Organización, planeación e información. Roles a desempeñar e interacción de secretarios, rectores y directivos. Aplicación de metodologías flexibles. Pasos a cumplir.

La estrategia de cobertura se concreta en el proceso de matrícula y asignación de cupos escolares. Dado que se deben asegurar condiciones de equidad para el acceso de la población más vulnerable al sistema, eficiencia en la utilización de los recursos para la transparencia en la asignación de cupos, es indispensable que dicho proceso sea el resultado de una rigurosa planeación de la oferta educativa y del análisis de la población por atender; además, requiere estar soportado en un sistema de información oportuno y confiable.
Asegurar el día en que inician las clases, la concurrencia de todos los factores que como los docentes, aulas y dotación posibilitan la adecuada atención a los estudiantes, implica un ejercicio de planeación sistemático, que logre identificar para cada etapa del proceso las necesidades de información y de recursos, las actividades, los procedimientos, responsables, el cronograma y los resultados esperados.

Dada la complejidad del proceso y la incidencia de factores que se escapan del control del administrador, se hace necesario contar con un plan de contingencia, y evaluar permanentemente el desarrollo de cada actividad, con el fin de aplicar oportunamente correctivos para el logro de los objetivos propuestos.

Por la importancia estratégica que el proceso de matrícula representa para alcanzar las metas de ampliación de cobertura educativa, las entidades territoriales deben controlar los costos educativos, uniformes y textos que pueden en determinado momento convertirse en limitantes para el acceso y permanencia de los niños en el sistema. Así mismo es necesario acompañar todo el proceso con una amplia campaña de divulgación para que toda la comunidad esté enterada de los requisitos, trámites, actividades y fechas.

Aunque en el proceso de matrícula participan prácticamente todas las áreas de las secretarías de Educación (planeación, recursos humanos, recursos físicos, financiera y calidad), son los rectores y directores los actores principales. Ellos proyectan los nuevos cupos, establecen las necesidades de recursos para soportar la oferta educativa, reciben y registran las solicitudes de los nuevos estudiantes, renuevan la matrícula a los antiguos y matriculan a los nuevos. Por esta razón hay que establecer una comunicación directa y amplia con los directivos para asegurar que el proceso marche dentro de los criterios y procedimientos determinados. Es indispensable, además, que en cada Secretaría se defina un responsable de toda la organización y administración de las matrículas.

Es en esta perspectiva en la que el Ministerio de Educación ha venido capacitando a los responsables de coordinar el proceso en cada una de las secretarías, en las metodologías y procedimientos para organizar la oferta de cupos, como también en los criterios para desarrollar el proceso de matrícula, tanto para el calendario A como para el B. Asímismo, la cobertura educativa, las estrategias para aumentarla y las fases del proceso de matrícula constituyeron el tema central en la reunión de secretarios, realizada en Chinauta, Cundinamarca, entre el 29 y el 31 del mes de julio.

Criterios para matrículas y asignación de cupos

La política de asignación de cupos escolares debe tener como objetivo promover la equidad y reducir la situación de desventaja en que se encuentran las poblaciones vulnerables que están por fuera del sistema, entendidas como aquellas clasificadas en los niveles 1, 2 y 3 del Sisbén, la población rural dispersa, la perteneciente a los grupos étnicos, la población afectada por el conflicto armado y aquella con necesidades educativas especiales.

Darle prioridad a la población vulnerable para ocupar los cupos que el sistema amplía cada año, permitirá disminuir la inequidad en el acceso y financiar la educación, pues cada vez será menor el número de niños de escasos recursos que no asistan a los establecimientos educativos. También será menor la proporción de familias vulnerables que sufraguen los costos de atención de sus hijos en colegios privados. De lo contrario, sólo se presentará un traslado de la matrícula privada a la pública y la tasa de cobertura permanecerá igual, pues no habrá un incremento neto de la población matriculada, sino una mayor participación del sector oficial en la matrícula total y una disminución de la matrícula privada.

De otra parte, el proceso de matrícula y de asignación de cupos deberá contemplar criterios que permitan y favorezcan la continuidad de los estudiantes en el sistema, de manera que se les facilite el flujo por los grados hasta culminar el ciclo educativo. La reorganización institucional que se impulsó en años recientes buscó estructurar la oferta educativa en cada establecimiento con este fin: escuelas o colegios que sólo ofrecían primaria o secundaria debieron integrarse para facilitar la continuidad de los estudiantes.

Asímismo, la aplicación generalizada de metodologías flexibles permite adecuar la oferta a las características de la población vulnerable: alternativas de educación para la población en extraedad, posprimarias en los establecimientos rurales, atención a desplazados en el sitio donde se encuentren, a grupos étnicos respetando sus características socioculturales y a la población con limitaciones considerando sus particularidades. Ello facilita retener los niños en el sistema.

Junto con los criterios para asignar nuevos cupos y facilitar la permanencia de los estudiantes en el sistema, las Secretarías deberán fijar la política sobre costos educativos, uniformes y textos escolares. Las exenciones de pago de costos educativos deberán estar en concordancia con el nivel socioeconómico de los alumnos, y estandarizarse los conceptos de pago y los respectivos topes. En cuanto a los uniformes, debe buscarse que sean de fácil consecución y bajo costo; con los recursos de calidad que la Nación transfiere a los municipios, deberán dotarse los planteles para así suministrar textos de las áreas básicas sin costo alguno para los estudiantes.