¿Cómo se realizan las auditorias?

El Ministerio de Educación Nacional realiza el proceso de auditoria con el apoyo de firmas externas contratadas para tal fin, las cuales deben propender por desarrollar un proceso confiable, oportuno y veraz, acerca del número de estudiantes matriculados, la planta de personal administrativo, docente y directivo docente oficial y los establecimientos educativos financiados con recursos del Estado, para permitir una adecuada toma de decisiones y una correcta distribución de los recursos del sector.

Se audita toda la población que aparezca registrada en los Sistema de Información de Matrícula SIMAT, Humano (Docentes, Directivos Docentes y Administrativos) y los establecimientos educativos y sus sedes educativas reportadas en el Directorio Único de Establecimientos Educativos DUE, con corte a la fecha que el MEN defina.

El proceso de verificación de matrícula inicia con su apertura en las secretarias de educación. Esta visita la debe realizar el gerente de proyecto, el analista de proceso en campo y los coordinadores de campo. La visita debe ser concertada con el secretario de educación, indicando claramente en qué consiste el proceso auditor en vigencia 2012, se dejará constancia con una comunicación que permita al secretario convocar a todos los rectores para que participen activamente con responsabilidad y seriedad que merece el proceso y se levantará un acta que debe ser firmada por todos los presentes, en la cual se consigne el desarrollo de la reunión realizada.

Igualmente debe quedar constancia de cuáles son los documentos que la Secretaria de Educación debe tener disponible para verificación documental. (Historia laboral de docentes, directivos docentes, administrativos y copia de convenios y contratos sobre la prestación del servicio educativo, acto administrativo que permita identificar las variables mínimas inherentes a la condición del establecimiento educativo).

Posteriormente, se realiza la visita a los establecimientos educativos. En ella debe levantarse un acta de visita. Los rectores son responsables de tomar las medidas necesarias en procura de garantizar la presencia de todos los estudiantes y la planta de personal que labora en el establecimiento educativo el día de la visita. En caso de presentar inconsistencia en la información verificada y una vez la firma en campo haya realizado la validación respectiva se dará el derecho a réplica, donde las directivas tendrán 2 días para allegar los documentos que aclaren las situación encontrada, o en su defecto confirme el hallazgo.

En esta visita debe realizarse la revisión física de los niños y/o de los documentos que soportan la existencia de los estudiantes reportados por las secretarías de educación, tales como folios de matrícula, observador del alumno, listados de notas, entre otros. De acuerdo con el protocolo definido por el Ministerio de Educación, la verificación que realiza la firma auditora en los establecimientos educativos está siempre acompañada de actas de visita que dan cuenta de los hallazgos encontrados y que son firmadas por los rectores de los establecimientos o por quien sea delegado por escrito, en el establecimiento educativo para atender la visita.

Las firmas auditoras, además de la simple verificación de la existencia o no de los estudiantes, debe realizar la verificación y levantamiento de un conjunto de variables básicas de todos los estudiantes matriculados en el sistema educativo con sus respectivas evidencias en cada una de las entidades territoriales visitadas. Se solicita entonces a las firmas un ejercicio adicional que involucra la verificación y levantamiento de variables como: departamento, municipio, nombre del establecimiento educativo, código DANE del establecimiento educativo, dirección del establecimiento, nombre de la sede educativa, código DANE de la sede, tipo de documento de identificación, número de documento de identificación, lugar de expedición del documento, apellidos del estudiante, nombres, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, género, jornada, carácter del establecimiento, especialidad, grado, entre otras.

Adicionalmente, la realización del operativo censal se aprovecha para solicitar a las firmas auditoras la verificación y levantamiento de información adicional que para el Ministerio resulta de especial interés como: levantamiento de las variables básicas de los alumnos nuevos encontrados en campo y que no se encuentran reportados en el SIMAT, verificación de la totalidad de los estudiantes atendidos mediante la estrategia de contratación del servicio, verificación y/o levantamiento de las variables básicas de los establecimientos educativos y sus respectivas sedes reportadas en el Directorio Único de Establecimientos Educativos - DUE, levantamiento de las variables básicas de los establecimientos y sedes educativas encontradas en campo y que no se encuentran reportadas en el DUE y verificación y/o levantamiento de las variables básicas del personal docente, directivos docentes y administrativos

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