Ministerio de Educación Nacional:

1. Definición de la fecha de aplicación de las pruebas de aptitudes, competencias básicas y psicotécnicas por parte del ICFES. A partir de esta definición, las entidades territoriales establecían el cronograma de su concurso.
2. Verificación de la información de vacantes, comparándola con la planta viabilizada una vez la entidad territorial reportaba dicha información al Ministerio.
3. Elaboración y publicación en la página web del MEN de los siguientes documentos, para que las entidades territoriales en ejercicio de su autonomía, expidieran los actos administrativos correspondientes para el desarrollo de los concursos: propuesta de acto administrativo de convocatoria, protocolos para entrevista, propuesta de tabla de valoración de antecedentes, orientaciones para definición de áreas afines y una guía para la presentación de pruebas.

Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación - ICFES

1. Diseño, adopción y aplicación de las pruebas de aptitudes, competencias básicas y psicotécnicas de acuerdo con el cronograma establecido por el Ministerio de Educación Nacional.
2. Habilitar la inscripción en el concurso, citación a pruebas, publicación de resultados y resolución de recursos relacionados con los resultados de las pruebas.

Entidades territoriales certificadas

1. Definición de vacantes que se convocan a concurso de acuerdo con las necesidades; remitirlas al Ministerio de Educación; y convocar a concurso mediante acto administrativo.
2. Las entidades territoriales certificadas (departamentos, distritos y municipios mayores de 100 mil habitantes) son quienes de acuerdo con sus necesidades definen las vacantes que se convocarán a concurso y remitían el reporte al Ministerio de Educación
3. Expedir acto administrativo de convocatoria al concurso de méritos de docentes y directivos docentes.
4. Recibir los documentos soporte de experiencia y formación académica de los aspirantes que superaron las pruebas ICFES; realizar la valoración de antecedentes y las entrevistas: publicar los resultados definitivos, resolución de reclamaciones, publicación de listas de elegibles y nombramiento en periodo de prueba.
Cuando el número de aspirantes que superan las pruebas aplicadas por el ICFES es muy alto o para garantizar un mayor grado de transparencia, objetividad e imparcialidad, algunas entidades territoriales contratan con universidades o entidades especializadas la valoración de antecedentes y entrevistas. Sin embargo, hay entidades que por falta de recursos económicos se ven obligadas a realizar la valoración de antecedentes y entrevistas con funcionarios de su planta de personal, lo que significa que para estas entidades, desarrollar un proceso de concurso no demanda la destinación de recursos económicos.