Documentación
En Colombia existe la modalidad presencial, a distancia y a distancia virtual.
Por lo anterior, en el evento de haber cursado el programa del título que se pretende convalidar en una modalidad distinta, se recomienda anexar una certificación emitida por la entidad competente en el país de origen de la IES.
Los documentos requeridos para dar trámite a su solicitud de convalidación, deberán ser presentados en una carpeta debidamente legajados.
En caso de que la solicitud deba ser resulta por el criterio de evaluación académica, el evaluador podrá solicitar, si lo considera necesario, copia informal del programa académico del título que desea convalidar para emitir concepto técnico académico. Si el convalidante lo desea, puede anexar este documento al momento de radicar la solicitud.
Debidamente legalizado hace referencia al proceso de autenticación que se hace sobre los documentos otorgados en el extranjero y que tiene como finalidad hacer presumir en territorio colombiano que fueron otorgados conforme a la ley del respectivo país.
Únicamente se convalidarán títulos correspondientes a educación superior, no aplican cursos de actualización, diplomados u otros afines.
La existencia de convenios internacionales no exonera al interesado del trámite correspondiente.
El trámite tiene una duración mínima de 2 meses y una máxima de 5 meses, de acuerdo a los criterios establecidos por la normatividad que lo regula. El término puede ampliarse si se requiere complementación o aclaración de la documentación.
Cuando se solicite convalidación simultánea de títulos de pregrado y postgrado serán tratados como dos trámites independientes, por lo que requerirán pagos independientes y deberán presentarse en carpetas separadas.
Dependiendo del programa académico y del país de origen, se podrán solicitar requisitos adicionales y documentación complementaria.
En principio, la notificación de la resolución de convalidación deberá hacerse personalmente al interesado, o a su apoderado, quien deberá anexar el poder debidamente autenticado ante notario o autoridad diplomática de Colombia en el exterior. En caso de no surtirse la notificación personal, la notificación se hará por edicto, según lo establecido en el Código Contencioso Administrativo.
Si la institución o el programa académico cuentan con acreditación de alta calidad, solicite una certificación en dicho sentido. Esto puede agilizar su trámite.
Si no puedo presentar el título otorgado
De acuerdo con el artículo 2º numeral 2º de la Resolución 5547 de 2005, uno de los requisitos para iniciar el trámite de convalidación es presentar fotocopia auntenticada y debidamente legalizada (apostillada o consularizada) del título que se pretende convalidar.
De no ser lo anterior, entendemos que en el caso de España los títulos oficiales se demoran en expedirse aproximadamente año y medio, para lo cual les entregan un certificado supletorio que hace las veces de título. Dado esto se debe solicitar en un escrito la aplicación del régimen excepcional consagrado en el artículo 11º de la citada resolución.
En caso que la universidad no otorgue duplicados del título, se necesita anexar certificación oficial emitida por la institución de educación superior donde conste que no se otorgarán diplomados y que se otorgó el respectivo título, junto con la aplicación del régimen excepcional antes mencionado.
Documentos que debe presentar un colombiano que desea estudiar un postgrado en una institución de educación superior extranjera
Los documentos que son exigidos para estudiar en el exterior varían de acuerdo a lo establecido por cada país y/o institución educativa. No obstante, en la mayoría de los casos son: el título otorgado por la institución de educación superior colombiana, el acta de grado, certificado de calificaciones y el programa académico. Estos documentos deben estar debidamente legalizados por el Ministerio de Educación Nacional y por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
La radicación de los documentos requeridos para el trámite de convalidación puede realizarse por intermedio de cualquier persona autorizada. Así mismo, se podrán enviar los documentos por correo certificado.
¿Qué sucede cuando el diploma del título a convalidar se ha perdido? ¿puede ser reemplazado por una certificación?
En razón a que la convalidación procede únicamente respecto de títulos otorgados por instituciones extranjeras debidamente autorizadas por las autoridades competentes en cada país para expedirlos, en caso de pérdida del documento, el interesado deberá tramitar previamente la expedición del duplicado respectivo y luego presentar ese documento al trámite de convalidación, con el cumplimiento de los demás requisitos señalados en la normatividad vigente.
Si el interesado en convalidar el título manifiesta que la institución que se lo otorgó no expide duplicado, deberá acreditar esta situación mediante comunicación formal expedida por la respectiva institución en la que adicionalmente se deberá aclarar cuál es el documento que hace las veces del diploma para acreditar dicho título en el país de origen.
¿Qué documento reemplaza la certificación de calificaciones cuando la institución otorgante del título no la expide?
Conforme a los establecido en el numeral 3 del artículo 2 de la Resolución 5547 del 1° de diciembre 2005, el interesado puede presentar para la convalidación de su título "original o copia autenticada del certificado de calificaciones o del plan de estudios del programa".
Ahora bien, si la institución de educación superior extranjera no emite una certificación en términos cuantitativos o cualitativos que demuestre los resultados académicos obtenidos por el convalidante, se deberá certificar esta situación mediante documento formal emitido por la misma institución educativa. Por lo general esta situación se presenta en el caso de los doctorados en los cuales el certificado de aprobación del trabajo de grado firmado por los jurados.
Cuando el Certificado de Notas viene dentro del programa académico
El certificado de calificaciones que se presente dentro del trámite de convalidación de un título académico obtenido en una institución de educación superior extranjera, debe estar debidamente legalizado o apostillado. Si dicha certificación viene debidamente firmada y como parte de otro documento, como el plan de estudios, el documento en su integridad deberá estar debidamente legalizado.
¿Qué es debidamente legalizado y cómo se legaliza?
Debidamente legalizado hace referencia al proceso de autenticación que se hace sobre los documentos otorgados en el extranjero y que tiene como finalidad hacer presumir en territorio colombiano que dichos documentos fueron otorgados conforme a la ley del respectivo país.
Actualmente existen dos maneras de legalizar documentos otorgados en el extranjero, a saber:
· Por vía diplomática: la legalización se constituye generalmente por el cumplimiento de los siguientes pasos:
1. Aposicionamiento de sellos y firmas de reconocimiento del título que hace la autoridad que supervisa o regula la acción educativa en el país de la institución otorgante del título.
2. Aposicionamiento de sellos y firmas de reconocimiento del Ministerio de Relaciones Extranjeras del país de la institución otorgante del título.
3. Autenticación de los documentos por el cónsul o agente diplomático de Colombia en el país extranjero.
4. Finalmente ya en Colombia, la firma del cónsul o el agente diplomático de Colombia en el país extranjero, se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
· Con sello de Apostille:
Procede cuando el país de la institución otorgante del título hace parte del Convenio de la Haya de 1961, que elimino el requisito de la legalización de documentos públicos extranjeros.