El proceso inicia con la recopilación de la información al interior de las Instituciones de Educación Superior (IES) y las demás entidades habilitadas legalmente para ofrecer y presta este servicio público, por lo que el Ministerio de Educación Nacional ha establecido un calendario de reporte con las fechas y la información por gestionar, el cual está disponible en la normativa vigente Resolución 19591 de 2017.

La recolección de la información se puede realizar de tres formas: por medio de sistemas que se consiguen en el mercado para tal fin; mediante desarrollos propios de las mismas instituciones o a través de archivos de Excel predefinidos por el Ministerio de Educación Nacional. Estas posibilidades además de permanecer en constante actualización y mejoramiento, siempre están al alcance de las últimas soluciones tecnológicas disponibles y son impulsadas por la evolución del SNIES.

Una vez la Institución de Educación Superior y las demás entidades habilitadas recolecten la información solicitada en las plantillas dispuestas para tal fin, estas deben cargadas sus reportes a través de la Herramienta de Cargue - HECAA vía web.

Los datos reportados son consolidados en una gran base de datos que se complementa con información del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES, y de otras fuentes estratégicas del sector como ICETEX, ICFES y COLCIENCIAS.

Una vez consolidada la información del sector en el SNIES, el Ministerio realiza el proceso 'Gestionar del SNIES', que permite depurarla mediante la validación y auditoría conforme el ciclo de información y la posibilidad de alimentar dos sistemas de especializados del sector como:
• El Sistema para Prevención de la Deserción de la Educación Superior SPADIES.
• El Observatorio Laboral para la Educación - OLE.

Finalmente los resultados consolidados, así como los estudios e informes del sector, son publicados en los diferentes sitios Web de cada sistema de información.