La modernización del Estado colombiano pasa por concentrar y definir las funciones y actividades esenciales de cada uno de sus organismos. En este marco, el Ministerio de Educación emprendió una serie de acciones encaminadas a cumplir con estos objetivos, que tienen que ver con la definición de políticas, planeación, asistencia técnica, evaluación y seguimiento de los programas y proyectos. Así se trabaja con las Secretarías de Educación.

El objetivo del proyecto de modernización es ayudar a consolidar los procesos de reorganización y fortalecimiento de las secretarías, para que amplíen su capacidad de apoyo a las instituciones educativas a su cargo y logren cumplir las metas fijadas por los tres ejes de la Revolución Educativa: cobertura, calidad y eficiencia. El sector educativo tiene que organizarse y mejorar sus sistemas de información.
Dentro de esta definición, el Ministerio determinó como su cliente principal a las secretarías de Educación departamentales, distritales y municipales certificadas, hacia las cuales orientará los mayores esfuerzos en asistencia técnica, para fortalecer la descentralización y su gestión local.

El proyecto de modernización de Secretarías de Educación certificadas y un grupo piloto de las no certificadas hace parte de los objetivos del Plan Sectorial 2002-2006. La meta para el final del periodo son 100 secretarías modernizadas, entre las que se incluyen 17 de Municipios No Certificados.

El propósito es que la totalidad de los departamentos y municipios certificados queden modernizados. Adicionalmente, se quiere diseñar un modelo de Secretaría de Educación de municipio no certificado, que se pueda implantar en los demás municipios.

El proyecto de modernización de secretarías de Educación certificadas y un grupo piloto de las no certificadas hace parte de los objetivos del Plan Sectorial 2002-2006. La meta para el final del periodo son 100 Secretarías modernizadas, entre las que se incluyen 17 de Municipios No Certificados.

El proyecto se inició con 55 secretarías, más el piloto de 17 municipios no certificados, entre los cuales hay 7 municipios de frontera. A la fecha, con el fin de alcanzar la meta propuesta en el Plan, hay que vincular 28 secretarías.

Aspectos de la modernización

Para ingresar al programa las secretarías partieron de un diagnóstico de las necesidades principales del estado actual y de las necesidades de modernización para elaborar su plan de acción y firmar un convenio con el Ministerio, que aporta el 60% de los recursos del proyecto. La modernización en todas las secretarías se desarrolla en el marco de cinco dimensiones: gente y cultura, procesos, estructura, sistemas de información y tecnología y, finalmente, productos y servicios.

1. Gente y cultura: entendida como las personas que trabajan en la secretaría, y su relación con los compañeros, usuarios, proveedores y demás actores del sector educativo. Incluye los procesos, actividades y prácticas que regulan y promueven el desarrollo personal y profesional de las personas y grupos de las secretarías.

Comprende los temas de capacitación en habilidades para el trabajo y conocimientos técnicos, según la función de cada persona; bienestar, incentivos, salud ocupacional, código de valores, manual de convivencia, relaciones interpersonales, formas y sistemas de comunicación y clima organizacional, entre otros.

Para la primera fase está en proceso de contratación la capacitación de 660 funcionarios administrativos de planta, quienes recibirán entrenamiento en ofimática, al tiempo que trabajarán el tema de cultura como preparación al cambio y en el uso de internet para mejorar su gestión.

2. Procesos: define y rediseña los procesos misionales que debe tener cualquier Secretaría de Educación; además se pretende dejar diseñados los procedimientos para el manejo de estos procesos, sistematizarlos y aclarar su articulación con la entidad territorial a la que está adscrita y, sobre todo, determinar cómo va a ser el flujo de información hacia el Ministerio.

3. Estructura: se diseña la estructura organizacional de las Secretarías de Educación de acuerdo con la definición de los procesos misionales y sus condiciones, respetando su organización territorial, independiente de su tamaño.

4. Sistemas de información y tecnología: corresponde a la información que requiere y genera la secretaría para cumplir con sus objetivos, los equipos de cómputo y comunicaciones, los procedimientos de seguridad y contingencia y el software utilizado para realizar cada uno de los procesos.

Estos sistemas son el soporte para contar con estadísticas confiables y oportunas sobre el desempeño sectorial en todos sus niveles, y contienen la información fundamental con la que los secretarios de Educación harán sus diagnósticos y establecerán sus planes de desarrollo. Son una herramienta indispensable para brindar apoyo a las instituciones y asignar recursos. Dada su importancia, es necesario que el Ministerio trabaje en forma coordinada con las Secretarías de Educación y haga el seguimiento por medio de la contratación de auditorías que certifiquen la calidad de la información reportada.

En este sentido se está diseñando un sistema que contenga la información completa de las instituciones educativas, las Secretarías de Educación y el Ministerio, con el fin de que su constante actualización permita diagnosticar todas las necesidades y avances del sector educativo.

Como apoyo adicional al montaje del sistema de información en las regiones, el Ministerio establecerá acuerdos con el Ministerio de Comunicaciones y la Agenda de Conectividad para enlazar todas las Secretarías de Educación departamentales y municipales al servicio de internet y así facilitar los flujos de información entre las entidades territoriales.

Este componente implica la dotación de equipos y la entrega de aplicativos. El Ministerio ha venido desarrollando un programa de apoyo a las secretarías municipales con el que espera dotar a 387 secretarías (ver cuadro anexo). Las soluciones son de cuatro tipos.

5. Productos y servicios: entendido como los resultados de los procesos que realizan las personas de la secretaría de acuerdo con los objetivos propuestos en su Plan Sectorial, su misión y su visión.

Integración nacional

Estas cinco dimensiones se trabajan para la modernización tanto del Ministerio como de las Secretarías de Educación, lo que favorece los procesos de integración.

La primera etapa del proyecto de modernización consiste en contratar el diagnóstico y diseño de cada una de las secretarías, lo que se iniciará con talleres, ambientación y capacitación, antes de su ejecución el próximo año.

Paralelamente se desarrolla una serie de actividades que preparan a las secretarías para su organización y sistematización. El Ministerio ha ajustado los procesos y trabaja en:

- Organización física de las hojas de vida de todos los maestros en el país, con metodología del Archivo General de la Nación.

- Proceso de contratación de la firma que hará la conectividad de las secretarías.

- Diseño de adaptaciones para el sistema de recursos humanos, que manejará de forma integral hojas de vida y nómina.

- Desarrollo de proceso de contratación para la capacitación en ofimática de los funcionarios de las secretarías.

- Implementación de los términos de desarrollo de software de matrículas para todas las secretarías, que recogerá la información de los estudiantes (identificación, curso al cual se matricula, edad, etc.). El resultado de este software debe garantizar que la Oficina de Planeación asigne los recursos por niño atendido, lo que será el soporte para la auditoría de estas asignaciones, y permitirá hacer cruces con los datos de la Registraduría con el fin de verificar efectivamente que los recursos se estén utilizando de manera adecuada.

El objetivo para el año 2004 se centra en la ampliación de la capacitación y la consolidación de la organización de los archivos, ya no sólo los de hoja de vida sino todos los de las secretarías. Así mismo, lograr el adecuado manejo de inventarios de bienes muebles e inmuebles (plantas físicas) para tener un directorio de instituciones educativas (identificando dirección, estado del predio, inventario de planta física, ubicación, servicios con que se cuenta, número de niños, jornada, etc.) con la información más completa sobre los recursos de cada institución.