Este proceso inicia con la solicitud de las Instituciones de Educación Superior (IES), con el registro en el sistema de la información requerida para cada trámite.

La solicitud incluye la información de las condiciones de calidad que se quieren evidenciar junto los soportes que acompañan la información presentada. Una vez la IES presenta esta solicitud se da inicio a un proceso que reúne un conjunto de etapas las cuales se realizan directamente sobre el sistema SACES, como se muestra a continuación:

Cada institución tiene un usuario y una contraseña, la cual no solo le permite conocer es estado del tramite presentado, sino también le da acceso a recibir y dar respuesta a todas las comunicaciones generadas sobre el tramite de la solicitud; esta herramienta le permite a los usuarios mantener un canal directo sobre cada tramite sobre registro Calificado o tramites institucionales que han sido presentados al Ministerio de Educación Nacional. SACES permite no solo gestionar sino también almacenar el histórico de los programas aprobados, consolidando toda la información necesaria para luego transmitirla al sistema SNIES. Esta gran base de datos se complementa con la información recopilada por los demás sistemas del Ministerio de Educación conformando así fuentes estratégicas del sector.

Concluido el trámite se realiza también através del sistema SACES la publicación de los actos administrativos generados y se mantiene el seguimiento sobre su vigencia, posibles modificaciones o ampliaciones, con el fin de proporcionar alertas sobre requerimientos pendientes y posibles renovaciones requeridas. Finalmente, los resultados consolidados, así como los reportes e informes sobre el aseguramiento de la calidad en la educación superior, son generados gracias a las información manejada por esta herramienta.