En el marco de las estrategias del componente de Gente y Cultura del Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación y teniendo en cuenta que se acerca un proceso de cambio en las administraciones Departamentales y Municipales, se hace imprescindible evidenciar la importancia para la gestión territorial que exista un plan definido de empalme para cada uno de los funcionarios de las Secretarías de Educación que puedan ser objeto de cambio. De esta forma se asegurará que las personas que estén asignadas a los diversos cargos, realicen un empalme efectivo que garantice la continuidad de los componentes implementados, y de las prácticas administrativas y gerenciales institucionalizadas en cada Secretaría como resultado de la apropiación local del proyecto.

Este procedimiento permite que los funcionarios salientes y los entrantes tengan un registro de cada una de las acciones desarrolladas, y además se garantiza la continuidad de los proyectos, los resultados a largo plazo y una toma de decisiones basada en los antecedentes.

A continuación sugerimos algunas actividades básicas que pueden ayudar en los procesos de empalme entre los funcionarios:

1. Designar un grupo de trabajo que conozca los avances en los temas administrativos y técnicos, y que sea el responsable de definir los principales puntos que debe contemplar el plan de empalme.

2. Definir los mecanismos para la entrega de información (actas, material impreso, medio magnético, etc).

3. Definir un cronograma para el proceso de empalme; que en este se establezcan reuniones, asistentes y temas específicos que se desarrollarán.

4. Realizar un informe final con los hallazgos encontrados, los resultados obtenidos, los logros alcanzados y las tareas que deben continuar desarrollándose.

5. Informar a los funcionarios de la Secretaría de Educación el proceso que se está llevando a cabo a través de: carteleras, conversatorios, la página web, la intranet y demás escenarios que sean propicios para asegurar la transferencia del conocimiento.

Recuerde: Acción, compromiso, responsabilidad y un plan de empalme eficiente permitirá que los proyectos iniciados tengan sostenibilidad en el futuro.