Las secretarías coordinan la realización de las siguientes etapas definiendo responsables, productos y fechas en que deben obtenerse, teniendo como objetivo primordial que culminen antes de iniciar el período lectivo.

1. Proyección de cupos
2. Reserva de cupos para alumnos antiguos y traslados
3. Cupos para alumnos de Bienestar Social o Familiar
4. Inscripción de alumnos nuevos
5. Matrícula de alumnos antiguos
6. Asignación de cupos para alumnos nuevos
7. Matrícula de alumnos nuevos
8. Registro y remisión de la información

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Proyección de cupos: en primera instancia debe cuantificarse la ampliación de cupos generada por la utilización eficiente y plena de la planta docente y de la infraestructura. En esa perspectiva, cada rector o director de centro rural deberá primero determinar la necesidad de cupos por nivel y grado para los estudiantes que ya están siendo atendidos en el establecimiento educativo. La oferta por grado para el año siguiente no debería ser inferior a la matrícula actual en el grado anterior, a fin de asegurarles la continuidad a los alumnos antiguos.
Para cuantificar los cupos a ofrecer deberán observarse los parámetros establecidos de alumnos y docentes por grupo, según nivel y área geográfica. Es muy importante asegurar que la totalidad de los docentes tenga la asignación académica de conformidad con la norma establecida y que estén distribuidos por zona, de acuerdo con la ubicación de los estudiantes.

Adicionalmente, los rectores y directores identificarán las posibilidades de ampliación de la oferta de cupos, más allá de la resultante de aplicar eficientemente los recursos existentes. Esa estimación de cupos nuevos que requiere recursos adicionales deberá ser analizada por la respectiva secretaría de entidad certificada, con el fin de ver su pertinencia, de conformidad con los análisis de oferta y demanda educativa por grado y área geográfica, pues sólo deberán autorizarse las ampliaciones para los sitios y grados en donde existe déficit de atención.

De otra parte, las secretarías tendrán que asegurar la continuidad de los estudiantes oficiales atendidos mediante contratos con colegios privados, la Iglesia o entidades públicas. Para ello será necesario determinar si van a realizarse nuevos contratos con dichas instituciones o si, por efectos de incumplimiento en las condiciones pactadas, se debe recurrir a otras entidades. Es importante tener claridad sobre lo que va a hacerse para informar oportunamente tanto a las entidades como a los padres de los estudiantes.

Para totalizar las proyecciones de oferta de cupos, las secretarías deberán adicionar a las proyecciones de la oferta educativa efectuadas por rectores y directores, los cupos necesarios para la continuidad de los estudiantes, atendidos mediante contratos con colegios privados y aquellos que pueden generarse de acuerdo con los recursos disponibles para contratación de la prestación del servicio, previa constitución de un banco de oferentes de cupos y la respectiva calificación de dicha oferta.

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Reserva de cupos para alumnos antiguos y traslados de los atendidos en otros establecimientos oficiales: antes de culminar el período lectivo, deberá solicitarse a los padres de familia que expresen formalmente la intención de mantener a sus hijos en el establecimiento educativo o soliciten el traslado a otro, argumentando las razones para ello. Este ha de ser un proceso ordenado, porque debe arrojar las verdaderas necesidades de reserva de cupos para la continuidad. La información sobre la posible no utilización del cupo permitirá, a su vez, definir estrategias para retener al estudiante.

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Asignación de cupos de preescolar para niños atendidos por Bienestar Social o Familiar: la oferta de preescolar debe concentrarse en el grado de transición para llegar en el corto plazo a cubrir a la población entre 5 y 6 años. Los cupos deberán asignarse prioritariamente a los niños provenientes de los jardines de Bienestar, dado que son estos los de menores recursos. Ello implica un trabajo coordinado con dicha entidad, identificando los establecimientos educativos que recibirán los niños, y teniendo como referencia su sitio de vivienda para evitarles desplazamientos largos.

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Inscripción de alumnos nuevos: cada Secretaría debe definir procedimientos, herramientas, fechas y sitios para recibir las solicitudes de cupo de los de niños y jóvenes que ingresan al sistema educativo oficial. Facilitará este proceso definiendo sitios que no impliquen largos desplazamientos a los padres de familia. Con la información consolidada de solicitudes de cupos, cada Secretaría definirá las estrategias necesarias para su atención.

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Matrícula de alumnos antiguos: en cada establecimiento educativo se renovará la matrícula a los alumnos antiguos y se asignarán los cupos a los traslados solicitados. Es necesario que se organice con los directivos docentes el registro de la matrícula efectiva, que permitirá alimentar la base de estudiantes matriculados.

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Asignación de cupos para alumnos nuevos: se asignarán los cupos disponibles a los inscritos durante el proceso, aplicando los criterios establecidos en la Resolución 1515 de 2003. El lugar de residencia del estudiante deberá tenerse en cuenta para darle el cupo en el sitio más cercano. Es muy importante, además, informar oportunamente a los padres de familia sobre los resultados de este proceso para que utilicen el cupo.

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Matrícula de alumnos nuevos: para efectuar la matrícula de los alumnos que ingresan al sistema oficial, las secretarías asegurarán que no se les exija como requisito el examen de admisión. Sin embargo, los establecimientos educativos podrán realizar examen de nivelación para clasificación, sin costo alguno, en caso de que por fuerza mayor el estudiante no esté en condiciones de presentar sus antecedentes académicos.
Así como en el caso de los alumnos antiguos, cada establecimiento educativo registrará los estudiantes en la base de matrícula y las secretarías, finalmente, consolidarán y remitirán toda la información al Ministerio en las fechas que se definan.

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Registro y remisión de la información: tanto para el caso de los alumnos antiguos como en el de los nuevos, cada establecimiento educativo registrará los estudiantes en la base de matrícula, especificando las variables establecidas en la Resolución 166, y remitirá la información a la secretaría correspondiente. A su turno cada secretaría consolidará y enviará en las fechas que se definan, toda la información al Ministerio de Educación.