Mecanismos internos de control
Todas las entidades estatales deben ejercer el control interno en todas sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de sus funciones, según establece el Artículo 209 de la Constitución Política. Este control interno se refiere a un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos, según se menciona en el Artículo 11 de la Ley 87 de 1993.
Para un adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno, la Oficina de Control Interno del Ministerio realiza su gestión a partir del desarrollo de cinco roles fundamentales, establecidos en el Decreto 1537 de 2001:
1. Administración del riesgo: La Oficina de Control Interno brinda las orientaciones a las dependencias del Ministerio de Educación Nacional en la identificación y análisis de los riesgos que se puede presentar en el desarrollo normal de su gestión y que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales.
2. Acompañamiento y asesoría: La Oficina de Control Interno, asesora a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
3. Evaluación y seguimiento: En desarrollo de este rol, la Oficina de Control Interno realiza la evaluación independiente del Sistema de Control Interno, realiza auditorías internas, coordina las auditorías internas de calidad y propone las recomendaciones y sugerencias que contribuyan al mejoramiento y optimización de la gestión.
4. Fomento de la cultura del control: La Oficina de Control Interno apoya el fomento de la cultura del control en toda la organización, de manera que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional y de los planes, metas y objetivos previstos.
5. Relación con entes externos: La Oficina de Control Interno es el puente entre los entes externos y la entidad convirtiéndose en el elemento de contacto que facilita el cumplimiento de los requerimientos de información de los organismos de Control Externo.
Y fomenta el desarrollo y mejoramiento de los siguientes mecanismos internos de evaluación:
A. Autoevaluación:
Las actividades de autocontrol, se aplican en todos los macroprocesos, procesos y servicios del Ministerio de Educación Nacional, directamente por los servidores que realizan cada actividad y adicionalmente, a través de evaluaciones periódicas que son ejecutadas en reuniones internas de las dependencias, lideradas por los responsables:
I. Autocontrol de los procesos: Se revisa el cumplimiento de las características de los servicios de acuerdo con los planes de control, los procesos de acuerdo con los parámetros de las fichas técnicas, las tareas y diferentes actividades propias del desarrollo de cada dependencia.
II. Generación y análisis de indicadores: En el MEN, existen indicadores de Objetivos Estratégicos del Sistema Integrado de Gestión y de Macroprocesos; de acuerdo con lo establecido en la ficha de indicadores, cada indicador tiene definidos sus responsables, quienes realizan la generación y análisis de los datos correspondientes, con el fin de garantizar el cumplimiento de los valores de control y proyectar las acciones necesarias para alcanzar los valores meta establecidos para cada caso.
III. Actualización y análisis de riesgos: El Ministerio de Educación Nacional realiza el análisis de los riesgos, considerando la identificación y actualización de los eventos internos y externos, que afecten o impidan el cumplimiento de los objetivos de la entidad, con el fin de lograr su reducción o eliminación, de acuerdo con las políticas de manejo establecidas. El análisis de riesgos tiene un enfoque preventivo, es realizado por todas las dependencias del MEN con la conducción del responsable respectivo y la participación activa de los Gestores y del personal de la dependencia.
IV. Evaluación del desempeño institucional: Esta evaluación se realiza para asegurar la conveniencia (grado de alineación o coherencia con las metas y políticas organizacionales), la adecuación (determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos), eficacia (grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados), eficiencia (relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados) y efectividad (medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles) del Sistema Integrado de Gestión, para alcanzar los objetivos establecidos. Esta evaluación semestral es realizada por el equipo directivo del Ministerio de Educación Nacional y reúne los resultados de todos los mecanismos de evaluación establecidos, desde el autocontrol hasta la evaluación externa.
B. Mecanismos de evaluación independiente - interna
Los mecanismos de evaluación independiente-interna son las evaluaciones y/o controles realizados por personas del Ministerio sobre quienes realizan y responden por las diferentes actividades y tareas, presentando una visión imparcial y objetiva de los resultados obtenidos:
- Evaluación y auditoría interna de calidad al Sistema Integrado de Gestión: Se refiere a actividades programadas, sistemáticas y documentadas para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios (parámetros, referenciales, requisitos, normas, tanto internos -como base documental-, como externos, legislación) definidos como modelo o patrón frente a los cuales se realiza la evaluación. Las auditorias internas al SIG, son realizadas por los Auditores Calificados, quienes son parte del Equipo de Gestores del MEN, en dependencias diferentes a las cuales pertenecen, de acuerdo con la programación y objetivos establecidos por la Oficina de Control Interno.
- Evaluación independiente de la Oficina de Control Interno: Se refiere a la evaluación del Sistema de Control Interno, a la evaluación de gestión y a las auditorías propias de la Oficina de Control Interno.
- Evaluación del ente certificador: Teniendo en cuenta que el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio obtuvo las certificaciones ISO 9001:2000 en todos sus servicios y NTCGP 1000:2004, cada año recibe auditorías de seguimiento por parte del ente certificador.