Temas como el manejo de costos y presupuestos, los sistemas de información, el Plan Único de Cuentas (PUC) y la rendición de cuentas, fueron tratados en el panel ‘Elementos para una gestión eficiente de recursos’ que tuvo lugar en el marco del Foro de Financiación para la Educación Superior en Bogotá y que reunió a Carolina Barón, director asociado de BRC Investor Services; Francisco Piedrahita, rector del ICESI; Jaime Alberto Camacho, rector de la Universidad Industrial de Santander (UIS); y Aims McGuiness, consultor Senior del Centro nacional para Sistemas Gerenciales de Educación Superior (NCHEMS) en Estados Unidos.

Al iniciar el panel, María Victoria Angulo, directora de Fomento de la Educación Superior del Ministerio de Educación Nacional y moderadora del panel, señaló que la implementación de los sistemas de información, los modelos de estimación de costos, la definición de indicadores de procesos y resultados, entre otros factores, promueven la gestión eficaz de las instituciones. "El reto –afirmó Angulo- está en cómo potenciar esta información como un instrumento para promocionar la gestión en las Instituciones de Educación Superior (IES). Estamos dando pasos en direcciones ciertas, pero hay que saber cómo avanzar".

Frente al tema, el rector del ICESI, Francisco Piedrahita, inició su presentación mostrando el modelo que emplea la institución para facilitar la gestión de recursos. El directivo señaló que todos los procesos están documentados en la Intranet de la Universidad y que todos los usuarios de la universidad (administradores, estudiantes, docentes, etc.) tienen acceso a esta información. "Los procesos automatizados, así como el uso de tecnologías están apoyando la gestión académica, financiera y administrativa de la universidad", dice Piedrahita, afirmando que gracias a esto es posible registrar información como becas y créditos, información contable y financiera como control de ingresos y egresos, registro académico, sistema de egresados, nómina de empleados y profesores, entre otros.

El rector afirmó que la importancia del uso de herramientas eficientes para el manejo del presupuesto es tal, que actualmente representa una forma ágil y transparente para las rendiciones de cuentas que la institución debe presentar ante diferentes instancias como el Ministerio de Educación Nacional, el Ministerio de Hacienda, Icetex, Colciencias y los bancos.

Finalmente, Piedrahita fue enfático en señalar que, aún cuando existen registros de todo el funcionamiento operativo de la institución, sigue siendo difícil medir con tanta precisión factores como productividad y efectividad, así como la calidad de la educación. Al tiempo, aclaró que es importante crear un Plan Único de Cuentas (PUC) para unificar criterios entre las universidades, pero se debe tener en cuenta que el PUC deberá ser flexible para adaptarse a las diferentes instituciones.

El turno para contar su experiencia en materia de gestión fue para el rector de la UIS, Jaime Alberto Camacho Pico, quien también socializó con la audiencia el sistema integrado de gestión que se emplea en la universidad y que ha sido fruto del esfuerzo de los últimos años.

En la UIS, el sistema de información financiera incluye un sistema de gestión de calidad y un sistema de administración de riesgo que se complementa con herramientas de clima organizacional y comunicación asertiva para que los sistemas sean alimentados a tiempo. "La importancia de estas herramientas es que ayudan a gestionar y consultar toda la información en tiempo real, promueven la disminución de los errores humanos, agilizan procesos, facilitan la consulta por parte de los organismos de vigilancia y permiten llevar un control de los objetivos", afirmó el rector.

En conclusión, Camacho Pico dijo que las instituciones de educación superior públicas no buscan generar utilidades, sino que su preocupación está y debe estar enfocada en la aplicación eficiente de los recursos para mejorar la calidad y lograr ampliar la cobertura de la educación superior.

Por otro lado, Carolina Barón de BRC Investor Services, se dirigió a los asistentes para contar cuáles son los criterios que una calificadora de riesgos tiene en cuenta para evaluar el riesgo y la gestión de las instituciones. Barón se refirió a que se miran aspectos como la posición del mercado y las ventajas competitivas, el nivel de avances en investigación, las relaciones con el gobierno, los resultados operacionales y costos administrativos, entre muchos más.

Para Barón, los sistemas de información son una herramienta valiosa para el seguimiento del desempeño y para la planeación y la asignación de recursos, razón por la cual dichos sistemas se convierten en una oportunidad de mejoramiento interno en la medida que se cuente con información actualizada y oportuna.

Dando cierre al panel, el experto norteamericano Aims McGuiness, hizo algunas sugerencias sobre el tema y afirmó que debe existir una relación directa entre planeación y evaluación para la asignación de recursos, al tiempo que las instituciones deben adaptar sus políticas según las necesidades de la sociedad. Además, enfatizó a la audiencia sentirse impresionado con las experiencias mostradas por los rectores sobre cómo han desarrollado sistemas de información tan fuertes y sólidos que permiten tener un control y una mayor eficiencia a la gestión financiera de las instituciones educativas.

En su intervención final, María Victoria Angulo, directora de fomento de la Educación Superior, concluyó que todas las herramientas planteadas son necesarias para promover una gestión eficiente en las IES. Lo anterior debe estar acompañado de gobiernos universitarios que lideren el posicionamiento de la institución y que fomenten instancias y mecanismos para dar cuenta permanente a la comunidad universitaria y a la sociedad en general del sector y sus instituciones.