesta C El Ministerio para la implementación del Sistema Integrado de Conservación, tiene un contrato de outsourcing con el fin de realizar todos los programas establecidos en el plan de conservación para la vigencia 2026 se presupuestaron $3.239.885.106 Respuesta D,E y F El Ministerio para la actualización del Banco terminológico, las Tablas de Retención Documental, el Modelo de requisitos electrónicos con contrato un profesional archivista por prestación de servicios, valor vigencia 2022 $46.341.346 Respuesta G El Ministerio de Educación para la implementación de las Tablas de Valoración Documental incluyó los proyectos del Plan institucional de Archivos por valor de 2.489.458.5140 Respuesta H El Ministerio para la implementación del Sistema Integrado de Conservación, tiene un contrato de outsourcing con el fin de realizar todos los programas establecidos en el plan de conservación para la vigencia 2026 se presupuestaron $3.239.885.106
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Plan Institucional de Archivos 2. Contrato de Outsourcing 3. Contrato Profesional OPS 4. Contrato Prestación de servicios Archivo General de la Nación 5. Contrato de Outsourcing

GDO206	¿La entidad ha vinculado al personal de gestión documental conforme a las competencias específicas contempladas en la Resolución 629 de 2018 de Función Pública?
GDO206A	Si, y cuenta con las evidencias:	X
GDO206B	No
Respuesta: A. El Ministerio de Educación, cuenta con personal con competencias específicas para los empleos con funciones de archivista; para la vigencia 2022 se conto con un equipo de 5 profesionales archivistas asi: 1 coordinador de gestión Documental de planta 2 Contratistas OPS 2 Contratistas por outsourcing
Evidencia: Documentos Relacionados Se Ajunta como Evidencia: 1. Resolución de Nombramiento Coordinadora Grupo de Gestión Documental 2. Contratos OPS 3. Contrato outsourcing

GDO207	¿La entidad tiene asignados los espacios físicos suficientes para el funcionamiento de sus archivos, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas existentes?
GDO207A	Si, y cuenta con las evidencias:	X
GDO207B	No
Respuesta: A. El Ministerio de Educación, tiene tercerizados los servicios de custodia de archivo de gestión y central, donde las bodegas cumplen con las especificaciones técnicas existentes.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjunta como Evidencia: 1. Contrato Outsourcing

GDO208	La entidad incluye en su presupuesto rubros para:
GDO208A	Custodia y administración	X
GDO208B	Infraestructura física	X
GDO208C	Infraestructura tecnológica	X
GDO208D	Talento humano destinado a la gestión documental	X
GDO208E	Ninguna de las anteriores
Respuesta: Respuesta A El Ministerio de Educación incluyó en su presupuesto rubros para la custodia y administración; para lo cual tiene tercerizados los servicios de custodia de archivo de gestión y central, a través del contrato 2815422 de 2021. El total asignado para el 2022 fue $3.239.885.106 Respuesta B El Ministerio de Educación incluyó en su presupuesto rubros para la infraestructura física; para lo cual tiene tercerizados los servicios de custodia de archivo de gestión y central, a través del contrato 2815422 de 2021. El total asignado para el 2022 fue $3.239.885.106 Respuesta C El Ministerio de Educación incluyó en su presupuesto rubros para la infraestructura tecnológica; para lo cual tiene el contrato para la actualización, mejoras del SGDEA a través del contrato 3397194 de 2022. El total asignado para el 2022 fue $1.756.375.602 Respuesta D El Ministerio de Educación Nacional incluyó dentro de su presupuesto rubros para la contratación de 5 Profesionales por OPS para el Grupo de Gestión Documental. El total asignado para el 2022 fue $154.608.187
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Contrato Outsorcing 2. Contrato Empresa SGDEA 3. Contratos OPS

GDO209	¿La entidad articuló los temas de gestión documental con el Plan Institucional de Capacitación?
GDO209A	Sí, y cuenta con las evidencias:	X
GDO209B	No, el Plan de Capacitación Institucional no incluyó temas en gestión documental
Respuesta: A El Ministerio de Educación realizó la socialización del Plan de Capaciacitación Institucional PIC- con tematicas de la Unidad de Atencion al Ciudadano se publicó a través de comunicación interna el dia 19 de mayo Conozcan el cronograma que el Plan de 🙋Capacitación Institucional -PIC tiene para participar en las temáticas de la Unidad de Atención al Ciudadano 🙋
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adunta como evidencia: 1. Plan Institucional de Capacitación 2. Pieza comunicativa socialización del Plan Institucional d 3 Capacitación

GDO210	Respecto a las condiciones de trabajo del personal de archivo, la entidad:
GDO210A	Identificó los riesgos laborales acordes con las diferentes actividades ejecutadas en el área de archivo	X
GDO210B	Articuló los riesgos identificados con las actividades ejecutadas en el área de archivo con el Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo	X
GDO210C	Suministró los elementos de protección personal para las actividades ejecutadas en el área de archivo	X
GDO210D	Contó con el mobiliario e infraestructura para el personal que ejecuta las actividades en el área de archivo y de gestión documental	X
GDO210E	Ninguna de las anteriores
Respuesta: Respuesta A,B El Ministerio de Educación cuenta con Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo 2022, en dicho documento identificó y articuló las actividades ejecutadas en el área de archivo. Respuesta C El Ministerio de Educación suministró los elementos de protección personal para las actividades ejecutadas en el área de archivo. Respuesta D El Ministerio de Educación contó con el mobiliario e infraestructura para el personal que ejecuta las actividades en el área de archivo y de gestión documental, el cual se tiene contemplado en el contrato del outsourcing.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjunta como Evidencia: 1. Plan de Seguridad 2. Planilla de relación de entrega de elementos de cuidado personal 3. Contrato Outsorcing

GDO211	Con respecto a la Tabla de Retención Documental - TRD, la entidad:
GDO211A	La elaboró	X
GDO211B	La aprobó el Comité interno de archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces	X
GDO211C	Analizó si cuenta con series y subseries documentales de los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, para su protección	X
GDO211D	Identificó en las TRD los documentos audiovisuales (video, audio, fotográficos) en cualquier soporte y medio (análogo, digital, electrónico) que hacen parte de las series y subseries documentales	X
GDO211E	Tramitó el proceso de convalidación ante el órgano competente	X
GDO211F	Obtuvo el Certificado de convalidación por el órgano competente	X
GDO211G	La implementó para la organIzación de sus archivos de gestión y central	X
GDO211I	La publicó en el sitio web de la entidad en la sección de transparencia	X
GDO211J	La inscribió en el Registro Único de series documentales	X
GDO211K	No tiene TRD
Respuesta: Respuesta A El Ministerio de Educación Nacional, actualizó las Tablas de Retención Documental Versión 3, las cuales reflejan la estructura orgánica vigente según el decreto 5012 de 2009 de la entidad. Respuesta B El Ministerio de Educación Nacional, actualizó las Tablas de Retención Documental versión 3. Una vez fueron avaladas por los productores documentales en cada área, se presentaron al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, instancia que las aprobó mediante acta de reunión el día 27 de febrero de 2020. Respuesta C El Ministerio de educación Nacional, cuenta con series y subseries documentales de los archivos de derechos humanos Informes de seguimiento a traslados de docentes Informes de seguimiento a los programas de atención vulnerable Planes para la atención de población vulnerable Respuesta D El Ministerio de Educación Nacional, actualizó las Tablas de Retención Documental versión 3 , las cuales reflejan la estructura orgánica vigente según el decreto 5012 de 2009 de la entidad, identificando Identificó en las TRD los documentos audiovisuales (video, audio, fotográficos) en cualquier soporte y medio (análogo, digital, electrónico) que hacen parte de las series y subseries documentales Respuesta E El Ministerio de Educación envió al Archivo General de la Nación la propuesta de Tablas de Retención actualizadas de acuerdo con la normatividad vigente, para evaluación y aprobación mediante comunicación oficial 2020-EE-063897 Respuesta F El Archivo General de la Nación aprobó y convalidó las Tablas de Retención documental actualizadas de acuerdo con la normatividad vigente, para evaluación y aprobación mediante Certificado de aprobación, convalidación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales bajo el siguiente número: TRD-301. Respuesta G El Ministerio de Educación Nacional, adopto las Tablas de Retención Documental mediante resolución 5220 de 2021, de la cual se implementó desde la vigencia 2021. Respuesta I El Ministerio de Educación Nacional, actualizó las Tablas de Retención Documental versión 3, las cuales reflejan la estructura orgánica vigente de la entidad; las cuales se encuentra publicado en la página web del Ministerio link de transparencia. Respuesta J El Archivo General de la Nación aprobó y convalidó las Tablas de retención documental actualizadas de acuerdo con la normatividad vigente, para evaluación y aprobación mediante Certificado de aprobación, convalidación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales bajo el siguiente número: TRD-301.
Evidencia: Documentos Relacionados

GDO212	¿Durante la vigencia evaluada la entidad realizó transferencias primarias de acuerdo con la Tabla de Retención Documental?
GDO212A	Si, cuenta con cronograma de transferencias y tiene la evidencia:	X
GDO212B	No ha realizado transferencias
Respuesta: A El Ministerio de Educación Nacional, durante la vigencia 2022 realizó 16 transferencias primarias del archivo de gestíon al central, de 2564 cajas y 24628 carpetas.
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Actas de trasferencia 2. Inventarios

GDO213	La totalidad de las dependencias de la entidad tienen inventariada la documentación de sus archivos de gestión en el Formato Único de Inventario Documental - FUID:
GDO213A	En menos del 30%
GDO213B	Entre el 30% y 59%
GDO2137C	Entre el 60% y 89%
GDO213D	El 90% o más	X
GDO213F	No tiene inventario
Respuesta: D. El Ministerio de Educación Nacional, cuenta con los inventarios documentales de todos los archivos de gestión en el Formato unico de Inventario documental.
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Invetarios Documentales

GDO214	La entidad tiene inventariada la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental - FUID:
GDO214A	En menos del 30%
GDO214B	Entre el 30% y 59%
GDO214C	Entre el 60% y 89%
GDO214D	El 90% o más	X
GDO214F	No tiene inventario
Respuesta: D. El Ministerio de Educación Nacional, cuenta con los inventarios documentales pertenecientes al archivo central en un 100%.
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como evidencia: 1. Inventarios Documentales

GDO215	¿La entidad ha realizado transferencias documentales secundarias?
GDO215A	Sí, conforme al Plan de Transferencias Documentales Secundarias, y cuenta con las evidencias:	X
GDO215B	No ha realizado transferencias documentales secundarias
Respuesta: A. El Ministerio de Educación realizó transferencia secundaria el dia 07 de diciembre de 2015, de 1788 cajas al archivo general de la Nación
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1.Acta de trasnferencia

GDO216	La transferencia documental secundaria se efectuó a:
GDO216A	Al Archivo General de la Nación - AGN	X
GDO216B	Al Archivo General Departamental
GDO216C	Al Archivo General Distrital
GDO216D	Al Archivo General Municipal
GDO216E	A la cabeza de sector
Respuesta: A. El Ministerio de Educación realizó transferencia secundaria el dia 07 de diciembre de 2015, de 1788 cajas al archivo general de la Nación
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Acta de Transferencia

GDO217	Para la transferencia documental secundaria, ¿elaboró la base de datos con la descripción documental basada en la ISAD-G?
GDO217A	Sí, y cuenta con las evidencias:
GDO217B	No se efectuó ningún proceso de descripción conforme a la ISAD-G	X
Respuesta: B. El Ministerio de Educación en la vigencia 2015, no se elaboraba el inventario bajo la descripción documental basada en la ISAD-G, se realizó transferencia secundaria el dia 07 de diciembre de 2015, de 1788 cajas al archivo general de la Nación
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Acta de Transferencia documental

GDO218	¿La entidad ha realizado eliminación documental?
GDO218A	Sí, y cuenta con las evidencias:	X
GDO218B	No realizó eliminación documental durante la vigencia evaluada
GDO218C	No aplica por el poco tiempo de creación de la entidad
Respuesta: A. El Ministerio de Educación realizó eliminación documental de 511 unidades de conservación, de conformidad con la aplicación de las Tablas de Retención Documental el día 13 de octubre de 2022.
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como evidencia: 1.Acta de Eliminación Documental 2. Acta de Invenatrios

GDO219	Frente a la eliminación documental
GDO219A	Se efectuó aplicando TVD (Tabla de Valoración Documental)
GDO219B	Se efectuó aplicando TRD (Tablas de Retención Documental)	X
GDO219C	No aplicó ningún criterio técnico
Respuesta: B. El Ministerio de Educación realizó eliminación documental de 511 unidades de conservación, de conformidad con la aplicación de las Tablas de Retención Documental el día 13 de octubre de 2022.
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como evidencia: 1.Acta de Eliminación Documental 2. Acta de Invenatrios

GDO220	Frente a la Descripción Documental, la entidad durante la vigencia evaluada:
GDO220A	Elaboró el Formato Único de Inventario Documental - FUID para la descripción de las unidades documentales en las oficinas de gestión	X
GDO220B	Elaboró las hojas de control para las unidades documentales complejas o expedientes, en las oficinas de gestión	X
GDO220C	Elaboró catálogos e índices para las series y subseries documentales de conservación total	X
GDO220D	Cuenta con los inventarios de las series documentales relacionadas con derechos humanos	X
GDO220E	No realizó procesos de descripción
Respuesta: A, B, C y D El Ministerio de Educación Nacional, cuenta con los inventarios documentales de todos los archivos de gestión en el Formato único de Inventario documental, asimismo realizó actualización de hojas de control para los expedientes compuestos (contratos, Historias laborales; investigaciones administrativas, Investigaciones disciplinarias), así como índices para la serie resoluciones en el SGDEA
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Hojas de control 2. Inventarios Documentales 3. Indices Documentales

GDO221	¿Qué acciones realizó la entidad para organizar el Fondo Documental Acumulado -FDA durante la vigencia evaluada?
GDO221A	Elaboró el inventario del Fondo Documental Acumulado
GDO221B	Elaboró y aprobó las Tablas de Valoración Documental - TVD
GDO221C	Tramitó el proceso de convalidación de las Tablas de Valoración Documental - TVD
GDO221D	Obtuvo el Certificado de convalidación por el órgano competente
GDO221E	Implementó las Tablas de Valoración Documental - TVD
GDO221F	Publicó las Tablas de Valoración Documental - TVD en la página web
GDO221G	Ninguna de las anteriores
GDO221H	No tiene Fondos Documentales Acumulados -FDA	X
Respuesta: El Ministerio de Educación Nacional, no cuenta con Fondos Acumulados, tendiendo en cuenta que el archivo central de la Entidad cuenta con los archivos dispuestos en cajas de archivo y con inventarios documentales en un 100%.
Evidencia: Documentos Relacionados Se ajdunta como Evidencia: 1. Los Invenatrios Documentales del Archivo Central 2. Resolución de adopcipin d las Tablas de Valoración Documental 3. Tablas de Valoración Documenal

GDO222	Con respecto al documento Sistema Integrado de Conservación - SIC, la entidad:
GDO222A	Elaboró el Sistema Integrado de Conservación - SIC	X
GDO222B	Lo aprobó el Comité Interno de Archivo, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces	X
GDO222C	Lo implementó	X
GDO222D	Lo publicó en su sitio web oficial en la sección de "Transparencia y acceso a información pública"	X
GDO222F	No tiene SIC
Respuesta: A, B, C, D El Ministerio de Educación Nacional, actualizó para la vigencia 2022, el documento del Sistema Integrado de Conservación - SIC, conformado por los Planes de conservación documental y preservación digital a largo plazo, los cuales fueron aprobados en el Comité de Gestión y Desempeño del 28 de enero de 2022. De igual manera, implementó las actividades descritas en los Planes de conservación documental y preservación digital a largo plazo, el 17 de noviembre de 2022, se realizó sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con el fin hacer seguimiento a los planes institucionales 2022, con corte a tercer trimestre, que permiten la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, dentro de lo cual se encontró la Política de Gestión Documental a cargo de la Unidad de Atención al Ciudadano. Finalmente, lo publicó el documento del Sistema Integrado de Conservación - SIC, conformado por los Planes de conservación documental y preservación digital a largo plazo en la página web del Ministerio link de transparencia.
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Acta de Comité Asincronico 2. Plan de Preservación Digital 3. Plan de Conservación Documental 4. Acta comité seguimento 17-11-2022

GDO223	El sistema Integrado de Conservación incluye:
GDO223A	Plan de conservación documental	X
GDO223B	Plan de preservación digital a largo plazo	X
Respuesta: A y B El Ministerio de Educación Nacional, actualizó para la vigencia 2022, el documento del Sistema Integrado de Conservación - SIC, conformado por los Planes de conservación documental y preservación digital a largo plazo
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjunta como evidencia: 1. Plan de Conservación Dcumental 2. Plan de Preservción digital

GDO224	Frente a la conservación documental de los soportes físicos, la entidad durante la vigencia evaluada:
GDO224A	Realizó capacitación y sensibilización en referencia a la conservación documental (Cronograma)	X
GDO224B	Realizó mantenimiento a los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas (reparación locativa, limpieza)	X
GDO224C	Realizó saneamiento ambiental de áreas de archivo (fumigación, desinfección, desratización, desinsectación)	X
GDO224D	Realizó monitoreo y control (con equipos de medición) de las condiciones ambientales	X
GDO224E	Realizó almacenamiento y re-almacenamiento en unidades adecuadas (cajas, carpetas, estantería)	X
GDO224F	Realizó actividades de prevención de emergencias y atención de desastres en archivos	X
GDO224G	No realizó actividades de conservación documental de los soportes físicos
GDO224H	Los documentos presentan situación de riesgo ocasionada por fenómenos naturales
GDO224I	Los documentos presentan situación de riesgo ocasionada por otras razones. Especifique cuáles
Respuesta: A, B, C, D, E y F Los días 21, 25 y 28 de abril se realizaron jornadas de capacitación y sensibilización a 164 personas del grupo tercerizado de Procesos y Servicios quienes son los encargados de administrar los archivos de gestión, en los aspectos de conservación, manipulación y sistemas de almacenamiento. El Ministerio de Educación Nacional, a través del outsourcing de archivos realiza mensualmente mantenimiento a los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas (reparación locativa, limpieza) donde se conservan los archivos. El Ministerio de Educación Nacional, a través del outsourcing de archivos realiza mensualmente saneamiento ambiental de áreas de archivo (fumigación, desinfección, desratización, desinsectación). El Ministerio de Educación Nacional, a través del outsourcing de archivos realiza mensualmente monitoreo y control (con equipos de medición) de condiciones ambientales en las áreas de archivo. El Ministerio de Educación Nacional, realizó mensualmente revisiones al recambio de cajas realizado por el outsourcing de archivos, a las cajas que se encuentran deterioradas. El Ministerio de Educación cuenta con Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo 2022
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Registro de asistencia 2. Presentación 3. Actas de limpieza 4. Informes de Monitoreo 5. Registro fotográfico 6. Listado de Cajas 7. Plan de Seguridad

GDO225	¿La entidad cuenta con documentos electrónicos?
GDO225A	Sí	X
GDO225B	No
Respuesta: A. El Ministerio de Educación Nacional, cuenta con documentos electrónicos generados de los sistemas de Certificaciones de legalizaciones y certificados de convalidaciones, donde se realizó interoperabilidad.
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Cerrificado de Legalización

GDO226	Frente a la gestión de documentos electrónicos en los procesos, procedimientos, trámites o servicios, la entidad durante la vigencia evaluada
GDO226A	Identificó los documentos electrónicos que hacen parte del flujo documental en desarrollo de los procesos, procedimientos, trámites y servicios	X
GDO226B	Definió esquemas de validación y metadatos, para los documentos electrónicos en los procesos, procedimientos, trámites o servicios automatizados	X
GDO226C	Elaboró el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos	X
GDO226D	Ninguna de las anteriores
Respuesta: A, B, C El Ministerio de Educación elaboró el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos en el cual se identificó los documentos electrónicos que hacen parte del flujo documental en desarrollo de los procesos, procedimientos, trámites y servicios y definió esquemas de validación y metadatos, para los documentos electrónicos en los procesos, procedimientos, trámites o servicios automatizados; con base en dicho documento se parametrizó, personalizó y configuró el SGDEA. Lo anterior, queda registrado en el documento "Requerimientos Funcionales - Descripción de Alto Nivel"
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Modelo de requisitos 2. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

GDO227	Con relación al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -SGDEA, la entidad:
GDO227A	Cuenta con un SGDEA para la administración, trámite y preservación de sus expedientes y documentos electrónicos que responde a las necesidades de la entidad y sus instrumentos archivísticos	X
GDO227B	Se encuentra en proceso de implementación de un SGDEA de acuerdo con el análisis organizacional, normativo, tecnológico y documental y el modelo de requisitos
GDO227C	Generó o tramitó documentos electrónicos, pero carece de un Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo - SGDEA
GDO227D	La entidad no tiene prevista la implementación de un SGDEA
Respuesta: A . El Ministerio de Educación definio el Modelo de Requisitos de gestión de documentos electrónicos en la vigencia 2020, con el cual se parametrizó, personalizó y configuró el SGDEA.
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos 1.Requerimientos Funcionales

GDO228	Con relación al proceso de digitalización de documentos de archivo, la entidad:
GDO228A	No se efectúan procesos de digitalización
GDO228B	Ejecutó actividades de digitalización sin tener en cuenta lo dispuesto en los instrumentos archivísticos
GDO228C	Contó con procedimientos básicos como alistamiento, escaneo y control de calidad, documentados para el desarrollo de actividades de digitalización
GDO228D	Registró en el Programa de Reprografía del Programa de Gestión Documental, los procesos de digitalización conforme a la disposición final de los documentos	X
Respuesta: D. El Ministerio de Educación desarrolló el Programa de Reprografía, de acuerdo con los procesos de digitalización conforme a la disposición final de los documentos
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como Evidencia: 1. Subprograma de reprografía

GDO229	Para el almacenamiento de los documentos que se gestionan a través del Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo - SGDEA, la entidad cuenta con
GDO229A	Sistema de Preservación Digital	X
GDO229B	Almacenamiento en la nube	X
GDO229C	Repositorios digitales	X
Respuesta: A, B y C El Ministerio cuenta con el procedimiento mediante el cual se identifican amenazas, se deciden acciones o estrategias a implementar y se controla la aplicación de las diferentes estrategias de preservación Digital que incluye , controlar la ejecución periódica del procedimiento, ejecutar el procedimiento de identificación y análisis de los grupos documentales a preservar y realizar un diagnóstico de las características de los documentos electrónicos que incluye o Verificar el nivel de obsolescencia de los formatos estandarizados o Verificar estado de los medios de almacenamiento Con respecto a los sistemas de información, la situación actual refleja una administración de servicios tecnológicos centralizada por parte de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información. Esta gestión se adelanta a través de contratos de conectividad, nube privada, administración global de servicios Tecnologías de Información y Comunicación e interventoría, asegurando la administración, soporte, mantenimiento y disponibilidad de los servicios. Así mismo, la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información y su equipo de apoyo a la supervisión realiza seguimiento al cumplimiento de las acciones contractuales mediante la evaluación y seguimiento a la interventoría.
Evidencia: Documentos Relacionados Se Adjunta como evidencia: 1. Plan estrategico de Tecnologia 2. Plan de preservacion digital.

GDO230	¿La entidad ha realizado acciones para articular la gestión documental con la gestión ambiental?
GDO230A	Sí, y cuenta con las evidencias:	X
GDO230B	No
Respuesta: A. El Ministerio de Educación, recicla los residuos resultado de los procesos de gestión documental como carpetas y cajas a traves del operador de reciclaje. Asimismo, realiza digitalización de todas las comunicaciones oficiales recibidas e implemento el envio de las comunicaciones oficiales enviadas por correo electónico certificado, lo anterior, articulado con los programas ambientales de la Entidad
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjunta como Evidencia: 1. Registro fotografico 2. _Matriz Programa Ambiental

GDO231	Frente a la documentación de carácter histórico, la entidad:
GDO231A	Cuenta con documentos en la fase de archivo histórico
GDO231B	Generó acciones para la conformación del archivo histórico	X
GDO231C	Generó acciones para la conservación y preservación de los documentos de carácter histórico	X
GDO231D	Ha generado acciones para promover y divulgar la información con fines culturales, de los documentos de carácter histórico
GDO231E	Ninguna de las anteriores
GDO231F	No aplica porque no cuenta con documentación de carácter histórico
Respuesta: B y C El Ministerio de Educación realizó transferencia secundaria el dia 07 de diciembre de 2015, de 1788 cajas al archivo general de la Nación. De igual manera, en el marco del documento del Sistema Integrado de Conservación - SIC, conformado por los Planes de conservación documental y preservación digital a largo plazo, generó acciones para la conservación y preservación de los documentos de carácter histórico
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjunta como evidencia: 1. Acta de transferencia secundarias

5.2. Gestión de la información estadística

GES200	Para la gestión de la información estadística durante la vigencia evaluada, en la entidad:
GES200A	Existe en su estructura organizacional una dependencia y/o grupo interno de trabajo que coordine y centralice los indicadores o estadísticas relevantes para la toma de decisiones	X
GES200B	Se incorporan procedimientos relacionados con la generación, procesamiento, reporte o difusión de información estadística	X
GES200C	En los manuales de funciones se contempla uno o varios perfiles que contemple funciones relacionadas con la generación, procesamiento, reporte o difusión de información estadística	X
GES200D	En su plan estratégico incluyó el diagnóstico y la formulación de objetivos articulados con las líneas de acción para la generación, procesamiento, reporte o difusión de información estadística	X
GES200E	En su plan estratégico incluyó el diagnóstico y la formulación de líneas de acción, objetivos, programas o proyectos que soporten la implementación de los lineamientos definidos por el SEN para garantizar la calidad de sus estadísticas	X
GES200F	En su plan estratégico incluyó el diagnóstico y la formulación de líneas de acción, objetivos, programas o proyectos que soporten el mejoramiento continuo de las operaciones estadísticas y el provechamiento estadístico de registros administrativos	X
GES200G	En su plan estratégico incluyó el seguimiento a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS)	X
GES200H	Se incluyó en el Plan Institucional de Capacitaciones, espacios de aprendizaje sobre la generación, procesamiento, reporte, difusión y uso de información estadística	X
GES200I	En la planeación institucional se incluyeron auditorías internas sobre la generación, procesamiento, reporte, difusión y uso de información estadística	X
GES200J	Ninguna de las anteriores
Respuesta: En su estructura organizacional, el Ministerio contó con las siguientes dependencias, encargadas del procesamiento, reporte y/o difusión de la información estadística: Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, Subdirección de Acceso, Subdirección de Recursos Humanos del Sector Educativo y la Subdirección de Desarrollo Sectorial. Las funciones de las dependencias descritas anteriormente se determinan en el Decreto 5012 de 2009. Así mismo, la Resolución 1786 del 2019 por la cual se organizan los grupos internos de la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, se creó el Grupo de Información y Análisis Sectorial y en la Resolución 023408 de 2020, se describen los manuales de funciones de los cargos inherentes al proceso de información estadística de la entidad. En el Plan Estratégico Institucional (enlace de documento incluido en las evidencias), en el capítulo 7, se resaltó la importancia de la transformación de la cultura organizacional, para lo cual el MEN elaboró la política de gestión de la información, con base en el modelo MIPG y ajustó el procedimiento para la generación de información estadística. acorde con la norma la norma NTC PE:1000 de 2020. Así mismo, el MEN implementó los lineamientos, las normas y los estándares definidos por el DANE para el proceso estadístico; por tanto, el MEN como entidad productora de información estadística hace parte del SEN. Bajo el trabajo articulado del SEN se actualizó el Plan Estadístico Nacional 2020 - 2022.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (25) evidencias: 1. Decreto 5012 de 2009 2. Resolución 01414 de 2015 GIT SRHSE 3. Resolución 1710 de 2010 4. Resolución 1786 de 2019 5. Resolución 09496 de 2016 grupos SDS 6. Resolución 12646 de 2012 GIT OTSI 7. Resolución 21327 de 2016 8. caracterización 01.MEN_E_Modelo Gobierno de Datos e Información 9. Modelo de Gobierno de Datos v2 10. Modelo de Gobierno de Datos_RACI_V1 11. Modelo de Gobierno de Datos_SIPOC_V1 12. Modelo Gobierno de Datos e Información 13. Plan de Difusión y Comunicación Estadística 2021 14. Plan de trabajo OE matricula EPBM 2022 V1 15. Plan de Trabajo OE DyDD 2022 V1 16. Plan de trabajo_E.S_2022_ 17. PL-PR-05_V5 Gestión de la Información 18. PL-PR-06_V5 PROCEDAUDITORDATOSSISTEMASMENGERENACIONINFOESTADSECTOR 19. ENLACE PORTAL DATOS ABIERTOS MEN 20. ENLACE PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 2019-2022 21. GUIA POLITICA ESTADISITCA 22. NTC-PE-1000 de 2020 23. Plan Estadístico Nacional 2020 24. Manual funciones cargos gestión estadística MEN 25. Relación contratistas proceso estadístico MEN 2022

GES201	Para la mejora continua de la gestión estadística, durante la vigencia evaluada la entidad realizó:
GES201A	Acciones de mejora a partir de la implementación de los procesos o procedimientos para la generación, procesamiento, reporte, difusión y uso de información estadística	X
GES201B	Acciones de mejora a partir del seguimiento y evaluación de la planeación estadística	X
GES201C	Acciones de mejora a partir de los resultados de las autoevaluaciones de la gestión del proceso estadístico o de las evaluaciones de la calidad estadística	X
GES201D	No realiza acciones de mejora continua
Respuesta: En la implementación de los procesos para la generación, procesamiento, reporte, difusión y uso de información estadística, el Ministerio implementó mejoras en el proceso de consolidación de matrícula, en el componente que realiza traza a los posibles retiros para dejar en la base la última novedad que aparezca en el sistema, acorde con el estado (retirado o depurado). Igualmente, se realizó una mesa técnica de información solicitando una adición al SIMAT con el fin de mejorar la calidad de la captura de información, específicamente de primera infancia. De acuerdo con el seguimiento y evaluación de la planeación, En julio de 2022 se lanzó el portal del Observatorio de Trayectorias Educativas (OTE), donde se presentan 28 indicadores agrupados en cuatro categorías temáticas, los cuales, provienen de registros administrativos y de encuestas de hogares. Adicionalmente, se crearon y se publicaron en datos abiertos nuevos Dataset de acuerdo con la revisión de las peticiones recibidas por la ciudadanía en general. El informe de calidad de los registros, realizado en 2 cortes (mayo y diciembre 2022), contiene un análisis general de las inconsistencias por regla de validación y para cada una de las 96 entidades territoriales certificadas (ETC).
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (6) evidencias: 1. Acciones de mejora consolidación de matrícula 2. Acciones de mejora portal datos abiertos 3. Enlace boletines Observatorio de Trayectorias Educativas 4. INFORME SOBRE LA CALIDAD DE LOS REGISTROS Mayo 2022 5. INFORME SOBRE LA CALIDAD DE LOS REGISTROS Noviembre 2022 6. Mesa Extraordinaria Técnica de Información Ajuste DUE - SIMAT Primera Infancia 2-3-2022

GES202	¿La entidad participó en instancias de coordinación interna o externa en materia estadística (Comisión, Comité, mesa u otros)?
GES202A	Sí , y cuenta con las evidencias:	X
GES202B	No
Respuesta: El MEN participó en las siguientes mesas interinstitucionales soportadas por las actas de cada mesa o los productos de estas, las cuales son: 1. Mesa Técnica códigos sedes educativas - DANE 2. Mesa Seguimiento Indicadores Goce Efectivo de Derechos - IGED 3. Subcomité Técnico Nacional de Sistemas de Información 4. Mesa de trabajo MEN - DANE Sincronización DUE y SISE 6. Mesas Técnicas y comités de información
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (14) evidencias: 1. 29062022 - Acta comité́ virtual de información 29-06-2022 2. Acta comité virtual de información 24-06-2022 3. Primera mesa técnica de información 8-4-2022 4. Mesa Extraordinaria Técnica de Información Ajuste DUE - SIMAT Primera Infancia 2-3-2022 5. Acta15_SegundaSesionSTNSI_220822 6. PPT 2da SESION STNSI 2022 7. Ficha indicador IGED alimentación 8. Ficha indicador IGED asistencia complementario 9. Ficha indicador IGED asistencia 10. Ficha indicador IGED Deserción 11. Ficha indicador IGED repitencia 12. Ficha indicador IGED transporte 13. ACTA_MEN_DIRECTORIO DE EDUCACIÓN_olv14. 14. Acta_reunión_nov_202216.

GES203	Para la generación, procesamiento, análisis y difusión de información estadística en la entidad, se considera que:
GES203M01A	Es suficiente y facilita el desarrollo
GES203M01B	Es limitado pero no dificulta el desarrollo	X
GES203M01C	Es limitado y causa dificultades
GES203M01D	Es muy limitado y no permite el desarrollo
GES203M02A	Es suficiente y facilita el desarrollo	X
GES203M02B	Es limitado pero no dificulta el desarrollo
GES203M02C	Es limitado y causa dificultades
GES203M02D	Es muy limitado y no permite el desarrollo
GES203M03A	Es suficiente y facilita el desarrollo	X
GES203M03B	Es limitado pero no dificulta el desarrollo
GES203M03C	Es limitado y causa dificultades
GES203M03D	Es muy limitado y no permite el desarrollo
Respuesta: El ministerio contó con una oficina principal para el procesamiento y gobierno de datos, en conjunto con áreas técnicas determinadas en un comité, pero adicionalmente se cuenta con equipos técnicos de apoyos desde las áreas técnicas de los dos viceministerios, así como desde la oficina asesora de tecnología. El personal de planta es complementado por el personal contratista que apoya esta temática desde las distintas oficinas. El personal encargado del proceso estadístico contó con un equipo de cómputo asignado por la entidad para el desarrollo de las funciones. Actualmente se cuenta con las licencias de SPSS y Modeler para realizar el procesamiento y minería de datos. El proceso estadístico vincula varias áreas del MEN, por tanto, el presupuesto se desprendió de varios rubros presupuestales asignados a cada área acorde con los proyectos de inversión o recursos del presupuesto de funcionamiento.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan diez (10) evidencias: 1. Resolución 01414 de 2015 2. Resolución 09496 de 2016 3. Resolución 12646 de 2012 4. Resolución 1710 de 2010 5. Resolución 1786 de 2019 6. Resolución 21327 de 2016 7. Manual funciones cargos gestión estadística MEN 8. Licencia Modeler 9. Licencia SPSS 10. Relación contratistas proceso estadístico MEN

GES204	La entidad identificó el inventario de:
GES204A	Operaciones estadísticas	X
GES204B	Registros administrativos	X
GES204C	Indicadores de gestión	X
GES204D	Indicadores que den cuenta de los ODS	X
GES204E	Indicadores para el seguimiento y evaluación de las políticas públicas	X
GES204F	Demandas de estadísticas no satisfechas
GES204G	Ninguna de las anteriores
Respuesta: El MEN contó con 3 operaciones estadísticas que tienen como base registros administrativos con aprovechamiento estadístico: i) Estadísticas de Educación Superior, ii) Matrícula de Educación Preescolar, Básica y Media, y iii) Docentes y Directivos Docentes del Sector Oficial. El proceso estadístico dio como resultados indicadores e información estadística del sector, resultados que fueron publicados en la página web del MEN y en Datos Abiertos. Con relación a los indicadores de gestión y los indicadores del Plan de Acción Institucional (PAI), que articularon los indicadores de otros planes como el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Marco de Implementación, se identificó el inventario (caracterización) y formularon todas las fichas técnicas, como se puede evidenciar en el documento adjunto de la política de Seguimiento y Evaluación.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (9) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Enlace portal datos abiertos 8. Enlace página ODS 9. SDMX CONPES 3918 ODS4 datos 2021 completo

GES205	¿Cuáles de las siguientes herramientas de procesamiento de datos estadísticos utilizó la entidad durante la vigencia evaluada?:
GES205A	Hojas de cálculo	X
GES205B	R	X
GES205C	SAS
GES205D	SPSS	X
GES205E	Stata	X
GES205F	Herramientas desarrolladas por la entidad	X
GES205G	Power BI	X
GES205H	Tableu
GES205I	Python	X
GES205J	Programas de procesamiento de datos geográficos (ArcGIS, QGIS entre otros)	X
GES205K	Otra. ¿Cuál?
GES205L	Ninguna de las anteriores
Respuesta: La Entidad dispuso de programas de Office (hojas de cálculo), R, Stata y SPSS. Las licencias de SPSS, SPSS Modeler y Python son las más utilizadas. Adicionalmente, y en el marco del procesamiento de información para producción estadística visual de análisis, el ministerio utilizó la herramienta POWER-BI a través de la cual presenta información tanto interna como externa (secretarios de educación). También se contó con las Licencias de ArcGis para la georreferenciación de la información de las operaciones estadísticas. Las herramientas desarrolladas y puestas al servicio por el MEN para la captura de información de las 3 operaciones estadísticas son SIMAT, SINEB y SNIES.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan siete (7) evidencias: 1. Enlace SIMAT 2. Enlace SINEB 3. Enlace SNIES 4. CaracterizacionOperacionesEstadisticas-EducacionSuperior 5. Herramientas procesamiento de datos estadísticos 6. Licencia Modeler 7. Licencia SPSS

GES206	De los siguientes lineamientos, normas y estándares, ¿cuáles implementó la entidad en sus procesos de producción de información estadística?:
GES206A	Lineamientos para el proceso estadístico en el Sistema Estadístico Nacional, versión 2	X
GES206B	Norma técnica de calidad del proceso estadístico NTC PE 1000:2020	X
GES206C	Código nacional de buenas prácticas estadísticas	X
GES206D	Nomenclaturas y clasificaciones. ¿Cuáles?	X
GES206E	Conceptos estandarizados. ¿Cuáles?	X
GES206F	Otro. ¿Cuál?
GES206G	Ninguna de las anteriores
Respuesta: El MEN, implementó los lineamientos y manuales expedidos por el DANE, particularmente la Norma Técnica PE:1000 2020, lo cual se puede evidenciar en el documento y ficha metodológica de las operaciones estadísticas. Como nomenclaturas y clasificaciones nacionales se trabajaron: DIVIPOLA: División Político-Administrativa y el Código único de establecimiento educativo, expedidos por el DANE. También se utilizaron las nomenclaturas y clasificaciones internacionales tales como: Clasificación Internacional Normalizada de la Educación CINE2011, CINE2013, Norma ISO - 3166. Clasificación internacional de países; como también los conceptos de la UNESCO y OECD en cuanto a los indicadores educativos. Así mismo, se siguieron los conceptos y directrices del Código de Buenas Prácticas para el mejoramiento continuo de la actividad estadística en el Ministerio, entre las más importantes se destacaron: i) Participar a nivel internacional en el informe de Education Education at a Glance ii) Cooperación entre entidades del SEN, con el intercambio de información iii) Disposición de los metadatos de las operaciones estadísticas /metodología y ficha metodológica de las operaciones estadísticas, y iV) garantizar la protección y la confidencialidad de la información y la identificación de las fuentes (formatos de protección y confidencialidad). El SDMX, que tiene como objetivo estandarizar los mecanismos y los procesos para el intercambio de datos estadísticos y metadatos entre las organizaciones es utilizado por este Ministerio para la transmisión de datos de los ODS a la OECD. El proceso de recolección de información estadística de matrícula en EPBM, de Docentes y Directivos Docentes y de Educación Superior se realizó a través de los sistemas SIMAT, SINEB y SNIES los cuales cuentan con sus propios lineamientos y estandarización de las variables.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (17) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Enlace página ODS 8. Enlace estadísticas matrícula EPBM 9. Enlace históricos de matrícula EPBM 10. Enlace informe Education at glance 2022 11. Enlace portales SINEB 12. Enlace SNIES bases consolidadas 13. SDMX CONPES 3918 ODS4 datos 2021 completo 14. PL-FT-11 V3 compromiso confidencialidad funcionarios - contratistas 15. PL-FT-13 V3 acuerdo colaboración intercambio información 16. PL-FT-14 V3 carta compromiso confidencialidad 17. CN-FT-01_V10 Formato Estudio Previo

GES207	Cuáles de los siguientes manuales, metodologías y guías, conocía y utilizó la entidad para implementar sus procesos de producción de información estadística:
GES207A	Metodología de Diagnóstico de los Registros Administrativos para su aprovechamiento estadístico (DANE)	X
GES207B	Metodología para el desarrollo de Planes Estadísticos	X
GES207C	Guía para la elaboración de la ficha metodológica de las operaciones estadísticas	X
GES207D	Guía para la elaboración de metadatos de registros administrativos	X
GES207E	Guía para la anonimización de bases de datos en el Sistema Estadístico Nacional (DANE)	X
GES207F	Guía para la elaboración del documento metodológico de operaciones estadísticas	X
GES207G	Guía para la elaboración de documentos para los diseños	X
GES207H	Guía para la implementación de los estándares Data Documentation Initiative (DDI) y Dublin Core (DC)	X
GES207I	Guía para la elaboración del plan general de las operaciones estadísticas	X
GES207J	Guía para la definición y la aplicación de pruebas en las operaciones estadísticas	X
GES207K	Guía para la elaboración del plan de difusión y comunicación	X
GES207L	Guía para realizar intercambios de información (Protocolos de intercambio)	X
GES207M	Otro. ¿Cuál?	X
GES207N	Ninguno de los anteriores
Respuesta El MEN por ser parte del Sistema Estadístico Nacional implementó los lineamientos y metodologías impartidos por el DANE para la producción estadística, particularmente la Norma Técnica PE:1000 2020, con base en la cual evalúan las operaciones estadísticas que, tiene como base registros administrativos, lo cual se evidencia en los documentos metodológicos (metodología y ficha metodológica), de las operaciones estadísticas. Así mismo, El MEN junto con otras entidades que hacen parte del sector educativo, participaron en la Mesa de Educación, Ciencia, Tecnología e Innovación. Igualmente, se incluyeron los lineamientos dados por el DANE para la anonimización de las bases de datos resultado de las operaciones estadísticas. Otro de las metodologías expedidas por el DANE que utilizó el MEN para implementar los procesos de producción de información estadística fue la Guía para la elaboración del plan de difusión y comunicación.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (9) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Plan Estadístico Nacional 2020-2022 8. Plan de Difusión y Comunicación de Información Estadística 2021 9. Catálogo de indicadores V2

GES208	La entidad publicó en su página Web para disposición de los grupos de interés:
GES208A	Las bases de datos de los registros administrativos	X
GES208B	Las bases de datos anonimizadas de las operaciones estadísticas o registros administrativos	X
GES208C	Resultados de los indicadores ODS y de políticas públicas	X
GES208D	Ficha técnica de indicadores	X
GES208E	Resultados de los indicadores	X
GES208F	Indicadores o estadísticas agregadas georreferenciadas	X
GES208G	Resultados de indicadores con sus series históricas	X
GES208H	Ficha metodológica de operaciones estadísticas	X
GES208II	Documento metodológico de operaciones estadísticas	X
GES208J	Cuadros de salida y series históricas de las operaciones estadísticas	X
GES208K	Calendario de difusión	X
GES208L	Indicadores o estadísticas con desagregación geográfica	X
GES208M	Indicadores o estadísticas con desagregación temática o enfoque diferencial e interseccional	X
GES208N	Ninguna de las anteriores
Respuesta: Con base en el documento del Sistema Nacional de Indicadores, donde se encuentra las fichas técnicas de los indicadores y con el Catálogo de Indicadores, en la página Web del MEN y en el portal de Datos abiertos se publicaron los resultados del proceso estadístico. Las tres operaciones estadísticas del MEN contaron con sus documentos metodológicos, como son metodología y ficha metodológica. Para el acceso a las bases de datos anonimizadas o microdatos se implementaron las estrategias de Licencias de Uso y acceso a bases anonimizadas. Publicaciones (Sistema Nacional de Indicadores), notas aclaratorias y calendario de publicación y perfiles de educación superior. A través de la página web del Ministerio de Educación Nacional, los grupos de interés pueden acceder a la documentación del Sistema Integrado de Gestión dentro de la cual se incluye la GUÍA - POLÍTICA DE TRANSFERENCIA INFORMACIÓN, Código: ST-GU-15.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (14) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Enlace portal datos abiertos 8. Enlace SNIES bases consolidadas 9. Enlace datos georreferenciados 10. Catalogo de indicadores V2 11. Enlace solicitud acceso microdatos anonimizados 12. Guía de política de transferencia de transferencia de información ST-GU-15_V1 13. estrategia acceso datos anonimizados 14. Licencia de Uso MEN-UDistrital

GES209	¿Qué mecanismos tecnológicos utilizó la entidad para la difusión y transmisión de estadísticas (indicadores y resultados de operaciones estadísticas)?
GES209A	Recursos estáticos (Los recursos presentan la información de forma fija, no permite interacción)	X
GES209B	Servicios Web y portales especializados	X
GES209C	Estándar SDMX (Para difusión o transmisión de datos)	X
GES209D	No se utilizan mecanismos tecnológicos para la difusión y transmisión de estadísticas
Respuesta: La publicación y difusión de los indicadores e información estadística se realizó con recursos estáticos en la página Web del MEN y en el portal de Datos abiertos. Así mismo, el MEN utilizó y puso a disposición servicios Web, particularmente para el intercambio de información con entidades públicas y privadas, con base en el Marco de interoperabilidad para Gobierno Digital expedida por el MinTIC. El reporte de indicadores de ODS se realizó a través del estándar SDMX
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (6) evidencias 1. Enlace estadísticas matrícula EPBM 2. Enlace históricos de matrícula EPBM 3. Enlace SNIES bases consolidadas 4. Enlace información y estadísticas sectoriales 5. Enlace página ODS 6. SDMX CONPES 3918 ODS4 datos 2021 completo

GES210	¿La entidad indagó si la información estadística disponible en sus plataformas o canales de difusión satisfacen las necesidades de los usuarios?
GES210	Sí, y utilizó la información recolectada para la mejora continua y cuenta con las evidencias:	X
GES210	Sí indagó, pero no utilizó esa información recolectada
GES210	No
Respuesta: El Ministerio, a través de su página web, dispuso de dos encuestas de satisfacción, dirigidas a los usuarios de la información estadística de EPBM y educación superior, de igual forma, el portal de datos abiertos contó con su encuesta de satisfacción. Estas encuestas contribuyeron a la mejora continua en la producción de información estadística del sector.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (10) evidencias: 1. Enlace encuesta datos abiertos 2. Enlace encuesta página WEB MEN 3. Enlace encuesta SNIES 4. Resultados encuesta uso datos abiertos 2022 5. Anexo 2. Plan Datos Abiertos 6. Anexo 2.1 Plan apertura datos abiertos 2021-2022 7. Anexo 2.2 Indicadores datos abiertos 8. Anexo 2.3 Encuesta uso datos abiertos y Grupo focal 9. Encuesta Datos Abiertos(1-403) 10. Plan apertura datos abiertos 2022-2023

GES211	Cuáles de las siguientes acciones realizó la entidad con sus registros administrativos:
GES211A	Diagnóstico de calidad del registro	X
GES211B	Definición y ejecución de un plan de mejoramiento para mejorar el registro	X
GES211C	Aprovechamiento estadístico del registro	X
GES211D	Consolidación de base de datos de los registros administrativos	X
GES211E	Otra. ¿Cuál?
GES211F	Ninguna de las anteriores
GES211G	La entidad no tiene Registros Administrativos
Respuesta: A los registros administrativos con aprovechamiento estadístico que tiene el MEN, se le realizó un seguimiento periódico a fin de definir la calidad y consistencia de la información y para ello se realizaron mesas técnicas de información que permitieron definir las acciones para mejorarlos. Las operaciones estadísticas fueron evaluadas y se determinaron acciones o correctivos necesarios, proceso que se describe en las metodologías de cada operación. Cada operación estadística contó con su base de datos consolidada, la cual es administrada por la dependencia responsable, en razón a que contiene información sensible.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (8) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Documento Metodológico SNIES 2022 4. Mesa extraordinaria Técnica de Información Ajuste DUE - SIMAT Primera Infancia 2 - 3 - 2022.pdf 5. Primera mesa técnica de información 8-4-2022.pdf 6. Enlace SNIES base consolidadas.pdf 7. Extracto de seguimiento de SNIES.pdf 8. Informe auditoría proceso estadístico.pdf

GES212	Cuáles de los siguientes gestores de bases de datos utiliza la entidad para administrar la información de los registros administrativos:
GES212A	Oracle	X
GES212B	Postgre SQL	X
GES212C	SQL Server	X
GES212D	MySQL	X
GES212E	Sybase
GES212F	Otro. ¿Cuál?	X
GES212G	Ninguno de los anteriores
Respuesta: Durante la vigencia 2022 el Ministerio utilizó para administrar la información de los registros administrativos los siguientes gestores de bases de datos: A) ORACLE en varias aplicaciones, un ejemplo es el Sistema Liquidador de Impuestos Tributarios - LITCEN y el Sistema de Autenticación, Autorización y Auditoría - RIEL; B) Postgre SQL en varias aplicaciones, un ejemplo es el Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior SACES; C) SQL Server en varias aplicaciones, un ejemplo es el Sistema de Mesa de Ayuda y el Sistema de Gestión de Documental - SGDA; D) MySQL en varias aplicaciones, un ejemplo es el Sistema de Información del Programa Todos a Aprender - SIPTA; F) Otro, MariaDB el cual en términos de uso no requiere licencia y es usado en el registro del Portal Colombia Aprende. Se adjunta como evidencia las hojas de vida de la aplicaciónes mencionadas y el archivo excel de control de la Oficina de tenología donde están las APP del Ministerio y los gestores de bases de datos que se utilizan.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan dos (8) evidencias: 1. a_APP246_LITCEN- Liquidador Impuestos Tributarios Central de Cuentas-V6.pdf 2. a_APP227-RECAUDO ESTAMPILLA RIEL (FASE I)-V6 3. b_APP023 SACES V9.pdf 4. c_APP071-MESA AYUDA-V8.pdf 5. c_APP039 Sistema de Gestión Documental-Correspond-V9.pdf 6. d_APP029 SIPTA V7.pdf 7. f_APP252 REGISTRO PORTAL COLOMBIA APRENDE V7 8. Archivo Excel: InventarioAPPs_V144_20062022

GES213	El registro administrativo contó con la siguiente documentación:
GES213A	Ficha metodológica / Ficha técnica	X
GES213B	Manuales y/o guías para la recolección de datos	X
GES213C	Diccionario de la base datos	X
GES213D	Reglas de validación y consistencia de las bases de datos.	X
GES213E	Estrategia de difusión de la información del registro administrativo o documentación sobre el acceso a los microdatos (anonimizados y sin anonimizar)	X
GES213F	Otro. ¿Cuál?
GES213G	No cuenta con documentación para los registros administrativos
Respuesta: Las tres operaciones estadísticas del MEN contaron con la metodología y la ficha metodológica que dan cuenta de las ocho (8) fases del proceso estadístico acorde con la NTC PE:100 de 2020 y contiene: objetivos, conceptos, variables, metodología para el análisis de contexto, coherencia y comparabilidad y proceso de imputación, entre otros.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (7) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Catalogo de indicadores V2

GES214	Indique cuáles de los siguientes elementos, incorporó la entidad en la documentación metodológica de sus operaciones estadísticas:
GES214A	Objetivo general y específicos	X
GES214B	Marco normativo	X
GES214C	Variables	X
GES214D	Unidades estadísticas	X
GES214E	Método de recolección o acopio	X
GES214F	Indicadores	X
GES214G	Desagregaciones de los resultados	X
GES214H	Periodo y periodicidad de recolección	X
GES214I	Otro. ¿Cuál?
GES214J	Ninguno de los anteriores
Respuesta: Acorde con la NTC PE:1000 de 2020 y con los lineamientos expedidos por el DANE, se elaboró la metodología y la ficha metodológica de las tres operaciones estadísticas, que tienen como base registros administrativos, las cuales contienen entre otros: Diseño estadístico (universo, población objetivo, cobertura, desagregación geográfica y temática), Diseño del proceso de recolección, procesamiento, análisis y difusión de la información, así como la evaluación del proceso. También se contó con el diseño estadístico (universo, población objetivo, cobertura, desagregación geográfica y temática), Diseño del proceso de recolección, procesamiento, análisis y difusión de la información, así como la evaluación del proceso.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (7) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Catalogo de indicadores V2

GES215	Indique cuáles de los siguientes elementos, incorporó la entidad en la ficha técnica de sus Registros Administrativos:
GES215A	Objetivo	X
GES215B	Marco normativo	X
GES215C	Unidad de observación	X
GES215D	Variables	X
GES215E	Conceptos básicos	X
GES215F	Metodología para el acopio de los datos	X
GES215G	Otro. ¿Cuál?
GES215H	Ninguno de los anteriores
Respuesta: Acorde con la NTC PE:1000 de 2020 y con los lineamientos expedidos por el DANE, se elaboró la metodología y la ficha metodológica de las tres operaciones estadísticas, la cuales contienen entre otros: antecedentes, objetivo general y objetivos específicos, alcance temático, conceptos básicos, indicadores, estándares empleados, fuentes de información y cobertura geográfica.
Evidencia: Documentos Relacionados 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Catalogo de indicadores V2

GES216	¿Qué acciones desarrolló la entidad para atender las necesidades de información misional o estadística identificadas?
GES216A	Diseño de un nuevo registro administrativo
GES216B	Generación de información estadística a partir de fuentes primarias como censos o muestreos	X
GES216C	Generación de información estadística a partir de fuentes secundarias como registros administrativos o resultados de operaciones estadísticas	X
GES216D	Otra. ¿Cuál?:
GES216E	No se han desarrollado acciones para atender las necesidades de información misional o estadística
Respuesta: La generación de información estadística EPBM se realizó utilizando como fuente primaria el Sistema Integrado de Matrículas SIMAT y para educación superior el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior SNIES. Como fuente secundaria, El MEN contó con 3 operaciones estadísticas que tienen como base registros administrativos con aprovechamiento estadístico: i) Estadísticas de Educación Superior, ii) Matrícula de Educación Preescolar, Básica y Media, y iii) Docentes y Directivos Docentes del Sector Oficial. El proceso estadístico dio como resultados indicadores e información estadística del sector, resultados que fueron publicados en la página web del MEN y en Datos Abiertos.
Evidencia: Documentos Relacionados Se adjuntan (11) evidencias: 1. Metodología OE Matricula EPBM V5 Def enero2022 2. Ficha metodológica OE Matricula EPBM enero 2022 3. Metodología OE Docentes y Directivos Docentes V01112022 4. PL-FT-25_V2 FICHA METODOLÓGICA V01112022 5. Documento Metodológico SNIES 2022 6. Ficha Metodológica SNIES 2022 7. Enlace SIMAT 8. Enlace SNIES 9. Enlace estadísticas matrícula EPBM 10. Enlace históricos de matrícula EPBM 11. Enlace SNIES bases consolidadas