Actualizado 23 de noviembre de 2015

Indicadores de Gestión - Proceso Matricula

INFORME DE RESULTADOS DEL INDICADOR NIVEL DE GESTION EN EL PROCESO DE COBERTURA POR PARTE DE LAS SECRETARIAS DE EDUCACION

En el marco de la Resolución 5360 de 2006 "Por la cual se organiza el proceso de matrícula oficial de la educación preescolar, básica y media en las entidades territoriales certificadas" y en cumplimiento de las actividades previstas, las Secretarías de Educación tienen la responsabilidad de reportar al Ministerio de Educación Nacional en el cronograma establecido, los productos de seguimiento:
a. Acto administrativo
b. Reporte proyección de cupos
c. Reporte de pre matrícula-solicitud de cupo
d. Reporte inscripción de alumnos nuevos
e. Reporte de información de matrícula
f. Cumplimiento estrategias

Con el fin de realizar el seguimiento al reporte de los productos del proceso de matrícula, el Ministerio de Educación Nacional evalúa la gestión de entrega de la información por parte de las Secretarías de Educación a través del indicador nivel de gestión, el cual se convierte en insumo para comparar la gestión de la entidad en el proceso de cobertura y a su vez permite adelantar ajustes y compromisos de mejora con base en los resultados de la vigencia anterior.

El indicador de gestión evalúa en forma porcentual el cumplimiento, oportunidad, confiabilidad de los productos de seguimiento y el reporte de matrícula; teniendo en cuenta los siguientes criterios:

CUMPLIMIENTO: Evalúa que las entidades territoriales envíen al Ministerio de Educación los productos de seguimiento reglamentados en la normatividad vigente.
OPORTUNIDAD: Evalúa que cada entidad territorial cumpla con las fechas establecidas para cada etapa del cronograma del proceso de matrícula de acuerdo con la normatividad establecida.
CONFIABILIDAD: Evalúa que se cumpla con los parámetros o lineamientos establecidos en cuanto a calidad y confiablidad relacionados con los productos de seguimiento; para los análisis y estudios llevados a cabo por el Ministerio de Educación Nacional.
INDICE REPORTE DE MATRÍCULA: Expresa en forma porcentual la relación entre el total de la matrícula del año del proceso (n) sobre el total de la matrícula del año anterior (n-1).
CUMPLIMIENTO ESTRATEGIAS: Evalúa que se cumpla con los parámetros entrega, oportunidad y confiabilidad establecidos en cuanto al reporte de la información relacionada con las estrategias de permanencia a implementar por parte de la entidad territorial.

1. COMO SE MIDE LA GESTION DE ENTREGA DE PRODUCTOS

El Ministerio de Educación Nacional efectúa la medición del indicador del nivel de gestión así:

Indicador

Categoría

Rangos

Cumplimiento

Verde

X= 100%

Amarillo

X>=75% Y <=99%

Rojo

X>=25% Y <=74%

Oportunidad

Verde

X= 100%

Amarillo

X>=75% Y <=99%

Rojo

X>=25% Y <=74%

Confiabilidad

Verde

X= 100%

Amarillo

X>=75% Y <=99%

Rojo

X>=25% Y <=74%

Reporte de matrícula

Verde

X>= 90%

Amarillo

X>=90% Y <=89%

Rojo

X>=55% Y <=88%

Cumplimiento estrategias

Verde

X= 100%

Amarillo

X>=75% Y <=99%

Rojo

X>=25% Y <=7

*Estos rangos se calcula teniendo en cuenta la importancia de cada Indicador.

2. QUE DEBE HACER LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN CON ESTA INFORMACIÓN
Uno de los insumos relevantes en el proceso de matrícula es la información registrada en SIMAT la cual debe reunir ciertas condiciones de estructura como: calidad, veracidad, consistencia, disponibilidad, oportunidad, confiabilidad; con el fin de constituirse en la mayor fuente de información; brindando seguridad para la utilización y toma de decisiones de la misma.

En este mismo contexto, el propósito de informar los resultados del nivel de gestión, es que las Secretaría de Educación, estará en condiciones de realizar preguntas frente a su gestión como:
¿Cuál es la información que presenta mayor rezago en cada indicador?
¿La información enviada fue previamente validada con los actores involucrados en el proceso?
¿La información se encuentra debidamente revisada, validada y actualizada?
¿La información enviada fue de calidad y cumplía con las características y mecanismos de recepción, registro y control requeridos?
¿Las acciones desarrolladas en la entrega de la información fueron suficientes para alcanzar los resultados?
¿Es necesario formular acciones correctivas, preventivas y de mejora?

A través de este mecanismo la Secretaría de Educación podrá identificar las causas que posiblemente generaron el comportamiento en cada uno de los criterios del indicador y le permitirá formular acciones correctivas, preventivas y de mejora en próximas vigencias.

Resultados indicadores de gestión
Resultados indicadores de gestión