El Ministerio de Educación Nacional - MEN, en cumplimiento de los numerales 5.4, 5.21 y 5.23 del artículo 5° de la Ley 715 de 2001, implementó el sistema de información para el sector educativo. En relación con tal sistema, de conformidad con el numeral 6.1.2 del artículo 6° de la precitada Ley, compete a los departamentos "Administrar y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la información educativa departamental y suministrar la información a la Nación en las condiciones que se requiera".

En el mismo sentido el numeral 7.10 del artículo 7° de la Ley 715 de 2001 expresa que corresponde a los distritos y municipios certificados "Administrar el Sistema de Información Educativa Municipal o Distrital y suministrar la información al departamento y a la Nación con la calidad y en la oportunidad que señale el reglamento", y el numeral 8.4 del artículo 8° establece como competencia de los municipios no certificados "Suministrar la información al departamento y a la Nación con la calidad y en la oportunidad que señale el reglamento". Adicionalmente, el numeral 10.13 del artículo 13 establece que es función de los rectores y directores de las instituciones educativas públicas "Suministrar información oportuna al departamento, distrito o municipio, de acuerdo con sus requerimientos".

De otra parte, cabe tener en cuenta el numeral 16.1.2 del artículo 16 de la Ley 715 de 2001, el cual establece que:

"(...) Cuando la Nación constate que debido a deficiencias de la información, una entidad territorial recibió más recursos de los que le correspondería de conformidad con la fórmula establecida en el presente artículo, su participación deberá reducirse hasta el monto que efectivamente le corresponda. Cuando esta circunstancia se presente, los recursos girados en exceso se deducirán de la asignación del año siguiente".

Y el artículo 19 de la Ley 715 de 2001 que establece que:

"En la oportunidad que señale el reglamento en cada año, los departamentos, distritos y municipios suministrarán al Ministerio de Educación la información del respectivo año relativa a los factores indispensables para el cálculo de los costos y de los incentivos del año siguiente. En caso de requerirse información financiera, ésta deberá ser refrendada por el Contador General o por el contador departamental previa delegación.

Los funcionarios de los departamentos, distritos y municipios que no proporcionen la información en los plazos establecidos por el Ministerio de Educación incurrirán en falta disciplinaria y serán objeto de las sanciones correspondientes, establecidas en el Régimen Disciplinario Único.

En caso que la entidad territorial no proporcione la información, para el cálculo de la distribución de los recursos se tomará la información estimada por el Ministerio de Educación y la respectiva entidad no participará en la distribución de recursos por población por atender en condiciones de eficiencia y por equidad".

Igualmente, el artículo 32 de la Ley en comento debe ser tenido en cuenta. Tal artículo dispone que:

"Los departamentos, distritos y municipios deberán contar con un sistema de información del sector educativo y mantenerlo actualizado de acuerdo con las orientaciones que para tal fin determine la Nación.

Los gobernadores y alcaldes deberán informar anualmente al Ministerio de Educación Nacional la nómina de todo el personal con cargo a todas las fuentes de financiación, discriminada por cada una de ellas, con sus modificaciones, refrendada por el contador municipal o departamental.

El incumplimiento de estas disposiciones se considerará falta grave y acarreará las sanciones respectivas para el secretario de educación departamental, municipal y distrital, y el funcionario o funcionarios encargados de administrar la planta o la nómina, y será causal para ordenar la interventoría especial de la administración por parte del Ministerio de Educación.

La implantación del sistema de información se considera como costo de la prestación del servicio y podrá pagarse con cargo a los recursos del Sistema General de Participaciones".

Y así mismo, debe tenerse en cuenta el artículo 96 de la Ley 715 de 2001, el cual establece que "será causal de mala conducta que la información remitida por las entidades territoriales para la distribución de los recursos del Sistema General de Participaciones sea sobrestimada o enviada en forma incorrecta, induciendo a error en la asignación de los recursos. Por ello, los documentos remitidos por cada entidad territorial deberán ser firmados por el representante legal garantizando que la información es correcta, de esta forma dicha información constituye un documento público con las implicaciones legales que de allí se derivan".

El numeral 5.4 del artículo 5° de la Ley 715 de 2001 fue reglamentado mediante el Decreto 1526 de 2002. Tal Decreto establece la estructura y objetivos del Sistema de Información del Sector Educativo, así como la información básica que debe contener, forma y oportunidad para reportarla. Tal Decreto establece además, en su artículo 4°, lo siguiente:

"Para efectos de garantizar la calidad de la información, la Nación realizará periódicamente la validación y verificación de la información reportada por los departamentos, distritos y municipios certificados.

Igualmente, será responsabilidad de cada entidad territorial, una vez al año, efectuar las auditorías que considere necesarias a la misma y la información de la población matriculada y del personal docente y administrativo y contrastarla con la información de la Registraduría Nacional del Estado Civil".

Adicionalmente, mediante la Resolución Ministerial 166 de 2003 se establecieron condiciones para el reporte de información, y mediante la Resolución 5360 de 2006, se organizó el proceso de matrícula oficial de la educación preescolar, básica y media en las entidades territoriales certificadas. Al respecto se señala que es indispensable que éstas actualicen su información e ingresen al sistema sus novedades, dado que esta información es la que será auditada durante el proceso.

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