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La supervisión es la observación y seguimiento regular al desarrollo de las actividades que se realizan para la prestación del servicio de Atención Integral a la Primera Infancia, conforme a los requerimientos administrativos, operativos y técnicos establecidos.
Esta supervisión no hace referencia a la supervisión educativa. La persona delegada como supervisor de Primera Infancia no debe necesariamente estar dedicado o contratado exclusivamente para este tema, por ello, puede ser una persona de planta o de prestación de servicios que se encuentre desempeñando otras actividades en el ente territorial. Para ver más sobre el perfil y el alcance de esta tarea revise el Anexo número 5 del Reglamento Operativo del Fondo de Fomento a la Atención Integral, el cual se encuentra en esta página.
En cuanto a los municipios que son entes territoriales certificados, solo tendrán un (1) supervisor (local y territorial), el cual será el delegado por el alcalde o el secretario(a) de Educación para tal fin, y para los municipios no certificados, tendrán dos (2) supervisores, un delegado del alcalde (local) y un delegado de la Secretaría de Educación Departamental (territorial).
La delegación oficial de los supervisores locales debe remitirse al Fondo de Fomento a la Atención Integral de la Primera Infancia -Ministerio de Educación Nacional, en el formato establecido en el Anexo número 6 del Reglamento Operativo del Fondo. A continuación encontrará la base de datos con las delegaciones oficializadas al Fondo de Fomento a la Atención Integral de la Primera Infancia -Ministerio de Educación Nacional.
Descargue la Carta Delegación de Supervisor
Una vez cumplida la fase de alistamiento, para el inicio efectivo de la atención cada entidad territorial deberá delegar un supervisor(a) que estará a cargo de velar por el funcionamiento del programa. Para ello deberá enviar a través del formato anexo quién será el supervisor. Una vez se conozca quién será el delegado, el prestador del servicio deberá firmar junto con éste para cada municipio y cada sede el acta de inicio que encontrará también anexa.
Las actas de inicio deben suscribirse en el Formato del Anexo número 7 del Reglamento Operativo, UNICAMENTE entre el representante legal del prestador (o su delegado mediante poder) y el supervisor delegado por el alcalde del municipio. Para ello, se debe tener en cuenta lo siguiente:
A. La fecha del acta de inicio debe corresponder UNICAMENTE a la fecha en que se inicio efectivamente la atención directa de los niños y las niñas.
B. Esta fecha NUNCA podrá ser anterior a la fecha de delegación del supervisor, ni a la fecha de legalización del convenio.
C. El número de cupos registrados para cada sede en las actas de inicio debe ser coherente con la cantidad de niños y niñas cargados en el SIPI.
D. En ningún caso se pueden referir varios entornos o sedes en una misma acta.
E. Las firmas deben corresponder UNICAMENTE al representante legal o su apoderado y al supervisor delegado.
Una vez suscrita el Acta de Inicio agradecemos la envíe escaneada al correo actasiniciopaipifondo@gmail.com y vía correo certificado a la siguiente dirección:
Fondo de Fomento a la Atención Integral de la Primera Infancia
Subdirección de Cobertura de Primera Infancia
Ministerio de Educación Nacional
Calle 43 No. 57 - 14 CAN Bogotá, D.C. Piso 4
Descargue el Acta de Inicio (instructivo)
El prestador del servicio deberá registrar sus actividades a través del Formato de actividades que encontrará en la página.
- Informe de actividades de los tres (3) meses correspondientes a la prestación del servicio contemplada en el pago anticipado, con el VoBo del supervisor local, en el formato establecido para tal fin
- Informe de actividades de correspondientes a la prestación del servicio bimensual prestada durante el periodo vencido, con el VoBo del supervisor local, en el formato establecido para tal fin.
Tenga en cuenta que para los informes de actividades, solo deberá enviar el formato de tres (3) hojas, si va a adjuntar archivos hágalo en un CD, los soportes de estos informes deberá tenerlos en la sede administrativa para cuando la interventoría, los supervisores, las secretarias de educación o el Fondo los requiera.
Una vez diligenciados los informes, agradecemos los envíe vía correo certificado a la siguiente dirección:
Fondo de Fomento a la Atención Integral de la Primera Infancia
Subdirección de Cobertura de Primera Infancia
Ministerio de Educación Nacional
Calle 43 No. 57 - 14 CAN Bogotá, D.C. Piso 4
Descargue el Formato Informe Mensual de Actividades
Actualmente nos encontramos con algunos prestadores, en la fase de preparación de los segundos desembolsos, y con otros en la preparación para el pago anticipado, para los cuales hay una serie de requisitos que se deben cumplir para su respectivo trámite. Entre ellos se hace indispensable contar con las Actas de Inicio y Cartas de delegación de Supervisor debidamente elaboradas.
A continuación encontrará información detallada para que pueda consultar y realizar las correspondientes revisiones y correcciones que apliquen según su caso:
1. Fecha de legalización del convenio: corresponde a la fecha de aprobación de la garantía única (Póliza de cumplimiento, de responsabilidad civil extracontractual, de pago de salarios y prestaciones sociales), esta fecha debe ser anterior al inicio de la atención.
2. Delegación de Supervisor: el supervisor debe ser delegado por el alcalde/sa, UNICAMENTE en el formato Anexo 6 del Reglamento Operativo . Ésta delegación o los cambios de la misma, deben hacerse llegar al Fondo vía correo electrónico o correo certificado. La fecha de inicio de la labor de supervisión NUNCA podrá ser posterior a la firma del acta de inicio.
3. Actas de Inicio por sede, según corresponda: se deben diligenciar UNICAMENTE en el formato del Anexo 7 del Reglamento Operativo del Fondo. Para el diligenciamiento de esta acta tenga en cuenta lo siguiente:
- La fecha del acta de inicio debe corresponder UNICAMENTE a la fecha en que se inicio efectivamente la atención directa de los niños y las niñas.
- Esta fecha NUNCA podrá ser anterior a la fecha de delegación del supervisor, ni a la fecha de legalización del convenio.
- El número de cupos registrados para cada sede en las actas de inicio debe ser coherente con la cantidad de niños y niñas cargados en el SIPI.
- En ningún caso se pueden referir varios entornos o sedes en una misma acta.
- Las firmas deben corresponder UNICAMENTE al representante legal o su apoderado y al supervisor delegado.
En la página web de primera infancia, en la sección novedades, a partir del próximo martes, encontrará la tabla "REVISION ACTAS DE INICIO Y SUPERVISORES PARA PAGOS.XLS", en la cual debe identificar las sedes asociadas a su convenio (relacionado por los 4 últimos dígitos FPIXX-XXX), en ésta se resaltan en amarillo los errores, inconsistencias, o faltantes de información con relación a las actas de inicio y delegación de supervisor, para ser subsanados.
La tabla incluye unas columnas de verificación con su información de soporte y al final de la misma encontrará en la columna Revisar y Corregir un resumen de las inconsistencias encontradas en la información que ha llegado al Fondo.
A continuación explicamos las acciones que debe realizar frente a cada situación de inconsistencia descrita en la tabla Revisión de actas de inicio y supervisores para pago:
Recuerde que completar y corregir la información relacionada con su caso es requisito indispensable para el trámite de los pagos, sea el pago anticipado o segundo desembolso según su caso.
| Nombre de columna |
Categorías posibles |
Acciones |
| Convenios prioritarios segundo desembolso |
Si: el convenio ya cumplió el tiempo de ejecución para el segundo pago |
- Revisar, corregir y enviar la información para cada caso.
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| (Vacía): aún no está en proceso para segundo pago |
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| ¿Sede en el SIPI asociada al Acta de Inicio? |
No: no es posible asociar la sede referida en el Acta de Inicio a una sede en creada en SIPI. |
- Aclarar vía correo electrónico a actasiniciopaipifondo@gmail.com a que ID de sede está asociada la sede referenciada en el Acta de Inicio.
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| Si: la sede referida en el Acta de Inicio está asociada a una sede en creada en SIPI. |
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| Verificación Representante Legal que firma el acta de inicio |
No coinciden: los nombres del representante o su apoderado no coinciden con el nombre de quien firma el acta de inicio. |
- Si la firma corresponde al apoderado del representante legal, envíe el poder.
- Si el nombre del representante legal no corresponde, corrija el Acta de Inicio.
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| Ok: coinciden los nombres del representante o su apoderado con el nombre de quien firma el acta de inicio. |
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| Verificación Supervisor Delegado con supervisor que firma el Acta de Inicio |
Carta de delegación de supervisor sin nombre: enviaron el formato, pero en ese no registraron el nombre del delegado |
- Envío de la carta de Delegación, en el formato establecido con los datos completos.
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| No coinciden: el nombre del supervisor delegado no coincide con el nombre de quien firma el acta de inicio. |
- Si cambió el supervisor delegado, enviar la nueva carta de delegación, en el formato establecido con los datos completos.
- Si el error es en el acta, corregir el Acta de Inicio.
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| No tiene carta de delegación de supervisor: el Fondo no cuenta con la delegación del supervisor, en el formato correspondiente. |
- Envío de la carta de delegación, en el formato establecido con los datos completos.
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| Ok: el nombre del supervisor delegado coincide con el nombre de quien firma el acta de inicio. |
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| Verificación Fecha de Delegación Supervisor / Acta de Inicio |
No: la fecha de la carta de delegación de supervisor, es posterior a la fecha del acta de inicio. |
- Si el error es en la carta de delegación, corregir la fecha de la carta de delegación.
- Si el error es en el acta de inicio, corregir la fecha del acta de inicio.
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| Carta de delegación sin fecha: en el formato no se diligenció la fecha de inicio de la labor de supervisión. |
- Envío de la carta de Delegación, en el formato establecido con los datos completos (inicio de la labor de supervisión dd/mm/aa).
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| Ok: la fecha de la carta de delegación es igual o anterior a la fecha del acta de inicio. |
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| Verificación Fecha Inicio / Fecha Legalización |
Sin acta de inicio: el Fondo no ha sido notificado del inicio de la atención en el formato correspondiente. |
- Si ya inició la atención, enviar el Acta de Inicio, en el formato establecido con los datos completos.
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| No: la fecha del acta de inicio es anterior a la fecha de legalización del convenio. |
- Corregir la fecha del acta de inicio.
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| Ok: la fecha del acta de inicio es posterior o igual a la fecha de legalización del convenio. |
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| Revisar y Corregir |
Resume los hallazgos de las verificaciones para cada sede. |
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| Observaciones Adicionales |
Ofrece información a tener en cuenta. |
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Deberá enviar por correo certificado, y copias escaneadas de los documentos corregidos o los documentos faltantes al correo actasiniciopaipifondo@gmail.com . Si usted va a enviar los documentos a través de correo certificado, por favor hágalo a la siguiente dirección:
Fondo de Fomento a la Atención Integral de la Primera Infancia
Subdirección de Cobertura de Primera Infancia
Ministerio de Educación Nacional
Calle 43 No. 57 - 14 CAN Bogotá, D.C. Piso 4
Por favor absténgase de enviar información innecesaria, incompleta o no correspondiente a las verificaciones realizadas, o a un correo electrónico diferente al indicado.
Inicio y seguimiento de la Atención | 
