Preguntas frecuentes

1. ¿Dónde podemos obtener el Java Runtime Enviroment 1.6 que requiere el SPADIES?

De la direccion: http://java.sun.com/javase/downloads/index.jsp bajo el titulo "Java Runtime Environment (JRE) 6.0 Update 2"

2. ¿No se ejecuta el SPADIES, qué hago?

Verifique que su computador tenga instalado Java Runtime Environment versiones 1.5 en adelante. Si no lo tiene, descárguelo de la página http://java.sun.com/javase/downloads/index.jsp.

Si el problema persiste, contacte inmediatamente al administrador de su institución. En caso que éste no pueda solucionar el problema con los manuales respectivos, contacte al MEN.

3. No encuentro el archivo XXXX.spa, que según el manual me debe ser entregado por el MEN

El archivo XXXX.spa, es el archivo que resulta de la sincronización de información de cada IES. Las cuatro X corresponden al código SNIES de cada institución, y este archivo contiene la información completa de la IES para todos los períodos sincronizados tras el cruce con las demás bases de datos que alimentan el sistema (ICFES, ICETEX, SNIES, Observatorio Laboral y DNP).

Este archivo lo encontrará luego de la sincronización exitosa en la carpeta datos que se encuentra dentro de la carpeta spadies_v2.5, desde el cual se realizó la sincronización. Si su carpeta datos no contiene el archivo XXXX.spa contacte al encargado SPADIES en su institución.

Para actualizar los otros computadores con SPADIES, simplemente copie y reemplace este archivo en la carpeta datos de cada computador con SPADIES.

4. ¿El número de matriculados/graduados que reportamos no coincide con el número que aparece en el SPADIES, por qué?

La pestaña de datos cargados muestra una relación del número de registros por estudiante al que se le está haciendo seguimiento dentro de las estadísticas de cada IES. El SPADIES hace un seguimiento por individuo, por cohortes; por lo que solo se puede llevar registro de aquellos estudiantes cuya cohorte es conocida, es decir que la IES los ha reportado como primíparos dentro de la información suministrada al sistema. Por esta razón el número de primíparos y matriculados del primer período reportado siempre será igual y por lo mismo, el número de graduados durante los primeros semestres reportados, aparece como nulo.

En el SPADIES sólo se cargan aquellos registros que corresponden a aquellos estudiantes que aparecen en un periodo posterior o igual al primer periodo cargado, como primíparos. Los matriculados se toman de la tabla enviada por la IES, y se eliminan los registros duplicados de estudiante en una misma carrera. A la tabla de Matriculados se le agregan todos aquellos estudiantes que son reportados en las demás tablas, a excepción de los retiros disciplinarios, que no son reportados por la IES en la tabla de matriculados (la finalidad es evitar errores por omisión involuntaria).

5. ¿Al abrir la aplicación el programa me indica que no tiene suficiente memoria RAM para ejecutar el proceso, qué hago?

[En Windows] Usted puede modificar, bajo su responsabilidad, el archivo .bat. Simplemente dé clic derecho sobre el ícono con el nombre .bat y luego elija editar. Se abrirá un documento de bloc de notas modifique el 1000X que encuentra por un 500X, de no solucionar el problema modifíquelo a 250X. Si persiste contacte el administrador.

6. ¿No puedo abrir los manuales, cómo los abro?

Si no tiene instalado el programa Adobe Acrobat puede descargarlo de la página respectiva. Si ya lo tiene instalado y aun así el manual no abre, consulte al administrador o al soporte del MEN, para solicitar un nuevo manual.

7. ¿Puedo sincronizar los datos de mi institución?

Si usted es el administrador de SPADIES en su institución la respuesta es SÍ, simplemente remítase al manual del administrador, el cual puede descargar en la pestaña de manuales de la página de SPADIES. En el caso en que no lo sea, usted deberá contactar al administrador SPADIES de su institución.

8. ¿Cómo se cargan los nuevos semestres al SPADIES?

El manual del administrador del SPADIES presenta el procedimiento necesario para la carga de información del sistema. Cada período que se va a sincronizar, debe contener la totalidad de los archivos referidos en el manual, con sus respectivos nombres (8 archivos: primíparos, matriculados, graduados, retiros disciplinarios, apoyos financieros, apoyos académicos y apoyos otros). Debe haber información al menos de primíparos, matriculados y graduados para poder registrar cada período y los archivos que se dejen en blanco deben contener los encabezados respectivos. Los archivos ejemplo para la sincronización se encuentran disponibles para descarga en la página de SPADIES en la pestaña de manuales, con el nombre de archivos ejemplo.

Luego de tener la información recopilada según la guía de recolección de información para períodos anteriores a la entrada de SNIES, la IES debe sincronizar los archivos con sus respectivos datos siguiendo el manual respectivo. Para procesos posteriores a la entrada de SNIES, la creación de las tablas es automática mediante una opción del sistema SNIES. Sin embargo, el cargue de la información reportada en las tablas generadas por SNIES debe ser conforme el manual de administrador de SPADIES.

9. ¿Qué son retiros disciplinarios?

Retiros disciplinarios son los registros que reporta la IES de estudiantes que por algún motivo se ausentan de la universidad y esta ausencia no es voluntaria del estudiante, sino, que le es impuesta por alguna normatividad propia de la IES de carácter disciplinario.

10. ¿Cómo interpreto la tasa de repitencia?

La tasa de repitencia es el número de materias aprobadas sobre el número de materias vistas.

11. ¿Qué es una gráfica de supervivencia?

La gráfica de supervivencia muestra la evolución de la cantidad o porcentaje (según escogencia del usuario) de estudiantes que se encuentran activos que cumplan con las preferencias de población que se hayan solicitado. Por ejemplo: cohortes, programas, áreas de conocimiento, etc.

12. ¿Qué significa calificación estandarizada de ICFES?

Para poder comparar lo resultados del ICFES debido a que han existido variantes durante el período de estudio el CEDE estandarizó los porcentajes a una valoración sobre 100 puntos; donde 100 es el máximo teórico y 0 el mínimo teórico de esta manera todos los puntajes se homogenizan y se permite la comparación. El alto medio y bajo esta dado por los terciles de esta calificación.

13. ¿Cómo sé cuál es el porcentaje de desertores de la IES?

En el momento en que instale la última versión de SPADIES en la pestaña de información básica tendrá acceso a un botón que le muestra este requerimiento para su IES. Esta consulta la va a poder realizar tanto porcentualmente como numéricamente. Recuerde que la definición de desertor es dinámica en el tiempo, por tanto, esta información puede cambiar de un periodo a otro.

14. ¿La aplicación no se puede conectar con el MEN, qué hago?

Seguramente el problema es con el puerto de salida de su IES. Para que el SPADIES tenga una óptima comunicación con el servidor es necesario que estén habilitados los puertos 41304, 41305 y 41306 para esto contacte al administrador y él con los manuales respectivos solucionará el problema. De no ser posible dado un daño en su versión de SPADIES, descargue nuevamente la herramienta de la página o contacte al MEN.

15. ¿Quiero ver la presentación que realizó el CEDE en mi institución, qué hago?

En la pantalla principal de SPADIES seleccione Extras y luego iniciar presentación.

16. ¿Cómo interpreto la gráfica de desertores según tasa de aprobación?

Esta se leería de la siguiente manera: De los estudiantes que quedaron en categoría de desertores para el último período de estudio y según el período temporal cursado del estudiante, que porcentaje de estos estudiantes tuvo cierta tasa de aprobación.

17. ¿Mi computador cumple con los requisitos para usar SPADIES?

En el manual de manejo o en el manual de instalación encontrará los requerimientos mínimos del sistema para que el SPADIES funcione óptimamente.

18. ¿Encuentro datos de comportamiento atípico en un programa o cohorte, qué hago?

Es necesario que reporte esto al administrador del programa en su institución y que éste actualice y arregle la información y posteriormente sincronice los cambios.

19. ¿Si presento inquietudes de soporte avanzadas con quién me puedo contactar?

El contacto lo puede establecer con la mesa de ayuda del proyecto en el 3324114.